En el dibujo entran actividades (tarea, seguimiento, aprobación con quórum, apertura de caso hijo y cuestionario solicitado dentro del caso), gateways que deciden el camino automáticamente - por datos del caso, por las respuestas del formulario de origen o del cuestionario, o por el desenlace registrado en la tarea anterior -, caminos en paralelo y tres tipos de fin, incluida la solución automática del caso. La aprobación va a los aprobadores del modelo o al jefe que el solicitante eligió en el formulario, y el caso hijo ya nace con el solicitante, los observadores, la ubicación y los activos del caso de origen. Cada etapa puede tener plazo en horas laborables según el calendario del flujo, con un informe de tiempo que atraviesa casos, y, con el módulo Smart Notify, el técnico y el grupo de la tarea reciben un aviso en la campana cuando el plazo está por vencer y cuando se agota.

Los mensajes llevan los datos del proceso: el texto de los modelos de GLPI (tarea, seguimiento, solución, aprobación y caso) usa las respuestas del formulario y del cuestionario y la respuesta de una integración. Cada salida de una decisión puede combinar varias condiciones, como "categoría Red y urgencia alta", y una tarea puede dejar el caso en Pendiente con el motivo mientras está abierta (el plazo del caso queda detenido) y devolverlo a la atención cuando se completa. En entornos con varias empresas, cada flujo vale para la entidad en la que se creó, y el de la filial tiene prioridad sobre el general de la matriz.

La ejecución está gobernada: los flujos se publican en versiones inmutables y cada caso sigue la versión en la que nació - se puede editar el borrador sin afectar nada en curso. Mientras una etapa está pendiente, el caso queda protegido contra cambios que atropellarían el proceso, y la franja y la pestaña "Flujos" muestran el recorrido, la etapa actual y el responsable - también para el solicitante en el portal simplificado. Y si un flujo se detiene por un fallo, quien se encarga de los flujos recibe el aviso en la campana de GLPI, que abre directamente la pestaña "Flujos" del caso.

Con el adicional Workflow - Integraciones HTTP, contratado aparte (el precio está en el área de cliente del portal), el flujo también conversa con otros sistemas: el elemento Llamada HTTP llama a la API de un sistema registrado en la pestaña Conexiones (Protheus, Azure DevOps, Microsoft Graph o cualquier API HTTPS), con los datos del caso y las respuestas del formulario, y el camino sigue por "Respondió" o "Falló" y por el contenido de la respuesta. La llamada sale de la nube NexTool, desde una IP fija para permitir en el firewall, y el sistema de destino debe estar publicado en internet. La autenticación queda guardada en la nube, nunca en GLPI.