Le dessin contient des activités (tâche, suivi, approbation avec quorum, ouverture de ticket enfant et questionnaire demandé dans le ticket), des passerelles qui choisissent le chemin automatiquement - selon les données du ticket, les réponses du formulaire d'origine ou du questionnaire, ou l'issue enregistrée dans la tâche précédente -, des chemins en parallèle et trois types de fin, dont la résolution automatique du ticket. L'approbation va aux approbateurs du modèle ou au responsable choisi par le demandeur dans le formulaire, et le ticket enfant naît déjà avec le demandeur, les observateurs, le lieu et les actifs du ticket d'origine. Chaque étape peut porter un délai en heures ouvrées selon le calendrier du flux, avec un rapport de temps qui traverse les tickets, et, avec le module Smart Notify, le technicien et le groupe de la tâche sont alertés dans la cloche à l'approche de l'échéance et quand le délai est dépassé.

Les messages portent les données du processus : le texte des modèles de GLPI (tâche, suivi, solution, approbation et ticket) utilise les réponses du formulaire et du questionnaire et le retour d'une intégration. Chaque sortie d'une décision peut combiner plusieurs conditions, comme « catégorie Réseau et urgence haute », et une tâche peut mettre le ticket En attente avec le motif tant qu'elle est ouverte (le délai du ticket est suspendu), puis le remettre en traitement quand elle est terminée. Dans les environnements à plusieurs sociétés, chaque flux vaut pour l'entité où il a été créé, et celui de la filiale a priorité sur le flux général du siège.

L'exécution est gouvernée : les flux sont publiés en versions immuables et chaque ticket suit la version dans laquelle il est né - on peut modifier le brouillon sans toucher à ce qui est en cours. Tant qu'une étape est en attente, le ticket est protégé contre les changements qui écraseraient le processus, et le bandeau et l'onglet « Flux » montrent le parcours, l'étape en cours et le responsable - y compris pour le demandeur dans le portail simplifié. Et si un flux s'arrête sur une erreur, la personne qui s'occupe des flux reçoit l'alerte dans la cloche de GLPI, qui ouvre directement l'onglet « Flux » du ticket.

Avec le module complémentaire Workflow - Intégrations HTTP, souscrit à part (tarif dans l'espace client du portail), le flux dialogue aussi avec d'autres systèmes : l'élément Appel HTTP appelle l'API d'un système enregistré dans l'onglet Connexions (Protheus, Azure DevOps, Microsoft Graph ou toute API HTTPS), avec les données du ticket et les réponses du formulaire, et le chemin se poursuit par "A répondu" ou "Échec" et selon le contenu de la réponse. L'appel part du cloud NexTool, depuis une IP fixe à autoriser dans le pare-feu, et le système cible doit être publié sur internet. L'authentification est conservée dans le cloud, jamais dans GLPI.