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Il documento nasce nel ticket — la firma non dovrebbe uscirne. Verbale di consegna di un portatile, accettazione di un preventivo, adesione a una policy interna: GLPI possiede già tutto il contesto. Il modulo Digital Signature raccoglie la firma con il fornitore che la Sua azienda usa già: DocuSeal, Autentique, DocuSign o TOTVS Assinatura Eletrônica.

Aggiornamento: questo articolo è stato pubblicato a settembre 2026 e parlava solo di DocuSeal. A ottobre 2026 è stato riscritto per la versione 2.0 del modulo, che ora si acquista per fornitore e ha aggiunto il link di firma via WhatsApp e l'invio massivo.

Il problema

Il ciclo tipico è questo: il tecnico genera il documento, scarica il file, lo allega a un'e-mail, lo invia al richiedente, attende, sollecita, riceve indietro il PDF firmato e — se se ne ricorda — lo allega al ticket.

Ogni passaggio manuale è un'occasione di perdita. Il documento firmato resta nella casella di posta di qualcuno invece che nel sistema; nessuno sa chi ha già firmato senza aprire lo scambio di e-mail; e l'audit, mesi dopo, non trova la prova dove dovrebbe essere.

Un modulo, quattro fornitori

Il modulo Digital Signature dialoga con quattro servizi di firma elettronica. La schermata di invio è la stessa; cambiano l'origine del documento, il luogo in cui resta il PDF firmato e ciò che ogni fornitore richiede da parte Sua:

Con tutti e quattro, il monitoraggio è per firmatario, con lo stato aggiornato dalla notifica del fornitore; DocuSign e TOTVS vengono anche interrogati periodicamente, per non dipendere solo dalla notifica. I dettagli di Autentique, come ruoli, ordine di firma e insidie del webhook, sono nell'articolo Firma digitale dei documenti in GLPI con Autentique.

Acquisto per fornitore

Dalla versione 2.0 si acquista il fornitore, non il modulo: ogni fornitore è un prodotto a sé (Digital Signature DocuSeal, Autentique, DocuSign o TOTVS TAE), e ciascuno include già il modulo. I prezzi sono nell'area clienti del portale.

• Invia solo quello acquistato. Il fornitore acquistato compare in Firma tramite ed esegue i nuovi invii. Gli altri compaiono in Integrazioni come Non sottoscritto, con il pulsante Sottoscrivi, e la loro configurazione resta salvata.
• Non si perde nulla. I documenti già inviati con un fornitore continuano a essere monitorati anche se non è più acquistato: notifiche, Aggiorna stato, annullamento, copia del link e apertura del PDF firmato.
• Più di un fornitore. Con due o più fornitori acquistati, la scelta avviene a ogni invio, con un fornitore predefinito facoltativo.

Ogni fornitore ha anche il proprio piano. Con TOTVS, l'API per le integrazioni e il webhook sono presenti solo nel piano Profissional, secondo la tabella delle funzionalità della pagina prezzi di TOTVS; nei piani Lite ed Essencial l'integrazione non funziona.

Come funziona ogni giorno

• Documenti da 19 tipi di elemento — ticket, modifica, progetto, contratto, fornitore, utente, computer e gli altri asset. Il PDF firmato torna nel ticket e in ogni elemento collegato, come il computer del verbale e la scheda di chi ha firmato.
• Modelli aziendali creati in Word — scrive i tag ({glpi_user}, {glpi_computer_serial} e altri) nel documento, lo salva in PDF e lo registra; all'invio, il modulo scrive i dati di GLPI al posto di ogni tag. Due modelli di esempio sono già installati: un verbale di consegna delle apparecchiature e un'accettazione delle policy aziendali. Vale per Autentique, DocuSign e TOTVS; in DocuSeal i modelli sono quelli di DocuSeal.
• Ordine di servizio da firmare — con il modulo Order Service, anche l'ordine di servizio del ticket può andare al fornitore (veda come generare l'ordine di servizio in PDF nel ticket).
• Firmatari GLPI, per gruppo o esterni — scelga un utente GLPI, un intero gruppo o un indirizzo esterno. Chi è utente GLPI vede il documento nella propria scheda.
• Monitoraggio per firmatario — chi ha già firmato e chi manca, con reinvio dell'invito e annullamento dell'invio, a seconda del fornitore.

Link di firma via WhatsApp

Quando l'invito via e-mail resta dimenticato nella casella di posta, WhatsApp di solito risolve. Ogni firmatario in attesa ha un pulsante che apre il WhatsApp di chi ha cliccato, con il messaggio e il link di firma pronti. Se il firmatario è un utente GLPI con cellulare (o telefono) registrato, la conversazione si apre già con lui; altrimenti, sceglie Lei il contatto.

L'invio resta registrato nella cronologia del documento, perché il link dà accesso al documento. Il pulsante esiste per DocuSeal, Autentique e TOTVS; con DocuSign l'invito continua a partire dall'e-mail di DocuSign.

Invio massivo

Per raccogliere la firma di molte persone sullo stesso documento, come una policy sui benefit per tutti i dipendenti, esiste l'invio massivo: un documento individuale per ogni membro di un gruppo GLPI.

• Il documento viene preparato una sola volta, da un modello o da un PDF, e ogni membro riceve il proprio, con il proprio nome e la matricola. Chi deve firmarli tutti, come le risorse umane, entra come firmatario fisso.
• Prima dell'invio, una finestra mostra il numero di documenti, l'avviso sui costi e chi è rimasto escluso (con il motivo), e sblocca l'invio solo dopo che Lei ha digitato il numero.
• I documenti partono gradualmente, tramite una coda, e il pannello del lotto mostra inviati, firmati, rifiutati ed errori, con Reinvia errori e Annulla in attesa.

L'invio massivo è disponibile con Autentique e TOTVS e richiede il webhook del fornitore funzionante (una notifica ricevuta negli ultimi 30 giorni): senza di esso, lo stato di centinaia di documenti impiegherebbe ore ad aggiornarsi. È disattivato per impostazione predefinita; un amministratore lo attiva in Configurazione e concede il diritto di invio massivo ai profili che lo useranno.

Come attivarlo

1. Acquisti il fornitore usato dalla Sua azienda, nell'area clienti del portale. Include già il modulo.
2. Installi o aggiorni NexTool sul Suo GLPI 11 o 12 e attivi il modulo Digital Signature.
3. Nella scheda Integrazioni, apra la sezione del fornitore, inserisca la credenziale richiesta e usi Prova. Per DocuSeal, URL e chiave dell'API; per Autentique, il token dell'API e il secret del webhook; per DocuSign, i dati dell'app di integrazione, con la chiave generata nello stesso GLPI; per TOTVS, l'utente di servizio.
4. Registri l'URL del webhook nel pannello del fornitore (con DocuSign non serve: GLPI comunica l'indirizzo a ogni invio). Sotto l'URL, la schermata mostra la data dell'ultima notifica ricevuta.
5. Nel ticket o nell'elemento, scelga il fornitore in Firma tramite, cosa inviare e chi firma.

A chi è indicato

Team IT che consegnano apparecchiature e hanno bisogno di un verbale firmato, una fase del ciclo di vita degli asset; operazioni che dipendono da un'accettazione formale prima di eseguire un servizio; risorse umane che devono far accettare una policy a tutti i dipendenti; e aziende sottoposte ad audit che devono dimostrare, con tracciabilità, che il documento è stato accettato dalla persona giusta.

Nella scelta del fornitore, consideri ciò che l'azienda usa già. DocuSeal è open source e può funzionare sul Suo server, un punto rilevante se non può inviare documenti a un servizio di terzi. Autentique e DocuSign funzionano in cloud, e TOTVS Assinatura Eletrônica ha senso se firma già con TOTVS.

Se il Suo caso richiede validità legale notarile o un certificato ICP-Brasil, valuti prima i requisiti legali specifici: il modulo offre il flusso di raccolta e la tracciabilità, e il livello di validità dipende dal fornitore, dal metodo di identificazione scelto e dalla natura del documento.

Compatibilità

• GLPI: 11 e 12
• Piano: Con licenza, acquistato per fornitore
• Plugin: NexTool 6.35.0 o superiore

Prossimo passo

Il modulo Digital Signature fa parte di NexTool, un ecosistema di moduli che estende GLPI senza sviluppo personalizzato. Consulti la pagina del modulo o prenoti una conversazione per vederlo funzionare nel Suo ambiente.

Fonti: repository di DocuSeal su GitHub (open source), pagina prezzi di TOTVS Assinatura Eletrônica (funzionalità per piano) e pagina di DocuSign eSignature. GLPI è un marchio registrato di Teclib'. NexTool non è affiliata a Teclib'. DocuSeal, Autentique, DocuSign e TOTVS sono marchi dei rispettivi titolari.

Revisionato dal team NexTool Solutions. Le schermate provengono da GLPI con il plugin NexTool, con dati fittizi.