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O documento nasce no chamado — a assinatura não deveria sair dele. Termo de entrega de notebook, aceite de orçamento, adesão a política interna: o GLPI já tem o contexto todo. O módulo Assinatura Digital coleta a assinatura pelo provedor que a sua empresa já usa: DocuSeal, Autentique, DocuSign ou TOTVS Assinatura Eletrônica.

Atualização: este artigo foi publicado em setembro de 2026 falando só do DocuSeal. Em outubro de 2026 ele foi reescrito para a versão 2.0 do módulo, que passou a ser contratada por provedor e ganhou o link de assinatura pelo WhatsApp e o envio em massa.

O problema

O ciclo típico é este: o técnico gera o documento, baixa o arquivo, anexa num e-mail, envia para o solicitante, espera, cobra, recebe o PDF assinado de volta e — se lembrar — anexa no chamado.

Cada etapa manual é uma chance de perda. O documento assinado fica na caixa de entrada de alguém em vez do sistema; ninguém sabe quem já assinou sem abrir a conversa de e-mail; e a auditoria, meses depois, não encontra a evidência onde deveria estar.

Um módulo, quatro provedores

O módulo Assinatura Digital conversa com quatro serviços de assinatura eletrônica. A tela de envio é a mesma; o que muda é de onde sai o documento, onde fica o PDF assinado e o que cada provedor pede do seu lado:

Nos quatro, o acompanhamento é por signatário, com o status atualizado pelo aviso do provedor; na DocuSign e no TOTVS há também uma consulta periódica, para não depender só do aviso. Os detalhes do Autentique, como papéis, ordem de assinatura e as armadilhas do webhook, estão no artigo Assinatura digital de documentos no GLPI com Autentique.

Contratação por provedor

Desde a versão 2.0 você contrata o provedor, e não o módulo: cada provedor é um produto próprio (Assinatura Digital DocuSeal, Autentique, DocuSign ou TOTVS TAE), e qualquer um deles já entrega o módulo. Os valores ficam na área do cliente, no portal.

• Só o contratado envia. O provedor contratado aparece em Assinar via e faz envios novos. Os demais aparecem em Integrações como Não contratado, com o botão Contratar, e a configuração deles fica guardada.
• Nada se perde. Documentos já enviados por um provedor continuam acompanhados mesmo sem ele contratado: avisos, Atualizar status, cancelar, copiar o link e abrir o PDF assinado.
• Mais de um provedor. Com dois ou mais contratados, a escolha é feita a cada envio, com um provedor padrão opcional.

Cada provedor também tem o próprio plano. No TOTVS, a API para integrações e o webhook só aparecem no plano Profissional, segundo a tabela de recursos da página de preços da TOTVS; nos planos Lite e Essencial a integração não funciona.

Como funciona no dia a dia

• Documentos de 19 tipos de item — chamado, mudança, projeto, contrato, fornecedor, usuário, computador e os demais ativos. O PDF assinado volta ao chamado e a todo item vinculado, como o computador do termo e a ficha de quem assinou.
• Modelos da empresa feitos no Word — você escreve as tags ({glpi_user}, {glpi_computer_serial} e outras) no documento, salva como PDF e cadastra; no envio, o módulo escreve os dados do GLPI no lugar de cada tag. Dois modelos de exemplo já vêm instalados: Termo de Entrega de Equipamentos e Termo de Aceite de Políticas Corporativas. Vale no Autentique, na DocuSign e no TOTVS; no DocuSeal, os modelos são os do próprio DocuSeal.
• Ordem de serviço para assinatura — com o módulo Ordem de Serviço, a OS do chamado também pode ir para o provedor (veja como gerar a ordem de serviço em PDF no chamado).
• Signatários do GLPI, por grupo ou externos — escolha um usuário do GLPI, um grupo inteiro ou um e-mail de fora. Quem é usuário do GLPI vê o documento na própria ficha.
• Acompanhamento por signatário — quem já assinou e quem falta, com reenvio do convite e cancelamento do envio, conforme o provedor.

Link de assinatura pelo WhatsApp

Quando o convite por e-mail fica esquecido na caixa de entrada, o WhatsApp costuma resolver. Cada signatário pendente ganha um botão que abre o WhatsApp de quem clicou, com a mensagem e o link de assinatura prontos. Se o signatário for usuário do GLPI com celular (ou telefone) cadastrado, a conversa já abre com ele; senão, você escolhe o contato.

O envio fica registrado no histórico do documento, porque o link dá acesso a ele. O botão existe no DocuSeal, no Autentique e no TOTVS; na DocuSign, o convite segue pelo e-mail da própria DocuSign.

Envio em massa

Para colher a assinatura de muita gente no mesmo documento, como uma política de benefícios para todos os colaboradores, existe o envio em massa: um documento individual para cada membro de um grupo do GLPI.

• O documento é montado uma vez, a partir de um modelo ou de um PDF, e cada membro recebe o dele, com o próprio nome e matrícula. Quem deve assinar todos, como o RH, entra como signatário fixo.
• Antes de enviar, uma janela mostra a quantidade de documentos, o aviso de custo e quem ficou de fora (com o motivo), e só libera o envio depois que você digita a quantidade.
• Os documentos saem aos poucos, por uma fila, e o painel do lote mostra enviados, assinados, recusados e falhas, com Reenviar falhas e Cancelar pendentes.

O envio em massa está disponível no Autentique e no TOTVS e exige o webhook do provedor funcionando (um aviso recebido nos últimos 30 dias): sem ele, o status de centenas de documentos demoraria horas para atualizar. Ele vem desligado; quem administra liga em Configurações e concede o direito Envio em massa aos perfis que vão usá-lo.

Como ativar

1. Contrate o provedor que a empresa usa, na área do cliente do portal. Ele já inclui o módulo.
2. Instale ou atualize o NexTool no seu GLPI 11 ou 12 e ative o módulo Assinatura Digital.
3. Na aba Integrações, abra a seção do provedor, informe a credencial que ele pede e use Testar. No DocuSeal, a URL e a chave da API; no Autentique, o token da API e o segredo do webhook; na DocuSign, os dados do app de integração, com a chave gerada no próprio GLPI; no TOTVS, o usuário de serviço.
4. Cadastre a URL do webhook no painel do provedor (na DocuSign não é preciso: o GLPI informa o endereço em cada envio). Abaixo da URL, a tela mostra a data do último aviso recebido.
5. No chamado ou no item, escolha o provedor em Assinar via, o que enviar e quem assina.

Para quem é indicado

Times de TI que entregam equipamento e precisam de termo assinado, uma etapa do ciclo de vida dos ativos; operações que dependem de aceite formal antes de executar um serviço; RH que precisa colher a ciência de uma política com todos os colaboradores; e empresas sob auditoria que precisam provar, com rastro, que o documento foi aceito por quem de direito.

Na escolha do provedor, pese o que a empresa já usa. O DocuSeal é de código aberto e pode rodar no seu próprio servidor, ponto relevante para quem não pode enviar documento a serviço de terceiro. O Autentique e a DocuSign rodam na nuvem, e o TOTVS Assinatura Eletrônica faz sentido para quem já assina pela TOTVS.

Se o seu caso for assinatura com validade jurídica em cartório ou certificado ICP-Brasil, avalie os requisitos legais específicos antes: o módulo entrega o fluxo de coleta e a rastreabilidade, e o nível de validade depende do provedor, da forma de identificação escolhida e da natureza do documento.

Compatibilidade

• GLPI: 11 e 12
• Plano: Licenciado, contratado por provedor
• Plugin: NexTool 6.35.0 ou superior

Próximo passo

O módulo Assinatura Digital faz parte do NexTool, ecossistema de módulos que expande o GLPI sem customização de código. Conheça a página do módulo ou agende uma conversa para ver funcionando no seu ambiente.

Fontes: repositório do DocuSeal no GitHub (código aberto), página de preços do TOTVS Assinatura Eletrônica (recursos por plano) e página do DocuSign eSignature. GLPI é marca registrada da Teclib'. A NexTool não é afiliada à Teclib'. DocuSeal, Autentique, DocuSign e TOTVS são marcas de seus titulares.

Revisado pela equipe NexTool Solutions. As capturas de tela são do GLPI com o plugin NexTool, com dados fictícios.