In die Zeichnung gehen Aktivitäten ein (Aufgabe, Folgeaktion, Genehmigung mit Quorum, Erstellen eines untergeordneten Tickets und ein im Ticket angeforderter Fragebogen), Gateways, die den Weg automatisch entscheiden - anhand von Ticketdaten, anhand der Antworten des Ursprungsformulars oder des Fragebogens oder anhand des in der vorherigen Aufgabe erfassten Ergebnisses -, parallele Pfade und drei Arten von Ende, einschließlich der automatischen Lösung des Tickets. Jeder Schritt kann eine Frist in Arbeitsstunden nach dem Kalender des Ablaufs haben, mit einem Zeitbericht, der Tickets übergreifend auswertet.

Die Ausführung ist geregelt: Abläufe werden in unveränderlichen Versionen veröffentlicht, und jedes Ticket folgt der Version, in der es entstanden ist - der Entwurf lässt sich bearbeiten, ohne etwas Laufendes zu beeinflussen. Solange ein Schritt aussteht, ist das Ticket vor Änderungen geschützt, die den Prozess aushebeln würden, und die Leiste sowie der Tab „Abläufe“ zeigen den Weg, den aktuellen Schritt und den Verantwortlichen - auch für den Anforderer im vereinfachten Portal.

Mit dem Zusatz Workflow - HTTP-Integrationen, der separat gebucht wird (der Preis steht im Kundenbereich des Portals), kommuniziert der Ablauf auch mit anderen Systemen: Das Element HTTP-Aufruf ruft die API eines im Tab Verbindungen registrierten Systems auf (Protheus, Azure DevOps, Microsoft Graph oder jede HTTPS-API), mit den Ticketdaten und den Antworten des Formulars, und der Pfad folgt „Geantwortet“ oder „Fehlgeschlagen“ sowie dem Inhalt der Antwort. Der Aufruf geht aus der NexTool-Cloud von einer festen IP aus, die in der Firewall freigegeben werden kann, und das Zielsystem muss im Internet erreichbar sein. Die Authentifizierung wird in der Cloud gespeichert, nie im GLPI.