Dokumente, die unterschrieben werden müssen, kursieren noch immer per E-Mail und WhatsApp – ohne Nachverfolgbarkeit, ohne bekannten Status und völlig losgelöst von den Tickets, aus denen sie entstanden sind. Digital Signature von NexTool holt diesen Ablauf mit Autentique direkt in GLPI.
Das Problem
Dienstleistungsverträge, Einverständniserklärungen, Zugriffsfreigaben, Protokolle und Aufhebungsverträge entstehen aus einem Prozess, der bereits in einem Ticket erfasst ist. Die Unterschrift findet jedoch außerhalb davon statt: Jemand exportiert die PDF-Datei, verschickt es per E-Mail, erinnert den Kunden per WhatsApp und versucht Tage später, sich zu erinnern, wo die unterschriebene Fassung gespeichert wurde. Natives GLPI speichert die Datei zwar (Registerkarte Dokumente, Tabelle glpi_documents) und verknüpft sie mit dem Ticket, kennt aber keinerlei Konzept einer Signatur: Es weiß nicht, wer unterschreiben muss oder ob bereits unterschrieben wurde, und es speichert keine Beweiskette. Wenn jemand fragt „Wurde dieser Vertrag unterschrieben?“, lautet die Antwort weiterhin: im E-Mail-Postfach suchen und hoffen, dass der richtige Anhang noch da ist.
Natives GLPI vs. Digital Signature mit Autentique
Es lohnt sich zu trennen, was GLPI allein leistet und was die Integration hinzufügt. Der GLPI-Kern eignet sich hervorragend zum Anhängen und Versionieren von Dateien, aber elektronische Signaturen gehörten nie zu seinem Umfang:
| Anforderung | Natives GLPI | Mit Digital Signature (Autentique) |
|---|---|---|
| Ein Dokument an das Ticket anhängen | Ja, in der Registerkarte Dokumente | Ja, und es im selben Ablauf zur Signatur senden |
| Wissen, ob ein Dokument unterschrieben wurde | Dieses Konzept existiert nicht | Status je Unterzeichner in der Registerkarte des Tickets |
| Aktualisierung des Status | Manuell (im E-Mail-Postfach suchen) | Automatisch, per Webhook |
| Beweiskette | Nicht vorhanden | IP, Datum/Uhrzeit und Methode je Unterzeichner (bei Autentique gespeichert) |
| Rechtsgültigkeit | Hängt von einem externen Prozess ab | Fortgeschrittene elektronische Signatur (brasilianisches Gesetz 14.063/2020) |
| Mehrere Unterzeichner und Reihenfolge | Nicht anwendbar | Nacheinander oder gleichzeitig, mit unterschiedlichen Rollen |
| Testumgebung | N/A | Sandbox-Modus, ohne Kosten |
So funktioniert es
Unser Modul Digital Signature verbindet GLPI mit der Plattform für digitale Signaturen Autentique (einer der vier Anbieter des Moduls, neben DocuSeal, DocuSign und TOTVS Assinatura Eletrônica) und bündelt alles in einer Registerkarte Digital Signature im Ticket. Ausgehend von einem bereits angehängten Dokument stellen Sie den Signaturumschlag zusammen, ohne das System zu wechseln:
- Versand direkt aus dem Ticket – Ihr bereits angehängtes PDF geht zur Signatur, ohne Dateien zwischen Systemen zu kopieren. Sie können auch eine Unternehmensvorlage senden, die mit den Ticketdaten befüllt wird, den Serviceauftrag (mit dem Modul Order Service) oder ein spontan hochgeladenes PDF.
- Mehrere Unterzeichner mit Rollen – Fügen Sie so viele hinzu wie nötig, mit unterschiedlichen Aktionen: Unterschreiben, Genehmigen, Bezeugen, Anerkennen oder Empfang bestätigen.
- Reihenfolge der Unterschriften – Legen Sie fest, ob die Unterzeichner nacheinander oder gleichzeitig unterschreiben, je nach Prozess der Organisation.
- Verfolgung in Echtzeit – Der Status jedes Unterzeichners wird per Webhook aktualisiert, ohne Autentique selbst aufzurufen.
- Download des unterschriebenen Dokuments – Nach der letzten Unterschrift steht die finale PDF-Datei direkt im Ticket zur Verfügung.
- Zusätzliche Authentifizierung – Vorlage eines Ausweisdokuments und Bestätigung per SMS, je nach Kritikalität des Dokuments und Tarif des Kontos.
- Sandbox-Modus – Testumgebung, um den Ablauf zu validieren, ohne Kosten auf der Plattform zu verursachen.
Wie Digital Signature mit Autentique kommuniziert
Die API von Autentique basiert auf GraphQL. Beim Versand eines Dokuments erstellt Digital Signature eine Mutation wie die folgende und hängt die PDF-Datei des Tickets sowie die Liste der Unterzeichner mit der jeweiligen Aktion an:
# A API da Autentique é GraphQL. Ao enviar um documento do chamado,
# o módulo monta uma mutation como esta (o PDF vai anexado ao request):
mutation CriarDocumento($doc: DocumentInput!, $signers: [SignerInput!]!, $arquivo: Upload!) {
createDocument(sandbox: false, document: $doc, signers: $signers, file: $arquivo) {
id
name
signatures {
public_id
email
action { name }
link { short_link }
}
}
}
# Variáveis, montadas a partir da aba Assinatura Digital do chamado:
# {
# "doc": { "name": "Contrato de prestação de serviços - Chamado #1042" },
# "signers": [
# { "email": "[email protected]", "action": "SIGN" },
# { "email": "[email protected]", "action": "APPROVE" }
# ]
# }
Das Feld action bildet direkt die Rollen ab, die Sie in der Registerkarte auswählen: SIGN (Unterschreiben), APPROVE (Genehmigen), SIGN_AS_A_WITNESS (Bezeugen), RECOGNIZE (Anerkennen) und ACKNOWLEDGE_RECEIPT (Empfang bestätigen). Die für jede Signatur zurückgegebene public_id ist der Bezeichner, der den Unterzeichner in den folgenden Ereignissen mit dem Ticket verknüpft.
Der Webhook und was wir im Betrieb gelernt haben
Der Versand ist nur die halbe Arbeit. Der Baustein, auf dem die Nachverfolgbarkeit beruht, ist der Webhook: Bei jedem Ereignis (unterschrieben, genehmigt, abgelehnt, angesehen) sendet Autentique einen POST an GLPI, und die Registerkarte im Ticket aktualisiert sich von selbst. Beim Betrieb für Kunden haben uns drei Details bereits Diagnosezeit gekostet:
- Der häufigste Fehler liegt nicht in GLPI, sondern bei Autentique. Wer vergisst, die Webhook-URL im Dashboard der Plattform einzutragen, sieht, dass sein Dokument ganz normal versendet und unterschrieben wird, aber der Status kommt nie zurück – und beim Support landet ein Ticket mit der Frage „Warum zeigt GLPI nicht an, dass unterschrieben wurde?“.
- Webhooks wiederholen sich. Erhält Autentique nicht schnell eine 200, sendet es dasselbe Ereignis erneut. Ohne Idempotenz landet dasselbe „unterschrieben“ zweimal in der Historie. Deshalb identifiziert die Verarbeitung jedes Ereignis anhand der
public_idder Signatur, nicht anhand der Eingangsreihenfolge. - Einheit des Dokuments. Wenn ein unterschriebenes PDF in ein Ticket zurückgeschrieben wird, das in einer Untereinheit liegt, verlangt GLPI, dass dieses Dokument zur selben Einheit wie sein Ticket gehört; andernfalls schlägt die Verknüpfung
Document_Itemstillschweigend fehl, und die Datei „wird unterschrieben, verschwindet aber“. Digital Signature übernimmt beim Speichern des finalen Dokuments die Einheit des Tickets.
Und bevor es in Produktion geht, prüfen wir immer, ob die Sandbox deaktiviert ist. Bleibt sie aktiv, akzeptiert die Plattform den Ablauf, ohne eine rechtsgültige Signatur zu erzeugen – die schlimmste Art von falsch positivem Ergebnis in einem juristischen Prozess, weil alles zu funktionieren scheint, bis jemand das gültige Dokument braucht.
So aktivieren Sie es
- Installieren oder aktualisieren Sie NexTool in Ihrem GLPI 11.
- Öffnen Sie NexTool > Module.
- Aktivieren Sie im Modulbereich Digital Signature und in der Registerkarte Integrationen den Abschnitt Autentique.
- Geben Sie Ihr API-Token von Autentique und das Webhook-Secret ein.
- Tragen Sie die Webhook-URL im Dashboard von Autentique ein.
- Führen Sie ein Dokument im Sandbox-Modus vollständig durch, bevor Sie es für die Produktion freigeben.
Für wen es geeignet ist – und wann nicht
Digital Signature eignet sich für IT-Abteilungen und Betriebsteams, die Dienstleistungsverträge, Nutzungsbedingungen von Systemen, Zugriffsfreigaben und jedes Dokument verwalten, das eine Unterschrift mit Beweiskraft erfordert – insbesondere für alle, die Autentique bereits nutzen und die Trennung zwischen Unterschrift und auslösendem Ticket beseitigen wollen.
Wann Sie es nicht nutzen sollten:
- Wenn Sie beim Vor-Ort-Einsatz nur ein Kürzel auf dem Bildschirm brauchen, ohne externe Plattform und ohne Kosten pro Dokument, ist die Unterschrift auf dem Bildschirm im Modul Order Service die bessere Lösung.
- Wenn ein Dokument eine qualifizierte Signatur mit ICP-Brasil-Zertifikat (A1/A3) erfordert – manche regulierten Vorgänge verlangen dies –, reicht die fortgeschrittene Signatur möglicherweise nicht aus; prüfen Sie vorher die gesetzliche Anforderung. Mit einem kostenpflichtigen Tarif von Autentique kann Digital Signature auch verlangen, dass die Unterzeichner mit einem ICP-Brasil-Zertifikat unterschreiben (qualifizierte Signatur).
- Wenn Ihr Unternehmen eine andere Plattform als Standard festgelegt hat, prüfen Sie, ob sie zu denen gehört, die Digital Signature ebenfalls unterstützt (DocuSeal, DocuSign und TOTVS Assinatura Eletrônica); andernfalls ist dieses Modul nicht anwendbar.
- Wenn ein Dokument aus keinem Datensatz in GLPI hervorgeht (Ticket, Vertrag, Asset, Lieferant und andere), bringt die Integration nicht die Nachverfolgbarkeit, die ihren größten Mehrwert ausmacht.
Kompatibilität
- GLPI: 11.0+
- Tarif: Lizenziert
- Plugin: NexTool 6.16.0 oder höher
Nächster Schritt
Autentique ist einer der Anbieter des Moduls Digital Signature, Teil von NexTool, einem Ökosystem von Modulen, mit dem Sie GLPI ohne Code-Anpassungen erweitern. Sprechen Sie mit unserem Team über eine Demonstration für Ihr Szenario.
Geprüft vom Team von NexTool Solutions.
