В схему входят действия (задача, комментарий, согласование с кворумом, открытие дочерней заявки и анкета, запрашиваемая внутри заявки), шлюзы, автоматически выбирающие путь — по данным заявки, по ответам исходной формы или анкеты либо по итогу, зафиксированному в предыдущей задаче, — параллельные ветки и три типа завершения, включая автоматическое решение заявки. У каждого этапа может быть срок в рабочих часах по календарю процесса, с отчётом по времени, охватывающим разные заявки.

Выполнение управляемо: процессы публикуются в неизменяемых версиях, и каждая заявка идёт по той версии, в которой родилась, — черновик можно править, не затрагивая ничего из выполняемого. Пока этап ожидает выполнения, заявка защищена от изменений, которые нарушили бы процесс, а полоса и вкладка «Процессы» показывают путь, текущий этап и ответственного — в том числе инициатору в упрощённом портале.

С дополнением Workflow - HTTP Integrations, приобретаемым отдельно (стоимость указана в личном кабинете, в портале), процесс также взаимодействует с другими системами: элемент «HTTP-вызов» обращается к API системы, зарегистрированной на вкладке «Подключения» (Protheus, Azure DevOps, Microsoft Graph или любой HTTPS API), с данными заявки и ответами формы, а путь определяется по результатам «Ответил» или «Сбой» и по содержимому ответа. Вызов уходит из облака NexTool с фиксированного IP-адреса, который можно разрешить в файрволе, а целевая система должна быть опубликована в интернете. Аутентификация хранится в облаке, никогда не в GLPI.