Nel disegno entrano attività (attività, follow-up, approvazione con quorum, apertura di ticket figlio e questionario richiesto nel ticket), gateway che scelgono il percorso automaticamente - in base ai dati del ticket, alle risposte del modulo di origine o del questionario, o all'esito registrato nell'attività precedente -, percorsi in parallelo e tre tipi di fine, inclusa la soluzione automatica del ticket. L'approvazione va agli approvatori del modello o al responsabile scelto dal richiedente nel modulo, e il ticket figlio nasce già con il richiedente, gli osservatori, il luogo e gli asset del ticket di origine. Ogni fase può avere una scadenza in ore lavorative secondo il calendario del flusso, con un report dei tempi che attraversa i ticket, e, con il modulo Smart Notify, il tecnico e il gruppo dell'attività vengono avvisati nella campanella quando la scadenza si avvicina e quando viene superata.

I messaggi portano i dati del processo: il testo dei modelli di GLPI (attività, follow-up, soluzione, approvazione e ticket) usa le risposte del modulo e del questionario e il risultato di un'integrazione. Ogni uscita di una decisione può combinare più condizioni, come "categoria Rete e urgenza alta", e un'attività può mettere il ticket In sospeso con il motivo finché è aperta (la scadenza del ticket resta ferma) e riportarlo in lavorazione quando viene completata. Negli ambienti con più aziende, ogni flusso vale per l'entità in cui è stato creato, e quello della filiale ha la priorità su quello generale della sede centrale.

L'esecuzione è governata: i flussi vengono pubblicati in versioni immutabili e ogni ticket segue la versione in cui è nato - si può modificare la bozza senza toccare nulla in corso. Finché una fase è in sospeso, il ticket è protetto da modifiche che travolgerebbero il processo, e la fascia e la scheda "Flussi" mostrano il percorso, la fase attuale e il responsabile - anche per il richiedente nel portale semplificato. E se un flusso si ferma per un errore, chi si occupa dei flussi riceve l'avviso nella campanella di GLPI, che apre direttamente la scheda "Flussi" del ticket.

Con l'aggiuntivo Workflow - Integrazioni HTTP, sottoscritto a parte (il prezzo è nell'area cliente del portale), il flusso dialoga anche con altri sistemi: l'elemento Chiamata HTTP chiama l'API di un sistema registrato nella scheda Connessioni (Protheus, Azure DevOps, Microsoft Graph o qualsiasi API HTTPS), con i dati del ticket e le risposte del modulo, e il percorso prosegue per "Ha risposto" o "Non riuscita" e in base al contenuto della risposta. La chiamata parte dal cloud NexTool, da un IP fisso da consentire nel firewall, e il sistema di destinazione deve essere pubblicato su internet. L'autenticazione resta nel cloud, mai in GLPI.