Todo proceso de TI tiene un orden correcto — y casi ningún caso lo sigue por sí solo. — Workflow convierte el proceso en un flujo visual estilo BPMN vinculado a la categoría del caso: el caso se crea, el flujo arranca, y cada etapa se crea y se exige en el orden dibujado.
El problema
Cambio de equipo, acceso a sistemas, cambios en producción, onboarding: procesos así tienen etapas, responsables y aprobaciones bien definidos — en el papel. En la práctica, el orden vive en la cabeza de quien atiende. La tarea que debería venir después de la aprobación se hace antes, el caso que debería abrirse para otro equipo se olvida, y el gestor solo descubre en qué punto está el proceso preguntando por ahí. Las reglas de negocio de GLPI automatizan campos, pero no conducen un proceso de varias etapas con decisiones en el camino.
Cómo funciona Workflow
Workflow añade un constructor de flujos a GLPI: usted dibuja el proceso una vez y él pasa a conducir los casos de la categoría elegida.
- Actividades — tarea (creada y exigida automáticamente, con plazo y desenlaces), seguimiento, aprobación nativa con quórum por etapa y apertura de caso hijo para otro equipo — el flujo puede esperar su solución antes de seguir.
- Decisiones automáticas — el gateway Exclusivo elige el camino por datos del caso (categoría, urgencia, tipo, grupo asignado…) o por el desenlace que el técnico registró en la tarea anterior. El gateway Paralelo abre frentes simultáneos y espera a que todos converjan.
- Tres tipos de fin — cerrar un camino, cancelar lo que quedó pendiente o solucionar el caso con un modelo de solución.
En el caso, quien trabaja no necesita conocer el dibujo: la etapa activa aparece en la línea de tiempo con el botón Concluir destacado, y una franja resume el flujo, la etapa actual y el plazo.
La conclusión ocurre en una ventana única: tiempo empleado, comentario (obligatorio si el nodo lo exige) y el desenlace, cuando la tarea tiene más de uno — es él quien define el camino en el gateway siguiente.
La pestaña Flujos cuenta la historia de la ejecución: el recorrido con las etapas realizadas, el camino que tomó el gateway (y los descartados), el progreso y quién es el responsable ahora. El solicitante puede recibir una visión resumida en el portal simplificado — sin renunciar al control de permisos.
Tras bambalinas, Workflow versiona cada publicación: los casos siguen la versión en la que nacieron, y editar el borrador nunca cambia una ejecución en curso. Cada etapa puede tener plazo en horas laborables según el calendario del flujo, y el informe Tiempo por etapa cruza casos y equipos para mostrar dónde se atasca el proceso.
Cómo activar
- Instale NexTool en su GLPI 11
- Acceda a Configuración > NexTool > Módulos
- Active Workflow
- En Herramientas > Workflows, dibuje el primer flujo, publique una versión y actívelo
Para quién está indicado
Equipos que ejecutan procesos repetitivos con etapas y responsables definidos: onboarding y offboarding de colaboradores, cambio y preparación de equipos, solicitudes de acceso con aprobación, cambios en producción con validación previa, compras con niveles de autorización. Si hoy el proceso vive en un documento que nadie consulta, Workflow lo pone dentro del caso — en el orden correcto, con plazo y con rastro.
Compatibilidad
- GLPI: 11.0+
- Plan: Licenciado
- Plugin: NexTool 6.10+
Próximo paso
Conozca los detalles en la página de Workflow. El módulo forma parte de NexTool, ecosistema de módulos para expandir GLPI sin personalizaciones de código. Hable con el equipo para una demostración.
Revisado por el equipo de NexTool Solutions. Las capturas de pantalla son de un entorno real de GLPI con el plugin NexTool.
