I documenti da firmare circolano ancora via e-mail e WhatsApp - senza tracciabilità, senza uno stato noto e completamente scollegati dai ticket che li hanno originati. Il modulo Firma Digitale di NexTool, con Autentique, porta questo flusso dentro GLPI.
Il problema
Contratti di prestazione di servizi, termini di accettazione, autorizzazioni di accesso, verbali e risoluzioni nascono da un processo già registrato in un ticket. Ma la firma avviene al di fuori: qualcuno esporta il PDF, lo invia via e-mail, sollecita il cliente su WhatsApp e, giorni dopo, cerca di ricordare dove ha salvato la versione firmata. GLPI nativo memorizza sì il file (scheda Documenti, tabella glpi_documents) e lo collega al ticket, ma non ha alcuna nozione di firma: non sa chi deve firmare, se ha firmato, e non conserva la traccia delle prove. Quando qualcuno chiede "quel contratto è stato firmato?", la risposta resta cercare nell'e-mail sperando che l'allegato giusto sia ancora lì.
GLPI nativo rispetto a Firma Digitale con Autentique
Conviene separare ciò che GLPI fa da solo da ciò che aggiunge l'integrazione. Il nucleo di GLPI è ottimo per allegare e versionare file, ma la firma elettronica non è mai stata nel suo perimetro:
| Esigenza | GLPI nativo | Con Firma Digitale (Autentique) |
|---|---|---|
| Allegare un documento al ticket | Sì, nella scheda Documenti | Sì, e lo invia alla firma nello stesso flusso |
| Sapere se il documento è stato firmato | Il concetto non esiste | Stato per firmatario nella scheda del ticket |
| Aggiornamento dello stato | Manuale (cercare nell'e-mail) | Automatico, via webhook |
| Traccia delle prove | Inesistente | IP, data/ora e metodo per firmatario (conservati su Autentique) |
| Valore giuridico | Dipende da un processo esterno | Firma elettronica avanzata (legge brasiliana 14.063/2020) |
| Più firmatari e ordine | Non applicabile | Sequenziale o simultaneo, con ruoli distinti |
| Ambiente di test | N/D | Modalità sandbox, senza addebito |
Come funziona
Il modulo Firma Digitale integra GLPI con la piattaforma di firma digitale Autentique (uno dei quattro fornitori del modulo, insieme a DocuSeal, DocuSign e TOTVS Assinatura Eletrônica) e concentra tutto in una scheda Firma Digitale dentro il ticket. Partendo da un documento già allegato, compone la busta di firma senza cambiare sistema:
- Invio diretto dal ticket - il PDF già allegato va alla firma senza copiare file tra i sistemi. Si possono inviare anche un modello aziendale compilato con i dati del ticket, l'ordine di servizio (con il modulo Order Service) o un PDF caricato al momento.
- Più firmatari con ruoli - ne aggiunga quanti servono con azioni distinte: Firmare, Approvare, Testimoniare, Riconoscere o Accusare ricezione.
- Ordine di firma - definisca se i firmatari firmano in sequenza o contemporaneamente, secondo il processo dell'organizzazione.
- Monitoraggio in tempo reale - lo stato di ogni firmatario viene aggiornato via webhook, senza consultare il pannello di Autentique.
- Download del documento firmato - dopo l'ultima firma, il PDF finale è disponibile sul ticket stesso.
- Autenticazione aggiuntiva - richiesta di un documento d'identità e validazione tramite SMS, in base alla criticità del documento e al piano dell'account.
- Modalità sandbox - un ambiente di test per validare il flusso senza generare addebiti sulla piattaforma.
Come il modulo dialoga con Autentique
L'API di Autentique è in GraphQL. Inviando un documento, il modulo costruisce una mutation equivalente a questa, allegando il PDF del ticket e l'elenco dei firmatari con l'azione di ciascuno:
# L'API di Autentique è in GraphQL. Inviando un documento dal ticket,
# il modulo costruisce una mutation come questa (il PDF è allegato alla richiesta):
mutation CreaDocumento($doc: DocumentInput!, $signers: [SignerInput!]!, $file: Upload!) {
createDocument(sandbox: false, document: $doc, signers: $signers, file: $file) {
id
name
signatures {
public_id
email
action { name }
link { short_link }
}
}
}
# Variabili, costruite dalla scheda Firma Digitale del ticket:
# {
# "doc": { "name": "Contratto di prestazione di servizi - Ticket #1042" },
# "signers": [
# { "email": "[email protected]", "action": "SIGN" },
# { "email": "[email protected]", "action": "APPROVE" }
# ]
# }
Il campo action corrisponde direttamente ai ruoli scelti nella scheda: SIGN (Firmare), APPROVE (Approvare), SIGN_AS_A_WITNESS (Testimoniare), RECOGNIZE (Riconoscere) e ACKNOWLEDGE_RECEIPT (Accusare ricezione). Il public_id restituito per ogni firma è l'identificatore che lega il firmatario al ticket negli eventi successivi.
Il webhook, e cosa abbiamo imparato sul campo
L'invio è solo metà del lavoro. Il pezzo che sostiene la tracciabilità è il webhook: a ogni evento (firmato, approvato, rifiutato, visualizzato), Autentique fa un POST verso GLPI e la scheda del ticket si aggiorna da sola. Gestendo tutto questo per i clienti, tre dettagli ci sono già costati diagnosi:
- L'errore più comune non è in GLPI, è in Autentique. Chi dimentica di registrare l'URL del webhook nel pannello della piattaforma vede il documento inviarsi e firmarsi normalmente, ma lo stato non torna mai - e il ticket che arriva al supporto è "perché GLPI non mostra che è stato firmato?".
- I webhook si ripetono. Se Autentique non riceve un 200 rapido, rinvia lo stesso evento. Senza idempotenza, lo stesso "firmato" entra due volte nella cronologia. Per questo l'elaborazione identifica l'evento tramite il
public_iddella firma, non per ordine di arrivo. - Entità del documento. Riscrivendo il PDF firmato in un ticket che vive in una sotto-entità, GLPI esige che il documento appartenga alla stessa entità del ticket; altrimenti il collegamento
Document_Itemfallisce in silenzio e il file "si firma, ma sparisce". Il modulo eredita l'entità del ticket quando salva il documento finale.
E, prima di andare in produzione, verifichiamo sempre che la sandbox sia disattivata. Lasciarla attiva fa accettare il flusso alla piattaforma senza produrre una firma con valore reale - il peggior tipo di falso positivo in un processo giuridico, perché tutto sembra funzionare finché qualcuno non ha bisogno del documento con valore legale.
Come attivarlo
- Installi o aggiorni NexTool sul Suo GLPI 11.
- Vada su NexTool > Moduli.
- Attivi il modulo Assinatura Digital (Firma Digitale) e, nella scheda Integrazioni, la sezione Autentique.
- Inserisca il token dell'API Autentique e il segreto del webhook.
- Registri l'URL del webhook nel pannello di Autentique.
- Esegua un documento end to end in modalità sandbox prima di rilasciare in produzione.
A chi è rivolto - e quando non usarlo
Il modulo è adatto a reparti IT e team operativi che gestiscono contratti di prestazione di servizi, termini d'uso dei sistemi, autorizzazioni di accesso e qualsiasi documento che richieda una firma con valore probatorio - soprattutto chi usa già Autentique e vuole eliminare lo scollegamento tra la firma e il ticket che l'ha originata.
Quando non usarlo:
- Se Le serve solo una sigla a schermo durante l'assistenza in presenza, senza piattaforma esterna né costo per documento, la firma a schermo del modulo Order Service è più adatta.
- Se il documento richiede una firma qualificata con certificato ICP-Brasil (A1/A3) - alcuni atti regolamentati lo impongono - una firma avanzata potrebbe non bastare; verifichi prima l'obbligo di legge. Con un piano a pagamento di Autentique, il modulo può anche richiedere che i firmatari firmino con certificato ICP-Brasil (firma qualificata).
- Se l'azienda ha standardizzato un'altra piattaforma, conviene verificare se è tra quelle che il modulo supporta (DocuSeal, DocuSign e TOTVS Assinatura Eletrônica); al di fuori di queste, il modulo non si applica.
- Se il documento non nasce da alcun record di GLPI (ticket, contratto, asset, fornitore e altri), l'integrazione non aggiunge la tracciabilità che è il suo maggior valore.
Compatibilità
- GLPI: 11.0+
- Piano: Con licenza
- Plugin: NexTool 6.16.0 o superiore
Prossimo passo
Autentique è uno dei fornitori del modulo Firma Digitale, parte di NexTool, un ecosistema di moduli per estendere GLPI senza personalizzazioni di codice. Parli con il team per una demo nel Suo scenario.
Revisionato dal team NexTool Solutions.
