Todos os processos de TI têm uma ordem certa — e quase nenhum pedido a segue sozinho. — O Workflow transforma o processo num fluxo visual ao estilo BPMN ligado à categoria do pedido: o pedido é criado, o fluxo arranca, e cada etapa é criada e exigida pela ordem desenhada.
O problema
Troca de equipamento, acesso a sistemas, mudanças em produção, onboarding: processos assim têm etapas, responsáveis e aprovações bem definidos — no papel. Na prática, a ordem vive na cabeça de quem atende. A tarefa que deveria vir depois da aprovação é feita antes, o pedido que deveria ser aberto para outra equipa é esquecido, e o gestor só descobre em que ponto está o processo perguntando pelos corredores. As regras de negócio do GLPI automatizam campos, mas não conduzem um processo de várias etapas com decisões pelo caminho.
Como funciona o Workflow
O Workflow adiciona um construtor de fluxos ao GLPI: desenha o processo uma vez e ele passa a conduzir os pedidos da categoria escolhida.
- Atividades — tarefa (criada e exigida automaticamente, com prazo e desfechos), acompanhamento, aprovação nativa com quórum por etapa e abertura de pedido filho para outra equipa — o fluxo pode aguardar a sua resolução antes de seguir.
- Decisões automáticas — o gateway Exclusivo escolhe o caminho por dados do pedido (categoria, urgência, tipo, grupo atribuído…) ou pelo desfecho que o técnico registou na tarefa anterior. O gateway Paralelo abre frentes simultâneas e espera que todas convirjam.
- Três tipos de fim — encerrar um caminho, cancelar o que ficou pendente ou resolver o pedido com um modelo de solução.
No pedido, quem trabalha não precisa de conhecer o desenho: a etapa ativa aparece na cronologia com o botão Concluir em destaque, e uma faixa resume o fluxo, a etapa atual e o prazo.
A conclusão acontece numa janela única: tempo gasto, comentário (obrigatório se o nó o exigir) e o desfecho, quando a tarefa tem mais do que um — é ele que define o caminho no gateway seguinte.
O separador Fluxos conta a história da execução: o percurso com as etapas percorridas, o caminho que o gateway tomou (e os descartados), o progresso e quem é o responsável agora. O requerente pode receber uma visão resumida no portal simplificado — sem abdicar do controlo de permissões.
Nos bastidores, o Workflow versiona cada publicação: os pedidos seguem a versão em que nasceram, e editar o rascunho nunca muda uma execução em curso. Cada etapa pode ter prazo em horas úteis segundo o calendário do fluxo, e o relatório Tempo por etapa cruza pedidos e equipas para mostrar onde o processo empanca.
Como ativar
- Instale o NexTool no seu GLPI 11
- Aceda a Configuração > NexTool > Módulos
- Ative o Workflow
- Em Ferramentas > Workflows, desenhe o primeiro fluxo, publique uma versão e ative-o
Para quem é indicado
Equipas que executam processos repetitivos com etapas e responsáveis definidos: onboarding e offboarding de colaboradores, troca e preparação de equipamentos, pedidos de acesso com aprovação, mudanças em produção com validação prévia, compras com alçada. Se hoje o processo mora num documento que ninguém consulta, o Workflow coloca-o dentro do pedido — pela ordem certa, com prazo e com rasto.
Compatibilidade
- GLPI: 11.0+
- Plano: Licenciado
- Plugin: NexTool 6.10+
Próximo passo
Conheça os detalhes na página do Workflow. O módulo faz parte do NexTool, ecossistema de módulos para expandir o GLPI sem personalizações de código. Fale com a equipa para uma demonstração.
Revisto pela equipa NexTool Solutions. As capturas de ecrã são do ambiente real do GLPI com o plugin NexTool.
