1. Introducción e identificación

La NexTool Soluções, inscrita en el CNPJ con el nº 38.239.534/0001-48 ("NexTool", "NexTool Solutions", "nosotros" o "nuestro"), responsable del dominio nextoolsolutions.com y de los servicios asociados a él, respeta la privacidad de los titulares de datos y está comprometida con la protección de los datos personales que trata, en conformidad con la Ley nº 13.709/2018 (Ley General de Protección de Datos Personales - LGPD).

Esta Política de Privacidad describe cómo tratamos los datos personales en los cinco frentes de nuestro ecosistema:

• Sitio institucional (nextoolsolutions.com): páginas informativas, blog y formularios de contacto;
• Portal de clientes (app.nextoolsolutions.com): registro, autenticación, gestión de cuenta, contratación, pago y licenciamiento de módulos;
• Plugin NexTool para GLPI y sus módulos: software instalado en la infraestructura del cliente, incluyendo funcionalidades de inteligencia artificial, mensajería e integraciones con servicios externos.
• Servicios en la nube de NexTool vinculados al GLPI del cliente: servicios contratados por el cliente y procesados en la infraestructura de NexTool, y no dentro de su GLPI, como el uso del GLPI a través de Telegram y las funciones de inteligencia artificial del módulo AI Assist procesadas en la nube.
• NexTool MCP for GLPI (mcp.nextoolsolutions.com): conector alojado que vincula el asistente de inteligencia artificial elegido por el usuario a un GLPI al que está autorizado a acceder (sección 15).

Al utilizar cualquiera de estos frentes, declaras estar al tanto de esta Política. Te recomendamos su lectura íntegra. En caso de duda, utiliza el canal del Encargado indicado en la sección 14.

2. Roles en el tratamiento: Responsable y Encargado

La LGPD distingue al Responsable (a quien competen las decisiones sobre el tratamiento - Art. 5º, VI) del Encargado (quien trata datos en nombre del Responsable - Art. 5º, VII). En nuestro ecosistema, NexTool actúa en los dos roles, dependiendo del frente:

Frente	Rol de NexTool	Responsable de los datos
Sitio institucional	Responsable	NexTool
Portal de clientes (cuenta, pago, licenciamiento)	Responsable	NexTool
Plugin y módulos ejecutándose dentro del GLPI del cliente	Encargado	El cliente (organización que opera la instancia GLPI)
Servicios en la nube de NexTool vinculados al GLPI del cliente (por ejemplo, el uso del GLPI a través de Telegram y de WhatsApp, el asistente de chat NexBot y las funciones de inteligencia artificial del módulo AI Assist procesadas en la nube)	Encargado	El cliente (organización que contrata el servicio y opera la instancia GLPI)
NexTool MCP: cuenta, claves de acceso, autorizaciones y registros técnicos de uso	Responsable	NexTool
NexTool MCP: datos del GLPI que pasan por el conector durante cada llamada	Encargado	La organización dueña del GLPI conectado

Lo que esto significa en la práctica: cuando navegas en nuestro sitio o creas una cuenta en el Portal, NexTool decide las finalidades y los medios del tratamiento y es tu interlocutora directa. En cambio, los datos que viven dentro de la instancia GLPI del cliente (usuarios, tickets, adjuntos) pertenecen al cliente, que es el Responsable; en esos casos NexTool actúa como Encargada, tratando los datos por cuenta y orden del cliente, conforme al contrato e instrucciones. Si eres colaborador de una organización cliente y deseas ejercer derechos sobre datos tratados dentro de su GLPI, tu solicitud debe dirigirse primero a tu organización (Responsable); NexTool dará soporte en su calidad de Encargada. Algunos servicios contratados por el cliente se procesan en la infraestructura de la propia NexTool, y no dentro del GLPI del cliente. Es el caso del uso del GLPI a través de Telegram: los mensajes pasan por el servidor de NexTool, que consulta el GLPI del cliente y devuelve la respuesta. También en esos casos el cliente es el Responsable y NexTool actúa como Encargada, por cuenta y orden de él. NexTool no conserva el contenido de los mensajes después de procesarlos. Lo mismo vale para las funciones de inteligencia artificial del módulo AI Assist cuando el cliente elige procesarlas en la nube de NexTool: el GLPI del cliente envía a NexTool los datos necesarios para cada función, NexTool arma la solicitud al modelo de inteligencia artificial, recibe la respuesta y la devuelve al GLPI. El cliente es el Responsable y NexTool actúa como Encargada. NexTool no conserva el contenido enviado ni usa ese contenido para fines propios o para entrenar modelos de inteligencia artificial.

3. Datos que tratamos, por frente

3.1 Sitio institucional (NexTool como Responsable)

• Datos de los formularios de contacto y del NexTool MCP: nombre, e-mail, teléfono, asunto y contenido del mensaje (texto libre, que puede contener otros datos que decidas informar), y el idioma de la página. Estos datos se registran como contacto comercial en nuestro Portal de clientes y, si el e-mail ya tiene cuenta, quedan vinculados a ella.
• Datos técnicos de navegación: dirección IP, User-Agent (navegador y sistema operativo), páginas accedidas, fecha y hora, estado y tiempo de respuesta.
• Métrica de audiencia del blog: para contar las visualizaciones por publicación, la dirección IP se transforma en un código irreversible, distinto para cada publicación, y no se guarda. El historial diario de visualizaciones se conserva durante 30 días.
• Comentarios del blog: cuando comentas a través del sistema de comentarios integrado (GitHub Discussions/giscus), tu login, avatar y el contenido del comentario son tratados directamente por la plataforma GitHub.
• Datos de medición y publicidad: identificadores y cookies de medición (Google Analytics, Microsoft Clarity), que están activas por defecto con base en el interés legítimo (Art. 7º, IX) y dejan de cargarse en cuanto se rechaza la categoría en el banner; y de publicidad (Meta Pixel), cargados solo después de tu consentimiento (ver sección 6).

3.2 Portal de clientes (NexTool como Responsable)

• Datos de cuenta y contacto: nombre, e-mail, teléfono (e indicación de si es WhatsApp), empresa, cargo, sitio de la empresa y perfil de LinkedIn (los dos últimos opcionales), foto de perfil (cuando se envía) y país de la cuenta, completado automáticamente a partir del código de país del teléfono (o, si no lo hay, de la zona horaria), que puedes corregir en "Mi Perfil".
• Datos de facturación (opcionales, solo para cuentas de Brasil): en "Datos de facturación" puedes registrar quién recibe la factura (nota fiscal) de tus compras: razón social o nombre, CNPJ o CPF, inscripción estatal (o la indicación de exento) e inscripción municipal, e-mail y teléfono de facturación y dirección. Estos datos se mantienen separados de tu perfil personal, y ninguna compra depende de ellos.
• Copia de facturación de cada pedido: si tu perfil de facturación está completo en el momento de la compra, guardamos una copia de esos datos vinculada al pedido. Es la que usamos para emitir la factura, y no cambia si editas o eliminas el perfil después. En ese mismo momento, la razón social o nombre, el CNPJ o CPF, la dirección y el e-mail de facturación se envían a tu registro de cliente en Stripe.
• Credenciales y secretos de autenticación: contraseña (almacenada de forma cifrada), tokens de "recordarme" y secretos de autenticación en dos factores (2FA/MFA). Estos datos se mantienen cifrados y no son accesibles en texto claro por nuestro equipo.
• Identidad de login social (cuando usas SSO): al ingresar con Google, GitHub, Microsoft o LinkedIn, recibimos del proveedor tu nombre, e-mail y un identificador de la cuenta.
• Datos de pago: el procesamiento de la tarjeta lo realiza Stripe. No almacenamos el número completo de la tarjeta; mantenemos solo un espejo mínimo (identificador del cliente en Stripe, marca y los cuatro últimos dígitos) y los datos de la suscripción.
• Datos de licenciamiento: clave y situación de la licencia, plan, módulos habilitados, vínculo entre tu cuenta y el entorno GLPI al que se aplica la licencia, y registros de transacciones.
• Datos de sesión, dispositivo y auditoría: dirección IP, User-Agent, registros de acceso y traza de auditoría de las acciones relevantes (ej.: login, vínculo de entorno, alteración de licencia).
• Embudo comercial: cuando te pones en contacto a través del sitio o muestras interés, registramos el contacto (nombre, e-mail, teléfono y las anotaciones del equipo sobre la conversación) y podemos recordarte por correo o WhatsApp los seguimientos acordados.
• Cronogramas de servicio: en los servicios con cronograma, guardamos el nombre y el e-mail de los participantes indicados por el cliente, las notas del cronograma y las invitaciones a reuniones enviadas desde la agenda de NexTool (Microsoft 365).
• Preferencias y comunicación: preferencias de visualización y la opción de recibir comunicados y novedades por correo, que viene activa al crear la cuenta y puede desactivarse en cualquier momento en "Mi Perfil" o mediante el enlace de baja de cada mensaje. Para elegir el contenido que interesa a cada cliente, el envío usa también datos de uso de la cuenta (versión del GLPI, módulos usados y licenciados, plan, si la cuenta es de pago, entornos y último acceso).
• Testimonios sobre módulos y servicios: cuando evalúas un módulo que usas o un servicio para el que el equipo de NexTool te invitó, guardamos la nota y el texto. Las notas de 1 a 3 se convierten en una solicitud de atención y no se publican, igual que el envío "solo al equipo". Si haces clic en "Publicar mi testimonio", registramos tu autorización (versión del término de publicación, fecha y dirección IP), y el testimonio pasa por una revisión del equipo, que no altera el texto. Una vez aprobado, se publica en el sitio de NexTool con tu nombre, cargo, empresa y los enlaces al sitio de la empresa y a tu LinkedIn, tal como estén en tu perfil: si cambias el perfil, el testimonio publicado lo acompaña. Puedes retirar la autorización en cualquier momento en el Portal, y el testimonio sale del sitio.
• Créditos para la inteligencia artificial gestionada: el modo gestionado de las funciones de inteligencia artificial del módulo AI Assist (sección 3.4) se paga con créditos prepagados, comprados en el Portal y pagados a través de Stripe, como las demás compras del Portal. El saldo de créditos se mantiene por entorno GLPI del cliente, identificado por la clave del vínculo, y registra compras, consumo, reembolsos y ajustes. Ese registro no contiene datos personales de las personas de los tickets; el consumo se mide en tokens y costo por solicitud, sin el contenido. El saldo y los movimientos se conservan mientras exista el entorno. Los créditos tienen validez: 12 meses desde cada compra y 30 días para la cuota gratuita; el consumo descuenta siempre del crédito que vence primero y lo que no se use hasta esa fecha sale del saldo, con el asiento correspondiente en el extracto. El cliente recibe un aviso por correo electrónico 30 días antes del vencimiento.

3.3 Plugin NexTool y módulos (NexTool como Encargado)

El plugin NexTool y sus módulos se ejecutan dentro de la instancia GLPI del cliente, sobre los datos que pertenecen al cliente (usuarios, tickets, adjuntos). En esos tratamientos NexTool actúa como Encargada. Las categorías de datos involucradas dependen de los módulos activados por el cliente e incluyen:

• Identificación de usuarios de GLPI (nombre, e-mail, login) de técnicos, agentes y solicitantes;
• Contenido de tickets ITIL (descripciones, seguimientos, tareas, soluciones y adjuntos), que puede contener datos personales de terceros informados por el solicitante;
• Identidad corporativa vía Microsoft Teams/Azure AD (nombre, e-mail corporativo, identificador de la cuenta y tenant) y contenido de los mensajes, cuando el cliente activa el asistente de atención por Teams;
• Teléfono/WhatsApp, identificador de Telegram y contenido de los mensajes, cuando se activan los módulos de mensajería;
• Geolocalización (coordenadas), capturada solo mediante autorización explícita del usuario en el navegador, cuando se activa el módulo de geolocalización;
• Datos de firmante (nombre, e-mail, CPF, documento y teléfono para validación) cuando se activa el módulo de firma digital;
• Datos de solicitante/aprobador en integraciones de compra B2B;
• Datos de tickets sincronizados entre instancias GLPI, cuando se activa la sincronización.

Licenciamiento y distribución. Para validar la licencia y entregar módulos y actualizaciones, el plugin se comunica con nuestra infraestructura de licenciamiento (ContainerAPI). En esta relación NexTool es Responsable. El plugin envía solo datos técnicos de la instalación:

• el dominio de la instancia GLPI y un identificador del entorno generado por el plugin;
• la clave de licencia, solo mientras el entorno aún no tiene ese identificador;
• las versiones del plugin, de GLPI y de PHP, y el idioma predeterminado y la zona horaria configurados en la instancia (nunca la preferencia de cada usuario);
• la lista de módulos NexTool de la instancia, con versión y estado, y el origen de cada verificación (tarea automática, sincronización manual, descarga de módulo);
• cuando el cliente usa los servicios en la nube (sección 3.4), un resumen técnico de la conexión: fecha de la última llamada aceptada, cantidad de llamadas rechazadas por motivo, identificador de la clave y diferencia de reloj.

Nuestro servidor registra la dirección IP de origen de cada llamada. En este flujo no circulan datos de los usuarios ni de los tickets de GLPI; cuando el entorno se vincula a una cuenta del Portal, el servidor devuelve al plugin el correo electrónico de esa cuenta, para mostrarlo al administrador. Estos datos sirven al control de licencia, a la distribución de módulos y actualizaciones, al soporte, a la prevención de fraude y a estadísticas de uso por versión e idioma. Algunos botones del plugin (abrir un ticket de soporte, licenciar un módulo, mostrar interés) abren el Portal en el navegador del administrador y llevan en la dirección el nombre del módulo y, en el ticket de soporte, un diagnóstico técnico del módulo.

Soporte abierto desde el plugin. El botón Soporte del plugin abre una solicitud en el Portal, en nombre de la cuenta vinculada al entorno. En esta relación NexTool es Responsable. La solicitud lleva el asunto, la descripción, el tipo y el elemento elegidos, el nombre y el correo electrónico del usuario de GLPI que la abrió y el identificador del entorno. Si el administrador marca la opción correspondiente (desmarcada por defecto, con vista previa del contenido), la solicitud lleva también un informe técnico del entorno: versiones de GLPI, de PHP y de la base de datos, módulos y plugins instalados, tareas automáticas y los mensajes de error relacionados con NexTool de los últimos 7 días, con correos electrónicos, direcciones IP, contraseñas, tokens y nombres y logins de usuarios de GLPI enmascarados antes del envío. El informe sirve solo para diagnosticar la solicitud y solo lo ve el equipo de soporte de NexTool. Si, pese al enmascaramiento, un mensaje de error contiene datos personales de terceros, NexTool los trata como Encargada, por cuenta del cliente y solo para atender la solicitud.

3.4 Servicios en la nube de NexTool (NexTool como Encargado)

Algunos servicios contratados por el cliente se procesan en la infraestructura de NexTool, y no dentro de su GLPI. También en esos tratamientos NexTool actúa como Encargada, por cuenta y orden del cliente Responsable.

Uso del GLPI a través de Telegram. Cuando el cliente contrata el uso del GLPI a través de Telegram, tratamos en nuestro servidor, solo por el tiempo necesario, el identificador, el nombre y el idioma de la cuenta de Telegram, el contenido de los mensajes y los datos del GLPI necesarios para la respuesta. El identificador de la cuenta se conserva hasta 24 horas para el control de uso. Los archivos enviados van directamente al GLPI del cliente, sin pasar por nuestro servidor.

Uso del GLPI a través de WhatsApp. Cuando el cliente contrata el WhatsApp gestionado por NexTool, su número se conecta a nuestros servidores, directamente o mediante el proveedor de conexión UZAPI. Tratamos el teléfono, el nombre del perfil, el contenido de los mensajes (texto, imágenes, documentos y audios) y los datos del GLPI necesarios para avisar y atender a cada usuario. El usuario se identifica por el teléfono registrado en el GLPI, y cada acción respeta sus permisos. No usamos inteligencia artificial en esta atención. Los mensajes de la atención se eliminan de nuestros servidores 7 días después del último mensaje de la conversación, y el vínculo entre el teléfono y el usuario, después de 90 días sin uso. El gateway de WhatsApp guarda el historial de mensajes del número mientras el servicio esté activo.

Asistente de chat NexBot. NexBot es un asistente de chat dentro del GLPI del cliente, procesado en el servidor de NexTool en Brasil (São Paulo). Para responder, tratamos el nombre, el e-mail, la entidad y el perfil del usuario del GLPI, los mensajes de la conversación y los datos del GLPI que el asistente consulta para él (tickets, artículos, usuarios e informes), siempre con los permisos del propio usuario. En las funciones con inteligencia artificial (dudas, informes y modo especialista), la pregunta, el historial y esos datos se envían a Anthropic y, para la búsqueda en los artículos, la pregunta se envía a Voyage AI, ambos en Estados Unidos, como subencargados de NexTool. Las conversaciones se conservan mientras exista la licencia del cliente. El asistente guarda también un resumen de las conversaciones anteriores de cada usuario, eliminado tras 90 días sin uso, y la nota y el comentario de la encuesta de satisfacción. El usuario puede solicitar la eliminación de sus conversaciones y de su resumen a través de su organización, que es el Responsable.

Funciones de inteligencia artificial del módulo AI Assist a través de la nube. El módulo AI Assist tiene tres formas de funcionar, elegidas por el administrador del GLPI del cliente:

• Modo local: el GLPI del cliente llama directamente al proveedor de inteligencia artificial contratado por el cliente. Nada pasa por NexTool; se aplica lo que esta Política ya dice sobre el software dentro del GLPI del cliente (sección 3.3).
• Tu clave a través de la nube: el GLPI del cliente envía la solicitud a la nube de NexTool, que la reenvía al proveedor de inteligencia artificial contratado por el cliente (OpenAI, Google o Anthropic), usando la clave del propio cliente. Esa clave viaja sellada, se abre solo en memoria, para cada solicitud, y NexTool nunca la guarda. El proveedor es elegido y contratado por el cliente y trata los datos conforme a su contrato con el cliente. Este modo existe hasta la versión 2 del módulo; a partir de la versión 3.0, con la clave del propio cliente, GLPI llama directamente al proveedor (modo local).
• Gestionado: NexTool proporciona la clave, elige el modelo y cobra el uso con créditos prepagados (sección 3.2). La solicitud se envía al enrutador de modelos OpenRouter, Inc. y, a través de él, al proveedor del modelo (Google, OpenAI, Anthropic o TypeSafe), en Estados Unidos, solo en rutas en las que el proveedor declara no conservar el contenido ni entrenar con él.

Lo que envía el GLPI del cliente. Para cada función (resumen del ticket, sugerencia de respuesta, análisis de sentimiento, respuesta desde la base de conocimiento, redacción de artículos, triaje inicial y, en el modo gestionado, clasificación del ticket al abrirlo y perfil de categoría), el módulo envía solo los datos estructurados de esa función: el texto del ticket (título, descripción, seguimientos públicos, tareas y solución), fragmentos de artículos de la base de conocimiento usados como fuente, la pregunta hecha en el autoservicio, o los datos de las categorías de ticket. Por defecto, antes de salir del GLPI, el módulo reemplaza los nombres de las personas del ticket por su rol (solicitante, técnico) y enmascara e-mails, CPF/CNPJ y teléfonos. El administrador del cliente puede desactivar esta redacción; en ese caso, el contenido se envía sin redacción y la decisión es del cliente, como Responsable.

Lo que NexTool conserva. La solicitud y la respuesta no se guardan en la nube de NexTool. Solo quedan: los metadatos de cada solicitud (identificador del entorno, resumen criptográfico del contenido, función, modelo, consumo y tiempo de respuesta), durante 90 días; el resultado generado, cifrado, durante 24 horas, para que la misma solicitud repetida no se procese ni se cobre de nuevo; registros de error, solo con metadatos, durante 30 días. Ningún contenido, solicitud, respuesta o clave va a los registros de log.

Clasificación automática de tickets. En el modo gestionado, el cliente puede dejar que la inteligencia artificial defina el tipo y la categoría del ticket en el momento de la apertura, para que las reglas del GLPI del cliente apliquen urgencia, grupo y plazo. Esa decisión organiza la atención interna y no produce efectos jurídicos sobre la persona; el cliente puede operarla en simulación (la IA sugiere, el ticket no cambia), cada decisión queda registrada en el GLPI del cliente y la categoría puede ser corregida por una persona en cualquier momento. Las solicitudes de revisión las atiende el cliente, como Responsable.

4. Finalidades del tratamiento

Tratamos datos personales para las siguientes finalidades, según el frente:

• Sitio: responder solicitudes de contacto (con apertura de ticket en nuestro GLPI), llevar a cabo diligencias precontractuales y comerciales, garantizar la seguridad y prevenir fraude/abuso, medir audiencia (con posibilidad de rechazo) y viabilizar comentarios en el blog.
• Portal: crear y mantener la cuenta, autenticar el acceso (incluyendo 2FA y login social), procesar la contratación y el pago, emitir la factura con los datos de facturación que informes, emitir y gestionar licencias, vincular la cuenta al entorno GLPI, prestar soporte, enviar comunicados y novedades por los canales que estén activos, publicar en el sitio los testimonios que autorices, cumplir obligaciones fiscales y legales, prevenir fraude y mantener traza de auditoría.
• Plugin/módulos: ejecutar las funcionalidades contratadas por el cliente (asistencia por IA, mensajería, firma digital, sincronización, geolocalización, etc.) por cuenta y orden del cliente Responsable, y operar el control de licencia.

5. Bases legales

El tratamiento se fundamenta en las bases legales de la LGPD aplicables a cada finalidad:

• Ejecución de contrato y diligencias precontractuales (Art. 7º, V): cuenta, autenticación, contratación, pago, licenciamiento y vínculo de entorno; datos de facturación del perfil, usados en el pedido y en la factura; atención al contacto comercial; ejecución de los módulos por cuenta del cliente.
• Cumplimiento de obligación legal o regulatoria (Art. 7º, II): datos fiscales (la copia de facturación de cada pedido y los registros de las transacciones), guardados durante 5 (cinco) años por exigencia de la legislación fiscal, y guarda de registros de acceso a aplicaciones, en los términos del Marco Civil da Internet (Lei nº 12.965/2014).
• Interés legítimo (Art. 7º, IX): seguridad de la información, prevención del fraude, auditoría, telemetría de uso y métricas, incluida la medición de audiencia del sitio, siempre mediante evaluación de proporcionalidad y respeto a tus expectativas y derechos. Puedes oponerte a la medición en cualquier momento desde el banner de cookies. Con la misma base enviamos comunicados y novedades sobre nuestros productos y servicios a quien tiene cuenta en el Portal, por correo: el canal viene activo al crear la cuenta y puede desactivarse en cualquier momento, sin costo, en "Mi Perfil" o mediante el enlace de baja de cada mensaje; y hacemos el seguimiento comercial de quien se puso en contacto con nosotros.
• Consentimiento (Art. 7º, I, y Art. 8º): publicación de testimonios en el sitio, cookies de publicidad, captura de geolocalización y tratamientos específicos que lo exijan. El consentimiento puede revocarse en cualquier momento.

Cuando NexTool actúa como Encargada (plugin/módulos), la base legal la define el cliente Responsable; NexTool trata los datos conforme a las instrucciones y el contrato.

6. Cookies y tecnologías de rastreo

Utilizamos cookies y tecnologías similares clasificadas por categoría. Las cookies de publicidad se cargan solo tras la aceptación explícita de la categoría correspondiente en el banner de consentimiento. Las cookies de medición están activas por defecto, con base en el interés legítimo (Art. 7º, IX), y dejan de cargarse en cuanto rechazas la categoría en el banner, que permite aceptar o rechazar por categoría y cambiar la elección en cualquier momento.

Sitio institucional:

Cookie/tecnología	Categoría	Finalidad
Preferencia de tema (localStorage)	Necesario	Recordar el modo claro/oscuro; no sale del navegador
cookie_consent	Necesario	Registrar tus preferencias de consentimiento
Cloudflare Turnstile	Funcional	CAPTCHA del formulario de contacto
Cloudflare (CDN/seguridad)	Necesario	Distribución y protección del sitio
giscus (GitHub)	Funcional	Comentarios del blog (login gestionado por GitHub)
Google Analytics (_ga, _ga_*)	Medición	Medición de audiencia - activo por defecto; se desactiva al rechazar la categoría Medición
Microsoft Clarity (_clck, _clsk, MUID)	Medición	Mapas de calor y grabación de sesión para diagnóstico de usabilidad - activo por defecto; no se carga si rechazas la categoría Medición. El identificador MUID puede compartirse con Microsoft (Bing) con fines publicitarios
Meta Pixel (_fbp)	Publicidad	Medición de campañas, públicos personalizados y remarketing en Facebook/Instagram - cargado solo después del consentimiento

Portal de clientes: utiliza cookies estrictamente necesarias para el funcionamiento (sesión autenticada, protección CSRF, "recordarme" y estado del flujo de login social). Por ser esenciales para la prestación del servicio, no requieren consentimiento, pero se listan aquí por transparencia.

7. Tratamiento automatizado e Inteligencia Artificial

Algunos módulos del plugin ofrecen funcionalidades basadas en inteligencia artificial (por ejemplo, resumen de tickets, sugerencia de respuesta, análisis de sentimiento, búsqueda semántica y traducción) y asistentes de atención automatizada (chatbots en Teams y Telegram y el asistente de chat NexBot, descrito en la sección 3.4).

• Estos recursos procesan el contenido de los tickets para generar la asistencia solicitada, pero no toman decisiones automatizadas con efectos jurídicos o que afecten significativamente al titular (Art. 20 de la LGPD); la atención la conduce un equipo humano, y puedes solicitar revisión humana.
• En varios módulos se adopta el modelo BYOK ("trae tu propia clave"): el proveedor de IA es contratado y configurado por el propio cliente, que determina a qué servicio se envía el contenido.
• Cuando estos recursos envían datos a proveedores externos, se aplican las secciones 8 (subencargados) y 9 (transferencia internacional).
• En el módulo AI Assist, el cliente también puede optar por procesar estas funciones en la nube de NexTool, con su propia clave ("tu clave a través de la nube") o en el modo gestionado; el funcionamiento, los datos enviados y los plazos de conservación se describen en la sección 3.4.

8. Compartición, encargados y subencargados

No vendemos tus datos personales. Compartimos datos solo con encargados y socios necesarios para la prestación de los servicios, dentro de los límites de las finalidades de esta Política. Los principales son:

Socio	Función	Frente
Cloudflare	CDN, seguridad, CAPTCHA y puerta de entrada de los servicios en la nube de NexTool	Sitio, servicios en la nube
JMBA Soluções	Administración, por instrucción de NexTool, de la cuenta de Cloudflare usada por NexTool	Sitio, Portal, servicios en la nube
Google Analytics	Medición de audiencia (activa por defecto, sujeta a rechazo)	Sitio
Microsoft Clarity	Mapas de calor y grabación de sesión (activa por defecto, sujeta a rechazo)	Sitio
Meta Platforms (Pixel)	Medición de campañas publicitarias y públicos (tras consentimiento)	Sitio
GitHub (giscus)	Comentarios del blog	Sitio
Google / GitHub / Microsoft / LinkedIn	Login social (SSO)	Portal
Stripe	Procesamiento de pago (tarjeta y boleto bancario) y suscripciones; recibe los datos de facturación del pedido, cuando se informan	Portal
Brevo	Envío de campañas por correo electrónico	Portal
ZeptoMail (Zoho Corporation)	Envío de los correos transaccionales del Portal (verificación, restablecimiento de contraseña, avisos de pedidos y de solicitudes de soporte)	Portal
Zoho Campaigns (Zoho Corporation)	Envío de comunicados y novedades por correo electrónico, a quien mantiene la opción activa, con los datos de uso de la cuenta descritos en la sección 3.2	Portal
Hostinger	Alojamiento de infraestructura (servidor en Brasil)	Portal/infra, servicios en la nube
OpenAI, Google, Anthropic	Proveedores de IA contratados por el propio cliente, en el modo local y en el modo "tu clave a través de la nube" (resumen, respuesta, traducción, embeddings); no actúan en nombre de NexTool	Módulos
OpenRouter, Inc.	Enrutador de modelos de inteligencia artificial en el modo gestionado de AI Assist a través de la nube; solo rutas en las que el proveedor declara no conservar el contenido ni entrenar con él	Servicios en la nube (IA)
Google, OpenAI, Anthropic y TypeSafe, a través de OpenRouter	Procesamiento de los modelos de inteligencia artificial en el modo gestionado, como subencargados de NexTool	Servicios en la nube (IA)
NexSuite	Copias de seguridad de la infraestructura, guardadas fuera del servidor	Infra
Cloudflare (R2), contratada por NexSuite	Almacenamiento de las copias de seguridad	Infra
Microsoft 365/Teams	Canal e identidad del asistente por Teams	Módulos
WhatsApp/Meta	Canal de mensajería elegido por el cliente	Módulos, servicios en la nube
UZAPI	Conexión del número de WhatsApp del cliente a los servicios en la nube de NexTool, como subencargado	Servicios en la nube
Anthropic	Modelos de inteligencia artificial del asistente de chat NexBot, como subencargado de NexTool	Servicios en la nube (IA)
Voyage AI	Búsqueda semántica en los artículos del asistente de chat NexBot, como subencargado de NexTool	Servicios en la nube (IA)
Microsoft 365	Agenda e invitaciones a reuniones de los cronogramas de servicio	Portal
DeepL, Google Translate	Traducción	Módulos
Mercado Eletrônico	Solicitudes de compra B2B	Módulos
Autentique	Firma digital	Módulos
Proveedores de geocodificación	Conversión de coordenadas en dirección	Módulos

La lista detallada y actualizada de encargados puede solicitarse al Encargado (sección 14). En los tratamientos en los que NexTool es Encargada, los socios anteriores que tratan datos en nombre de NexTool actúan como subencargados, y la compartición ocurre por cuenta y orden del cliente Responsable. Avisamos al cliente con antelación antes de incluir o cambiar un subencargado en esos tratamientos.

Canales elegidos por el cliente. Algunos servicios usan plataformas de mensajería que el propio cliente elige y que cada persona usa con su propia cuenta, como Telegram. Esas plataformas son terceros independientes: tratan los datos conforme a sus propios términos y políticas de privacidad, y no actúan en nombre de NexTool.

Proveedor de inteligencia artificial elegido por el cliente. En el modo "tu clave a través de la nube" de AI Assist, el proveedor de inteligencia artificial (OpenAI, Google o Anthropic) es contratado por el propio cliente, que informa su clave; NexTool solo le reenvía la solicitud. En el modo local, el GLPI del cliente llama directamente a ese proveedor. En ambos casos ese proveedor no actúa en nombre de NexTool: trata los datos conforme a su contrato y sus términos con el cliente. Esos mismos proveedores solo actúan como subencargados de NexTool en el modo gestionado, a través de OpenRouter.

9. Transferencia internacional de datos

Algunos encargados y socios están ubicados o procesan datos fuera de Brasil (por ejemplo, en Estados Unidos y en la Unión Europea), entre ellos Google, Microsoft, Stripe, Brevo, Zoho, OpenAI, Anthropic, OpenRouter, TypeSafe, Voyage AI, DeepL, Meta, Cloudflare y proveedores de geocodificación. En esos casos, la transferencia internacional observa lo dispuesto en los Arts. 33 a 36 de la LGPD y los términos de protección de datos de cada proveedor. Para las transferencias que realizan los subencargados de la propia NexTool, adoptamos como instrumento las cláusulas contractuales estándar aprobadas por la ANPD (Resolución CD/ANPD nº 19/2024); la formalización de estas cláusulas con cada subencargado está en curso, y esta sección se actualizará cuando concluya.

Las plataformas de mensajería elegidas por el cliente, como Telegram, pueden procesar datos fuera de Brasil. Esa transferencia deriva de la elección del canal por el cliente y está prevista en el contrato con él.

En el modo gestionado de las funciones de inteligencia artificial a través de la nube, el contenido redactado de los tickets se procesa en Estados Unidos por OpenRouter y por los proveedores de los modelos, como subencargados de NexTool, en los términos de cada proveedor y con las cláusulas contractuales estándar de la ANPD como instrumento, en formalización (párrafo anterior). En el modo "tu clave a través de la nube" (hasta la versión 2 del módulo), el procesamiento por el proveedor contratado por el cliente ocurre donde esté ese proveedor, por regla general en Estados Unidos, y deriva de la elección y del contrato del cliente con él.

La infraestructura operada por la propia NexTool está en Brasil (São Paulo): la instancia GLPI del sitio, la infraestructura de licenciamiento (ContainerAPI), el gateway de mensajería WhatsApp, el backend del asistente de chat NexBot y los servicios en la nube vinculados al GLPI del cliente. En NexBot, el contenido de las funciones con inteligencia artificial lo procesan en Estados Unidos Anthropic y Voyage AI, como subencargados de NexTool, con las cláusulas contractuales estándar de la ANPD como instrumento, en formalización. La entrada de esos servicios en internet pasa por la red de Cloudflare, que puede procesar el tráfico fuera de Brasil. Las copias de seguridad externas se guardan en Cloudflare R2, fuera de Brasil, de forma cifrada. Los módulos de firma digital (Autentique) y de compra B2B (Mercado Eletrônico) son proporcionados por empresas brasileñas; en la medida en que cualquier procesamiento ocurra fuera de Brasil, se aplica igualmente el régimen de transferencia internacional anterior.

10. Retención y eliminación

Mantenemos los datos personales solo durante el tiempo necesario para las finalidades para las que fueron recogidos, observados los plazos legales. Criterios por categoría:

Categoría	Criterio de retención
Contacto por el sitio y seguimiento comercial	Mientras haya relación comercial en curso y por el plazo de guarda aplicable
Comunicados y novedades	Mientras la opción esté activa; al desactivarla (en "Mi Perfil" o mediante el enlace de baja), dejas de recibirlos y sales de la lista de envío
Logs de acceso	Por el plazo de seguridad/diagnóstico, observado el mínimo legal del Marco Civil
Métricas de audiencia	Por un período limitado, de forma agregada/anonimizada
Cuenta y licenciamiento (portal)	Durante la vigencia de la relación contractual y por los plazos legales subsiguientes
Licenciamiento y distribución (plugin NexTool)	Registro de las llamadas del plugin a nuestra infraestructura: contenido, encabezados y dirección IP borrados a los 90 días y registro eliminado a los 400 días; la verificación de licencia más reciente de cada entorno se mantiene completa hasta los 400 días. Registro del entorno (dominio, dirección IP observada, versiones, idioma y zona horaria) e historial de dominios y direcciones observados: mientras el entorno esté registrado. Registro de descargas de módulos (dominio y dirección IP): conservado como prueba de la entrega de las licencias. Historial de verificaciones guardado en el GLPI del cliente: 120 días
Datos de facturación (perfil)	Mientras exista la cuenta; puedes editarlos o eliminarlos en cualquier momento, y se borran con la eliminación de la cuenta
Copia de facturación de los pedidos y transacciones	5 (cinco) años, por obligación fiscal, incluso después de la eliminación de la cuenta
Testimonios	Publicados mientras la autorización esté vigente; al revocarla, el testimonio sale del sitio. El registro de la autorización (versión del término, fecha e IP) se mantiene como prueba del consentimiento
Soporte abierto desde el plugin	Informe técnico: hasta 90 días después del cierre de la solicitud. Solicitud y conversación: como la cuenta y el licenciamiento del Portal. Copia del pedido usada para crearla en el Portal: eliminada a los 90 días
Servicios en la nube (NexTool como Encargado)	Conforme al contrato con el cliente. Uso del GLPI a través de Telegram: contenido de los mensajes no conservado tras el procesamiento; identificador de la cuenta hasta 24 horas. Funciones de inteligencia artificial a través de la nube: contenido de la solicitud y de la respuesta no guardado; metadatos de la solicitud durante 90 días; resultado generado, cifrado, durante 24 horas; registros de error durante 30 días; saldo y movimientos de créditos, sin datos personales, mientras exista el entorno del cliente; copias de seguridad hasta 6 meses. Uso del GLPI a través de WhatsApp: mensajes de la atención durante 7 días después del último; vínculo del teléfono y estado de la conversación durante 90 días sin uso; registros de error durante 30 días; historial del gateway de WhatsApp mientras el servicio esté activo. Asistente NexBot: conversaciones mientras exista la licencia; resumen de las conversaciones durante 90 días sin uso; copias de seguridad hasta 6 meses. Cuando el cliente deja de tener el vínculo, el servicio se suspende en 7 días y el entorno se elimina 90 días después
Traza de auditoría	Por un período compatible con las finalidades de seguridad y prueba

Finalizados los plazos, los datos se eliminan o anonimizan, salvo en los supuestos de guarda obligatoria (Art. 16 de la LGPD).

11. Derechos del titular

En los términos del Art. 18 de la LGPD, puedes, en cualquier momento:

• confirmar la existencia de tratamiento y acceder a tus datos;
• corregir datos incompletos, inexactos o desactualizados;
• solicitar la anonimización, el bloqueo o la eliminación de datos innecesarios, excesivos o tratados en disconformidad;
• solicitar la portabilidad de los datos;
• solicitar la eliminación de los datos tratados con base en el consentimiento;
• obtener información sobre la compartición de tus datos;
• revocar el consentimiento, incluida la autorización de publicación de testimonio, que retiras en el propio Portal;
• oponerte a un tratamiento realizado con base en el interés legítimo.

En el Portal, puedes actualizar los datos de cuenta y de facturación; la eliminación de la cuenta la realiza nuestro equipo, a petición tuya, a través del canal del Encargado (sección 14), salvo los datos que debemos retener por obligación legal (ej.: la copia de facturación de los pedidos y demás registros fiscales).

Para los datos tratados dentro del GLPI del cliente (en los que NexTool es Encargada), dirige la solicitud a la organización Responsable; NexTool dará soporte a la atención.

Para ejercer tus derechos, utiliza el canal del Encargado (sección 14).

12. Seguridad de la información

Adoptamos medidas técnicas y organizativas para proteger los datos, incluyendo: conexión HTTPS/TLS; almacenamiento con cifrado y controles de acceso; autenticación en dos factores y secretos cifrados en el Portal; aislamiento por instancia y por base de datos de cada cliente; comunicación firmada (HMAC) entre componentes; principio del menor privilegio; y registros de auditoría. Los accesos administrativos a datos de clientes (incluyendo la funcionalidad de visualización asistida de cuenta en el Portal) son controlados y auditados.

13. Gestión de incidentes

Mantenemos procesos para la detección, respuesta y contención de incidentes de seguridad. En caso de que ocurra un incidente que pueda acarrear riesgo o daño relevante a los titulares, comunicaremos a la Autoridad Nacional de Protección de Datos (ANPD) y a los titulares afectados, en los términos del Art. 48 de la LGPD. Cuando actuamos como Encargada, comunicaremos al cliente Responsable para que él cumpla sus deberes.

14. Encargado del Tratamiento de Datos (DPO)

NexTool pone a disposición un canal de contacto con su Encargado para aclaraciones sobre esta Política y para el ejercicio de derechos:

• Encargado: Richard Loureiro Leite
• E-mail: [email protected]

15. NexTool MCP (conector de IA para GLPI)

NexTool MCP for GLPI es el conector alojado por NexTool en mcp.nextoolsolutions.com. Vincula un asistente de inteligencia artificial que tú eliges (por ejemplo, Claude, ChatGPT, Claude Code, Cursor o VS Code) a un GLPI al que estás autorizado a acceder, mediante el protocolo MCP (Model Context Protocol). Para usarlo, creas una cuenta en el Portal de clientes y registras la conexión con tu GLPI en Mi cuenta > NexTool MCP. Esta sección describe los datos que trata el servicio; el resto de esta Política se aplica en lo que corresponda. La versión open source, que el propio usuario instala en su máquina o servidor, no pasa por NexTool y no está cubierta por esta sección.

15.1 Roles

Respecto a la cuenta del Portal, las claves de acceso, las autorizaciones y los registros técnicos de uso, NexTool es Responsable. Los datos del GLPI que pasan por el conector pertenecen a la organización dueña del GLPI; al reenviar las llamadas por instrucción de quien registró la conexión, NexTool actúa como Encargada (sección 2).

15.2 Datos que tratamos

• Cuenta del Portal: los datos de cuenta descritos en la sección 3.2 (como nombre, correo y teléfono), usados para el inicio de sesión y para identificar a quien usa el servicio.
• Conexiones con el GLPI: nombre e identificador de la conexión, dirección del GLPI, API usada (v1, v2 o las dos), grupos de herramientas, la opción de solo lectura, la versión del GLPI y el resultado y la fecha de la última prueba. Las credenciales de API que informas (token de usuario y App-Token, o client ID, secret, usuario y contraseña del OAuth del GLPI 11) se cifran en el momento en que se reciben, con una clave que solo posee el servicio del conector. El Portal guarda solo el sobre cifrado y no puede abrirlo, y las credenciales nunca se vuelven a mostrar.
• Identidad del usuario del GLPI: al probar la conexión, guardamos el identificador, el login y el perfil del usuario del GLPI que cada API autenticó, para mostrarlos en la conexión y avisar cuando el perfil es de administrador total.
• Claves y autorizaciones: de las claves de acceso (nxm_) guardamos solo un resumen criptográfico (hash), el prefijo y las fechas de creación y de último uso; la clave completa aparece una sola vez, al crearla. De las apps autorizadas por inicio de sesión (OAuth) guardamos el nombre de la app, la dirección de retorno, la conexión autorizada, las fechas y los tokens de acceso, que tienen validez limitada.
• Registros técnicos de uso: en cada llamada, el conector registra la fecha y la hora, la duración, la cuenta, la clave o autorización usada, la conexión, el tipo de mensaje MCP, el nombre de la herramienta llamada y el resultado. Estos registros no contienen el contenido de las preguntas, los parámetros enviados a las herramientas ni las respuestas. La prueba de conexión registra la dirección del GLPI probado y el resultado.
• Registro de auditoría del Portal: creación y revocación de claves, registro, prueba, modificación y eliminación de conexiones y autorización o revocación de apps, con fecha, dirección IP y navegador, sin credenciales ni tokens.
• Registro de interés comercial: al generar la primera clave de acceso, registramos en nuestra base comercial el interés de la cuenta en NexTool MCP, para contactarte sobre el servicio.

15.3 Lo que no tratamos

• Conversaciones: el contenido de tus conversaciones con el asistente no es recibido ni almacenado por NexTool. El conector solo recibe las llamadas a herramientas que el asistente decide hacer y las reenvía a tu GLPI.
• Datos del GLPI: tickets, activos, artículos y demás datos del GLPI pasan por el conector solo durante cada llamada y no se graban. La única excepción es el resultado de una creación (por ejemplo, la apertura de un ticket), que se mantiene solo en la memoria del servicio durante hasta 2 minutos, para que una solicitud repetida devuelva el primer resultado en lugar de crear un registro duplicado.
• Entrenamiento de IA: NexTool no usa los datos de tu GLPI ni de tus llamadas para entrenar modelos de inteligencia artificial.

15.4 Finalidades y bases legales

Tratamos estos datos para prestar el servicio (autenticar el acceso, aplicar el plan y los límites y reenviar las llamadas al GLPI), con base en la ejecución de contrato (Art. 7º, V), y para seguridad, prevención de abuso y fraude, diagnóstico y soporte, con base en el interés legítimo (Art. 7º, IX). El registro de interés comercial también se basa en el interés legítimo, y puedes oponerte a él por el canal del Encargado (sección 14).

15.5 Retención

• Registros técnicos de uso del conector: quedan en los registros del servicio, en archivos rotativos de tamaño limitado (hasta 5 archivos de 10 MB). Los más antiguos se borran automáticamente a medida que se graban nuevos registros, y todos se descartan con cada nueva versión instalada del servicio. Estos registros no entran en las copias de seguridad.
• Conexiones, credenciales cifradas e identidad del usuario del GLPI: mientras exista la conexión. Al eliminarla, estos datos se borran del Portal y permanecen solo en las copias de seguridad cifradas, durante hasta 6 meses.
• Claves y autorizaciones: la clave revocada deja de funcionar y queda registrada como revocada, solo con el hash y el prefijo. Los tokens de inicio de sesión caducan (el de acceso en cerca de 1 hora y el de renovación en cerca de 30 días), y las apps registradas automáticamente que pasan 30 días sin uso se eliminan.
• Registro de auditoría del Portal: sigue el criterio del registro de auditoría de la sección 10; hoy no hay eliminación automática por plazo.
• Registro de interés comercial: sigue el criterio de los contactos comerciales de la sección 10.

15.6 Control y revocación

En Mi cuenta > NexTool MCP puedes, en cualquier momento, revocar claves de acceso, revocar apps autorizadas, activar el modo de solo lectura y eliminar conexiones, lo que borra las credenciales cifradas. La revocación surte efecto en hasta 1 minuto. También puedes invalidar las credenciales en el propio GLPI (por ejemplo, generando otro token de usuario). La eliminación de la cuenta y los demás derechos del titular siguen la sección 11; para los datos que están dentro del GLPI, dirígete a la organización dueña del GLPI.

15.7 Terceros

• El asistente de IA que eliges: el asistente (como Claude, de Anthropic, o ChatGPT, de OpenAI) lo contratas y configuras tú, decide qué herramientas llamar y recibe los resultados que devuelve el conector, incluidos datos de tu GLPI. Trata esos datos según los términos y la política de privacidad de su propio proveedor y no actúa en nombre de NexTool. Elige un asistente y un plan compatibles con las reglas de tu organización para los datos del GLPI.
• Cloudflare: red de entrega y seguridad en la entrada del servicio, que también aplica límites de solicitudes por dirección IP (secciones 8 y 9).
• Alojamiento: el conector y el Portal funcionan en la infraestructura operada por NexTool en Brasil (sección 9).

15.8 Seguridad

Además de las medidas de la sección 12, el conector solo llama a direcciones públicas (rechaza redes internas), no sigue redirecciones a otra dirección, mantiene desactivadas las herramientas de eliminación y aplica límites de uso por cuenta y por GLPI de destino. Cada acción en el GLPI respeta los permisos del usuario del GLPI cuya credencial se registró.

16. Cambios en esta Política

Podemos actualizar esta Política en cualquier momento. En caso de cambios relevantes, revisaremos la fecha de "última actualización" en la parte superior y, cuando sea apropiado, lo comunicaremos por los canales disponibles. El uso continuado tras la vigencia de los cambios implica el conocimiento de la versión actualizada.

17. Contacto y foro

Para cuestiones sobre esta Política, contáctanos en [email protected]. Esta Política se rige por la legislación brasileña. Se elige el foro de la Comarca de São João del-Rei/MG para dirimir controversias, con renuncia a cualquier otro.