NexTool Solutions

Un intervento tecnico senza prova firmata è una promessa verbale. Il modulo OrderService di NexTool genera un ordine di servizio in PDF direttamente dentro il ticket GLPI, consolidando i dati del ticket in un documento pronto per stampare, firmare e archiviare. Nella manutenzione di service desk che intervengono sul campo, quel documento è la differenza tra "il tecnico c'era" e "il tecnico c'era, e abbiamo la firma del cliente a dimostrarlo".

Il problema

Molti team IT emettono ancora l'ordine di servizio in un foglio di calcolo, un modello Word o un sistema esterno. Questo genera rilavorazione, dati incoerenti e una disconnessione pericolosa: ciò che è registrato in GLPI e ciò che è stato consegnato al cliente su carta divergono. Quando arriva un audit, interno o di un cliente aziendale, raccogliere a mano i dati del ticket, i follow-up rilevanti e il flusso di approvazione in un unico documento costa ore che non dovrebbero esistere.

L'opzione nativa di "stampare" il ticket da GLPI produce un HTML grezzo, senza formattazione pronta per la stampa e senza supporto alla firma. OrderService colma esattamente quel vuoto: un clic, un PDF strutturato.

Come funziona OrderService

Dopo aver installato e attivato il modulo, appare una nuova scheda Ordine di Servizio su ogni ticket. Lì il tecnico o l'amministratore vede l'ordine a schermo e usa il pulsante Stampa, che apre il PDF in una nuova scheda con le informazioni consolidate:

• Dati del ticket - numero, data di apertura, descrizione e date di inizio e di completamento.
• Richiedente e tecnico assegnato - nome del richiedente, il suo gruppo (mostrato come reparto) e il tecnico assegnato.
• Ultimi follow-up pubblici - quantità configurabile; il valore predefinito include 10 follow-up pubblici.
• Elementi correlati - asset e apparecchiature collegati al ticket.
• Ultima soluzione - la descrizione della risoluzione registrata in GLPI.
• Flusso di approvazione - quando il ticket è passato per una validazione, la sezione è inclusa automaticamente.

Le sezioni senza dati sono omesse: senza follow-up pubblico non c'è la sezione dei follow-up; un ticket senza validazione toglie la sezione di approvazione. Con la firma abilitata nella scheda Funzionalità del modulo, la stessa scheda del ticket mostra i pulsanti di firma del richiedente e del tecnico (secondo i campi scelti): ciascuno firma a schermo, con il mouse o al tocco, nel momento più comodo. All'arrivo dell'ultima firma, l'ordine firmato viene allegato al ticket con l'hash SHA-256 del file e compare in Gestione > Ordini di Servizio. Se una firma non arriva, il pulsante Genera comunque l'Ordine di Servizio firmato emette il documento con quanto raccolto.

OrderService a confronto con l'export nativo di GLPI

Per chiarire dove il modulo aggiunge valore, conviene confrontarlo con ciò che GLPI fa già da solo:

Come attivarlo

1. Installi il plugin NexTool in GLPI.
2. Vada in NexTool > Moduli.
3. Individui la scheda OrderService e clicchi Installa, poi Attiva.
4. Nelle impostazioni del modulo, definisca quanti follow-up pubblici entrano nel PDF (predefinito: 10).
5. Apra un ticket qualsiasi, vada alla scheda Ordine di Servizio e generi il PDF di prova.

Igiene di audit: quali ticket sono senza ordine

Un dettaglio che emerge solo in esercizio: emettere l'ordine è facile; garantire che ogni ticket che richiede una prova ne abbia uno allegato è ciò che supera l'audit. Quando il cliente chiede "dimostra che c'è stato un documento per ogni ticket chiuso del mese", questa query di diagnostica elenca i ticket chiusi senza documento collegato - adatti i nomi alla Sua versione di GLPI:

-- Ticket chiusi senza documento allegato (igiene di audit)
SELECT t.id, t.name, t.date_creation
FROM glpi_tickets t
LEFT JOIN glpi_documents_items di
  ON di.items_id = t.id AND di.itemtype = 'Ticket'
WHERE t.status = 6          -- 6 = Chiuso
  AND t.is_deleted = 0
  AND di.id IS NULL
ORDER BY t.date_creation DESC;

Nella manutenzione di un cliente che interviene sul campo, il tecnico doveva lasciare una prova firmata in loco. Prima di OrderService compilavano un Word parallelo e, col tempo, i dati della carta si discostavano da GLPI. L'errore comune contro cui mettiamo in guardia è trattare l'ordine come fonte di verità: è una foto del ticket nel momento in cui è stato generato. Se modifica il ticket dopo, rigeneri il PDF - il documento non si aggiorna da solo.

A chi serve (e quando non usarlo)

Il modulo è ideale per team che consegnano documentazione formale al termine di ogni intervento, aziende i cui clienti esigono una prova del servizio, e service desk che intervengono sul campo dove serve una carta firmata dal cliente o dal tecnico.

Quando non usarlo: se il supporto è del tutto da remoto senza obbligo di prova formale, il PDF diventa un artefatto morto che nessuno apre. E se il Suo processo richiede una firma digitale con validità legale (un certificato qualificato o una piattaforma di firma), il campo di firma manuale del PDF non sostituisce quella validità - in quel caso, combini OrderService con il modulo di firma digitale invece di affidarsi alla sola carta.

Compatibilità

• GLPI: 11.x
• Piano: Con licenza
• Plugin: NexTool 6.15.0 o superiore

Prossimo passo

OrderService fa parte di NexTool, il plugin modulare per GLPI. La firma del richiedente e del tecnico è già inclusa nel modulo; per la firma elettronica tramite un fornitore c'è il modulo Firma Digitale. Scopra tutti i moduli o parli con il team.

Revisionato dal team NexTool Solutions.