No desenho entram atividades (tarefa, acompanhamento, aprovação com quórum, abertura de pedido filho e questionário pedido dentro do pedido), gateways que decidem o caminho automaticamente - por dados do pedido, pelas respostas do formulário de origem ou do questionário, ou pelo desfecho registado na tarefa anterior -, caminhos em paralelo e três tipos de fim, incluindo a resolução automática do pedido. A aprovação vai para os aprovadores do modelo ou para o gestor escolhido pelo requerente no formulário, e o pedido filho já nasce com o requerente, os observadores, a localização e os ativos do pedido de origem. Cada etapa pode ter prazo em horas úteis segundo o calendário do fluxo, com um relatório de tempo que atravessa pedidos, e, com o módulo Notificações Inteligentes, o técnico e o grupo da tarefa são avisados no sino quando o prazo está perto de terminar e quando é ultrapassado.

As mensagens levam os dados do processo: o texto dos modelos do GLPI (tarefa, acompanhamento, solução, aprovação e pedido) usa as respostas do formulário e do questionário e o retorno de uma integração. Cada saída de uma decisão pode juntar várias condições, como "categoria Rede e urgência alta", e uma tarefa pode deixar o pedido Pendente com o motivo enquanto está aberta (o prazo do pedido fica parado) e devolvê-lo ao atendimento quando é concluída. Em ambientes com várias empresas, cada fluxo vale para a entidade em que foi criado, e o da filial tem prioridade sobre o geral da sede.

A execução é governada: os fluxos são publicados em versões imutáveis e cada pedido segue a versão em que nasceu - é possível editar o rascunho sem afetar nada em curso. Enquanto uma etapa está pendente, o pedido fica protegido contra alterações que atropelariam o processo, e a faixa e o separador "Fluxos" mostram o percurso, a etapa atual e o responsável - inclusive para o requerente no portal simplificado. E se um fluxo parar por falha, quem gere os fluxos recebe o aviso no sino do GLPI, que abre diretamente o separador "Fluxos" do pedido.

Com o adicional Workflow - Integrações HTTP, contratado à parte (o valor está na área de cliente do portal), o fluxo também comunica com outros sistemas: o elemento Chamada HTTP chama a API de um sistema registado no separador Conexões (Protheus, Azure DevOps, Microsoft Graph ou qualquer API HTTPS), com os dados do pedido e as respostas do formulário, e o caminho segue por "Respondeu" ou "Falhou" e pelo conteúdo da resposta. A chamada sai da nuvem NexTool, de um IP fixo para autorizar na firewall, e o sistema de destino tem de estar publicado na internet. A autenticação fica guardada na nuvem, nunca no GLPI.