Il GLPI Agent Le consegna centinaia di asset in pochi giorni - e nessuno di essi con valore di acquisto, garanzia o fornitore. L'inventario automatico compila l'hardware; il ciclo di vita finanziario - acquisizione, ammortamento, avviso di garanzia e dismissione - è un altro strato, vive nella scheda Gestione e nella tabella glpi_infocoms, ed è esattamente lì che quasi ogni progetto di gestione degli asset si ferma a metà. Questa guida mappa le cinque fasi sugli oggetti reali di GLPI, mostra il cron che fa scattare davvero gli avvisi e la query che eseguiamo in assistenza per trovare gli asset ciechi all'ammortamento.
Ciò che l'inventario automatico non compila
La prima delusione di quasi ogni progetto è la stessa: il cliente installa il GLPI Agent, vede comparire 400 macchine con CPU, RAM, disco e numero di serie, e conclude che "la gestione degli asset è pronta". Non lo è. L'agente raccoglie ciò che il sistema operativo sa di sé - e l'OS non sa quanto è costata la macchina, da chi è stata acquistata, quando scade la garanzia né a quale centro di costo appartiene. Tutti questi dati vivono nell'Infocom (scheda Gestione dell'asset, tabella glpi_infocoms) e sono inserimento manuale o importazione. Nessuna versione dell'agente li compila, ed è la confusione numero uno che troviamo negli ambienti ereditati: un inventario bellissimo, un ciclo di vita finanziario vuoto. Senza Infocom non c'è ammortamento, non c'è avviso di garanzia e non c'è costo totale - il ciclo di vita semplicemente non esiste sotto la superficie.
Le cinque fasi mappate sugli oggetti di GLPI
Prima di configurare qualsiasi cosa, conviene sapere dove ogni fase vive davvero in GLPI. Non esiste un modulo "ciclo di vita"; esistono campi, stati e tabelle che, insieme, formano il ciclo. Questa è la mappa che usiamo come checklist di implementazione:
| Fase | Dove vive in GLPI | Tabella | Compilato da |
|---|---|---|---|
| Acquisizione | Scheda Gestione: fornitore, fattura, valore, garanzia | glpi_infocoms | Manuale o importazione CSV |
| Distribuzione | Stato + Ubicazione + Utente/Gruppo | glpi_states, glpi_locations | Agente (specs) + manuale (stato/ubicazione) |
| Esercizio | Ticket collegati all'asset | glpi_items_tickets | Automatico, all'apertura del ticket |
| Ammortamento | Scheda Gestione: tipo, durata, coefficiente | glpi_infocoms (sink_type, sink_time) | Calcolo automatico di GLPI |
| Dismissione | Stato "Dismesso" + documento allegato | glpi_states, glpi_documents_items | Manuale |
Noti che solo due righe sono automatiche: le specs hardware e il collegamento asset-ticket. Tutto il resto - ciò che dà senso finanziario all'asset - è decisione e disciplina umana. Ecco perché la gestione degli asset fallisce per processo, non per strumento.
Acquisizione: l'Infocom è il cuore del ciclo
La fase di acquisizione si riduce a compilare bene l'Infocom. I campi che contano, e che reggono tutto il resto del ciclo:
- Fornitore, numero di fattura e data di acquisto - tracciabilità e base per attivare la garanzia.
- Valore - base di calcolo dell'ammortamento; senza di esso il valore residuo non esce mai.
- Durata della garanzia - in mesi; usi
-1per una garanzia a vita. L'avviso scatta a partire da questa data. - Budget - collega l'asset a un centro di costo per report per voce.
Compilarlo a mano su 400 asset è impraticabile, quindi in implementazione importiamo l'Infocom insieme al parco, dal CSV del foglio di acquisto, facendo corrispondere per numero di serie. L'errore comune qui è lasciare il valore vuoto "da compilare dopo": il dopo non arriva mai, e l'ammortamento nasce morto.
Stato: una macchina a stati snella
Lo stato dell'asset (campo states_id, tabella glpi_states) è ciò che muove l'asset nel ciclo: In uso, In magazzino, In riparazione, Dismesso. Lo stato è del tutto configurabile in Configurazione > Menu a tendina > Stati, ed è lì che vive la seconda trappola sul campo: l'esplosione degli stati. Abbiamo visto ambienti con trenta stati ("In uso - sede", "In uso - filiale 2", "In uso - portatile"...) che in pratica mescolano stato, ubicazione e tipo, e rompono ogni report per stato. Lo stato è una macchina a stati, non una tassonomia: ne tenga mezza dozzina, trasversale a ogni tipo di asset.
Due dettagli di assistenza su stato e agente. Primo: nella configurazione dell'inventario nativo definisce lo stato predefinito degli asset appena scoperti - lo punti su "In magazzino" così che una macchina nuova non entri già come "In uso". Secondo: gli asset inventariati sono dinamici (is_dynamic = 1); se elimina un asset che l'agente vede ancora, risorge al ciclo successivo. Per rimuoverlo davvero, disinstalli l'agente dalla macchina o blocchi l'elemento, mai eliminarlo solo nell'interfaccia.
Ammortamento: lineare o degressivo
Con valore e data di acquisto nell'Infocom, GLPI calcola il valore residuo da solo. Scelga il metodo sull'asset stesso:
| Tipo (sink_type) | Come ammortizza | Quando usarlo |
|---|---|---|
| Lineare | Quota fissa all'anno lungo la vita utile (sink_time) | Standard contabile della maggior parte degli asset IT |
| Degressivo | Quota maggiore all'inizio, tramite coefficiente (sink_coeff) | Quando la politica fiscale richiede di accelerare la perdita di valore |
La durata (sink_time) è in anni - tipicamente da 3 a 5 per i computer, secondo la Sua politica. Può definire un valore predefinito globale per non digitarlo su ogni asset, ma la vita utile reale varia per classe di apparecchiatura; un server non si ammortizza come un portatile. Lasci il predefinito per il caso comune e regoli le eccezioni.
Gli avvisi dipendono dal cron giusto
La scadenza della garanzia e la fine del contratto diventano notifiche solo se l'azione automatica infocom viene eseguita. Ed ecco la trappola che genera più spesso "GLPI non mi ha avvisato": il cron in modalità GLPI (interna) è attivato dalle visite di pagina. Su un'istanza a basso traffico - tipica della gestione degli asset, dove entra solo il team IT - le azioni automatiche ritardano o non vengono mai eseguite, e l'avviso di garanzia non parte mai. La correzione è togliere il cron dalla modalità interna e ancorarlo al sistema operativo:
# /etc/cron.d/glpi - avvia le azioni automatiche di GLPI ogni 5 min.
# Tra queste l'azione "infocom": avviso di scadenza garanzia e fine contratto.
*/5 * * * * www-data /usr/bin/php /var/www/glpi/front/cron.php >/dev/null 2>&1Poi, in Configurazione > Azioni automatiche > infocom, cambi la modalità di esecuzione in CLI/esterna. Senza questo, tutto il resto del ciclo di garanzia è decorativo.
SQL di diagnostica: gli asset ciechi all'ammortamento
All'inizio di un contratto di assistenza, prima di discutere il processo, misuriamo il buco dell'Infocom: quanti computer esistono nell'inventario ma non hanno alcuna informazione finanziaria. Sono gli asset invisibili per ammortamento, costo totale e avviso di garanzia. La eseguiamo direttamente sul database, su un client in sola lettura, per avere il numero esatto:
-- Computer SENZA informazioni finanziarie (infocom):
-- inventariati dall'agente, ma invisibili all'ammortamento e agli avvisi di garanzia.
SELECT c.id, c.name, c.serial
FROM glpi_computers c
LEFT JOIN glpi_infocoms i
ON i.itemtype = 'Computer' AND i.items_id = c.id
WHERE c.is_deleted = 0
AND c.is_template = 0
AND i.id IS NULL
ORDER BY c.name;Lo stesso schema vale per monitor, stampanti e apparati di rete - cambia la tabella e l'itemtype. Il numero che ne esce è la dimensione reale del lavoro di registrazione finanziaria, e di solito è uno shock salutare per chi credeva il parco "tutto registrato".
Dismissione con una traccia per il GDPR
La fine vita non è solo cambiare lo stato in "Dismesso". Un'apparecchiatura con dati (portatile, server, storage) lascia l'azienda con informazioni personali all'interno, e la dismissione ha bisogno di una traccia verificabile per il GDPR. In GLPI: cambi lo stato, registri la data di fine utilizzo nell'Infocom e alleghi la prova di destinazione (certificato di distruzione del disco, atto di donazione, manifesto di riciclo elettronico) come documento dell'asset. Così, quando il DPO chiede "dimostra che il disco del portatile del dipendente uscito è stato distrutto", la risposta è sull'asset stesso, non nella memoria di qualcuno. Non elimini l'asset dismesso: è la prova. Lo tolga solo dai report operativi filtrando per stato.
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Revisionato dal team NexTool Solutions.
