No desenho entram atividades (tarefa, acompanhamento, aprovação com quórum, abertura de chamado filho e questionário pedido dentro do chamado), gateways que decidem o caminho automaticamente - por dados do chamado, pelas respostas do formulário de origem ou do questionário, ou pelo desfecho registrado na tarefa anterior -, caminhos em paralelo e três tipos de fim, incluindo a solução automática do chamado. A aprovação vai para os aprovadores do modelo ou para o gestor escolhido pelo solicitante no formulário, e o chamado filho já nasce com o requerente, os observadores, a localização e os ativos do chamado de origem. Cada etapa pode ter prazo em horas úteis pelo calendário do fluxo, com relatório de tempo que atravessa chamados, e, com o módulo Notificações Inteligentes, o técnico e o grupo da tarefa são avisados no sino quando o prazo está perto de vencer e quando estoura.

As mensagens levam os dados do processo: o texto dos modelos do GLPI (tarefa, acompanhamento, solução, aprovação e chamado) usa as respostas do formulário e do questionário e o retorno de uma integração. Cada saída de uma decisão pode juntar várias condições, como "categoria Rede e urgência alta", e uma tarefa pode deixar o chamado Pendente com o motivo enquanto está aberta (o prazo do chamado fica parado) e devolvê-lo ao atendimento quando é concluída. Em ambientes com várias empresas, cada fluxo vale para a entidade em que foi criado, e o da filial tem prioridade sobre o geral da matriz.

A execução é governada: fluxos são publicados em versões imutáveis e cada chamado segue a versão em que nasceu - dá para editar o rascunho sem afetar nada em andamento. Enquanto uma etapa está pendente, o chamado fica protegido contra alterações que atropelariam o processo, e a faixa e a aba "Fluxos" mostram a jornada, a etapa atual e o responsável - inclusive para o requerente, no portal simplificado. E se um fluxo parar por falha, quem cuida dos fluxos recebe o aviso no sino do GLPI, que abre direto a aba "Fluxos" do chamado.

Com o adicional Workflow - Integrações HTTP, contratado à parte (o valor está na área do cliente, no portal), o fluxo também conversa com outros sistemas: o elemento Chamada HTTP chama a API de um sistema cadastrado na aba Conexões (Protheus, Azure DevOps, Microsoft Graph ou qualquer API HTTPS), com os dados do chamado e as respostas do formulário, e o caminho segue por "Respondeu" ou "Falhou" e pelo conteúdo da resposta. A chamada sai da nuvem NexTool, de um IP fixo para liberar no firewall, e o sistema de destino precisa estar publicado na internet. A autenticação fica guardada na nuvem, nunca no GLPI.