1. Einleitung und Identifikation

Die NexTool Solutions, eingetragen unter der CNPJ Nr. 38.239.534/0001-48 („NexTool“, „NexTool Solutions“, „wir“ oder „unser“), verantwortlich für die Domain nextoolsolutions.com und die damit verbundenen Dienste, respektiert die Privatsphäre der betroffenen Personen und ist dem Schutz der von ihr verarbeiteten personenbezogenen Daten verpflichtet, gemäß dem Gesetz Nr. 13.709/2018 (Allgemeines Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten - LGPD).

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie wir personenbezogene Daten in den fünf Bereichen unseres Ökosystems verarbeiten:

• Unternehmenswebsite (nextoolsolutions.com): Informationsseiten, Blog und Kontaktformulare;
• Kundenportal (app.nextoolsolutions.com): Registrierung, Authentifizierung, Kontoverwaltung, Beauftragung, Zahlung und Lizenzierung von Modulen;
• NexTool-Plugin für GLPI und seine Module: Software, die in der Infrastruktur des Kunden installiert wird, einschließlich Funktionen für künstliche Intelligenz, Messaging und Integrationen mit externen Diensten.
• NexTool-Cloud-Dienste mit Anbindung an das GLPI des Kunden: vom Kunden beauftragte Dienste, die in der Infrastruktur von NexTool und nicht in dessen GLPI verarbeitet werden, wie die Nutzung des GLPI über Telegram und die in der Cloud verarbeiteten Funktionen für künstliche Intelligenz des Moduls AI Assist.
• NexTool MCP for GLPI (mcp.nextoolsolutions.com): gehosteter Konnektor, der den vom Nutzer gewählten KI-Assistenten mit einem GLPI verbindet, auf das er zugreifen darf (Abschnitt 15).

Mit der Nutzung eines dieser Bereiche erklären Sie, dass Sie diese Erklärung zur Kenntnis genommen haben. Wir empfehlen, sie vollständig zu lesen. Bei Fragen nutzen Sie bitte den in Abschnitt 14 genannten Kanal des Datenschutzbeauftragten.

2. Rollen bei der Verarbeitung: Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter

Die LGPD unterscheidet zwischen dem Verantwortlichen (dem die Entscheidungen über die Verarbeitung obliegen - Art. 5, VI) und dem Auftragsverarbeiter (wer Daten im Namen des Verantwortlichen verarbeitet - Art. 5, VII). In unserem Ökosystem nimmt NexTool je nach Bereich beide Rollen wahr:

Bereich	Rolle von NexTool	Verantwortlicher für die Daten
Unternehmenswebsite	Verantwortliche	NexTool
Kundenportal (Konto, Zahlung, Lizenzierung)	Verantwortliche	NexTool
Plugin und Module, die im GLPI des Kunden laufen	Auftragsverarbeiterin	Der Kunde (Organisation, die die GLPI-Instanz betreibt)
NexTool-Cloud-Dienste mit Anbindung an das GLPI des Kunden (zum Beispiel die Nutzung des GLPI über Telegram und WhatsApp, der Chat-Assistent NexBot und die in der Cloud verarbeiteten Funktionen für künstliche Intelligenz des Moduls AI Assist)	Auftragsverarbeiterin	Der Kunde (Organisation, die den Dienst beauftragt und die GLPI-Instanz betreibt)
NexTool MCP: Konto, Zugriffsschlüssel, Autorisierungen und technische Nutzungsprotokolle	Verantwortliche	NexTool
NexTool MCP: GLPI-Daten, die bei jedem Aufruf durch den Konnektor laufen	Auftragsverarbeiterin	Die Organisation, der das angebundene GLPI gehört

Was das in der Praxis bedeutet: Wenn Sie unsere Website besuchen oder ein Konto im Portal anlegen, entscheidet NexTool über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung und ist Ihr direkter Ansprechpartner. Die Daten, die in der GLPI-Instanz des Kunden liegen (Benutzer, Tickets, Anhänge), gehören dagegen dem Kunden als Verantwortlichem; in diesen Fällen handelt NexTool als Auftragsverarbeiterin und verarbeitet die Daten im Auftrag und nach Weisung des Kunden, gemäß Vertrag und Anweisungen. Wenn Sie Mitarbeiter einer Kundenorganisation sind und Rechte an Daten ausüben möchten, die im GLPI dieser Organisation verarbeitet werden, richten Sie Ihre Anfrage zunächst an Ihre Organisation (Verantwortliche); NexTool unterstützt in ihrer Eigenschaft als Auftragsverarbeiterin. Einige vom Kunden beauftragte Dienste werden in der Infrastruktur von NexTool selbst und nicht im GLPI des Kunden verarbeitet. Das ist bei der Nutzung des GLPI über Telegram der Fall: Die Nachrichten laufen über den Server von NexTool, der das GLPI des Kunden abfragt und die Antwort zurückgibt. Auch in diesen Fällen ist der Kunde der Verantwortliche und NexTool handelt als Auftragsverarbeiterin, im Auftrag und nach Weisung des Kunden. NexTool speichert den Inhalt der Nachrichten nach der Verarbeitung nicht. Dasselbe gilt für die Funktionen für künstliche Intelligenz des Moduls AI Assist, wenn der Kunde sie in der NexTool-Cloud verarbeiten lässt: Das GLPI des Kunden sendet NexTool die für jede Funktion erforderlichen Daten, NexTool erstellt die Anfrage an das KI-Modell, empfängt die Antwort und gibt sie an das GLPI zurück. Der Kunde ist der Verantwortliche und NexTool handelt als Auftragsverarbeiterin. NexTool speichert die gesendeten Inhalte nicht und verwendet sie weder für eigene Zwecke noch zum Training von KI-Modellen.

3. Daten, die wir verarbeiten, nach Bereich

3.1 Unternehmenswebsite (NexTool als Verantwortliche)

• Daten aus den Kontaktformularen und dem NexTool MCP: Name, E-Mail, Telefon, Betreff und Nachrichteninhalt (Freitext, der weitere Daten enthalten kann, die Sie angeben), sowie die Sprache der Seite. Diese Daten werden als Geschäftskontakt in unserem Kundenportal erfasst und, falls die E-Mail-Adresse bereits ein Konto hat, mit diesem verknüpft.
• Technische Navigationsdaten: IP-Adresse, User-Agent (Browser und Betriebssystem), aufgerufene Seiten, Datum und Uhrzeit, Status und Antwortzeit.
• Reichweitenmessung des Blogs: Um die Aufrufe pro Beitrag zu zählen, wird die IP-Adresse in einen nicht umkehrbaren Code umgewandelt, der für jeden Beitrag unterschiedlich ist, und nicht gespeichert. Der tägliche Verlauf der Aufrufe wird 30 Tage lang aufbewahrt.
• Blog-Kommentare: Wenn Sie über das integrierte Kommentarsystem (GitHub Discussions/giscus) kommentieren, werden Ihr Login, Ihr Avatar und der Inhalt des Kommentars unmittelbar von der Plattform GitHub verarbeitet.
• Mess- und Werbedaten: Kennungen und Cookies zur Messung (Google Analytics, Microsoft Clarity), die standardmäßig auf Grundlage des berechtigten Interesses (Art. 7, IX) aktiv sind und nicht mehr geladen werden, sobald die Kategorie im Banner abgelehnt wird; und zur Werbung (Meta Pixel), die erst nach Ihrer Einwilligung geladen werden (siehe Abschnitt 6).

3.2 Kundenportal (NexTool als Verantwortliche)

• Konto- und Kontaktdaten: Name, E-Mail, Telefon (und die Angabe, ob es sich um WhatsApp handelt), Unternehmen, Position, Website des Unternehmens und LinkedIn-Profil (die beiden letzten optional), Profilfoto (sofern hochgeladen) und Land des Kontos, das automatisch anhand der Landesvorwahl des Telefons (oder, falls diese fehlt, der Zeitzone) ausgefüllt wird und das Sie unter „Mein Profil“ korrigieren können.
• Rechnungsdaten (optional, nur für Konten aus Brasilien): Unter „Rechnungsdaten“ können Sie angeben, wer die Rechnung für Ihre Käufe erhält: Firmenname oder Name, CNPJ oder CPF, Landesregistrierung (oder die Angabe „befreit“) und Gemeinderegistrierung, E-Mail und Telefon für die Rechnungsstellung sowie Adresse. Diese Daten werden getrennt von Ihrem persönlichen Profil gespeichert, und kein Kauf hängt von ihnen ab.
• Rechnungskopie jeder Bestellung: Ist Ihr Rechnungsprofil zum Zeitpunkt des Kaufs vollständig, speichern wir eine Kopie dieser Daten, die mit der Bestellung verknüpft ist. Mit ihr stellen wir die Rechnung aus, und sie ändert sich nicht, wenn Sie das Profil später bearbeiten oder löschen. Zugleich werden Firmenname oder Name, CNPJ oder CPF, Adresse und Rechnungs-E-Mail an Ihren Kundeneintrag bei Stripe übermittelt.
• Anmeldedaten und Authentifizierungsgeheimnisse: Passwort (verschlüsselt gespeichert), „Angemeldet bleiben“-Tokens und Geheimnisse der Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA/MFA). Diese Daten werden verschlüsselt aufbewahrt und sind für unser Team nicht im Klartext zugänglich.
• Identität beim Social Login (wenn Sie SSO nutzen): Wenn Sie sich mit Google, GitHub, Microsoft oder LinkedIn anmelden, erhalten wir vom Anbieter Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und eine Kontokennung.
• Zahlungsdaten: Die Kartenzahlung wird von Stripe verarbeitet. Wir speichern nicht die vollständige Kartennummer; wir führen nur ein minimales Abbild (Kundenkennung bei Stripe, Kartenmarke und die letzten vier Ziffern) und die Abonnementdaten.
• Lizenzdaten: Lizenzschlüssel und -status, Tarif, aktivierte Module, Verknüpfung zwischen Ihrem Konto und der GLPI-Umgebung, für die die Lizenz gilt, und Transaktionsprotokolle.
• Sitzungs-, Geräte- und Audit-Daten: IP-Adresse, User-Agent, Zugriffsprotokolle und Audit-Trail relevanter Aktionen (z. B. Login, Verknüpfung einer Umgebung, Änderung einer Lizenz).
• Vertriebstrichter: Wenn Sie uns über die Website kontaktieren oder Interesse zeigen, erfassen wir den Kontakt (Name, E-Mail, Telefon und die Notizen des Teams zum Gespräch) und können Sie per E-Mail oder WhatsApp an vereinbarte Rückmeldungen erinnern.
• Dienstleistungszeitpläne: Bei Dienstleistungen mit Zeitplan speichern wir Name und E-Mail der vom Kunden benannten Teilnehmer, die Notizen des Zeitplans und die über den Kalender von NexTool (Microsoft 365) versendeten Besprechungseinladungen.
• Präferenzen und Kommunikation: Anzeigepräferenzen und die Option, Mitteilungen und Neuigkeiten per E-Mail zu erhalten, die bei der Kontoerstellung aktiv ist und jederzeit unter „Mein Profil“ oder über den Abmeldelink jeder Nachricht deaktiviert werden kann. Um die für jeden Kunden relevanten Inhalte auszuwählen, nutzt der Versand außerdem Nutzungsdaten des Kontos (GLPI-Version, genutzte und lizenzierte Module, Tarif, ob das Konto zahlend ist, Umgebungen und letzter Zugriff).
• Erfahrungsberichte zu Modulen und Dienstleistungen: Wenn Sie ein von Ihnen genutztes Modul oder eine Dienstleistung bewerten, zu der das NexTool-Team Sie eingeladen hat, speichern wir die Bewertung und den Text. Bewertungen von 1 bis 3 werden zu einer Supportanfrage und nicht veröffentlicht, ebenso wie die Übermittlung „nur an das Team“. Wenn Sie auf „Meinen Erfahrungsbericht veröffentlichen“ klicken, erfassen wir Ihre Genehmigung (Version der Veröffentlichungsbedingungen, Datum und IP-Adresse), und der Erfahrungsbericht wird vom Team geprüft, das den Text nicht ändert. Nach der Freigabe wird er auf der NexTool-Website mit Ihrem Namen, Ihrer Position, Ihrem Unternehmen und den Links zur Website des Unternehmens und zu Ihrem LinkedIn-Profil veröffentlicht, so wie sie in Ihrem Profil stehen: Wenn Sie das Profil ändern, folgt der veröffentlichte Erfahrungsbericht. Sie können die Genehmigung jederzeit im Portal widerrufen, und der Erfahrungsbericht wird von der Website entfernt.
• Guthaben für die verwaltete künstliche Intelligenz: Der verwaltete Modus der Funktionen für künstliche Intelligenz des Moduls AI Assist (Abschnitt 3.4) wird über vorausbezahltes Guthaben bezahlt, das im Portal gekauft und wie die übrigen Käufe im Portal über Stripe bezahlt wird. Der Guthabensaldo wird pro GLPI-Umgebung des Kunden geführt, identifiziert über den Verknüpfungsschlüssel, und erfasst Käufe, Verbrauch, Rückerstattungen und Anpassungen. Diese Erfassung enthält keine personenbezogenen Daten der in den Tickets genannten Personen; der Verbrauch wird in Tokens und Kosten pro Anfrage gemessen, ohne den Inhalt. Saldo und Buchungen werden aufbewahrt, solange die Umgebung besteht. Das Guthaben hat eine Gültigkeit: 12 Monate ab jedem Kauf und 30 Tage für das kostenlose Kontingent; der Verbrauch wird stets vom zuerst verfallenden Guthaben abgezogen, und was bis zum Datum nicht genutzt wurde, verlässt den Saldo, mit entsprechender Buchung im Kontoauszug. Der Kunde wird 30 Tage vor Ablauf per E-Mail benachrichtigt.

3.3 NexTool-Plugin und Module (NexTool als Auftragsverarbeiterin)

Das NexTool-Plugin und seine Module werden innerhalb der GLPI-Instanz des Kunden ausgeführt, auf Daten, die dem Kunden gehören (Benutzer, Tickets, Anhänge). Bei diesen Verarbeitungen handelt NexTool als Auftragsverarbeiterin. Die betroffenen Datenkategorien hängen von den vom Kunden aktivierten Modulen ab und umfassen:

• Identifikation von GLPI-Benutzern (Name, E-Mail, Login) von Technikern, Sachbearbeitern und Anforderern;
• Inhalt von ITIL-Tickets (Beschreibungen, Folgeaktionen, Aufgaben, Lösungen und Anhänge), die personenbezogene Daten Dritter enthalten können, die der Anforderer angibt;
• Unternehmensidentität über Microsoft Teams/Azure AD (Name, Unternehmens-E-Mail, Kontokennung und Tenant) und Inhalt der Nachrichten, wenn der Kunde den Support-Assistenten über Teams aktiviert;
• Telefon/WhatsApp, Telegram-Kennung und Inhalt der Nachrichten, wenn die Messaging-Module aktiviert sind;
• Geolokalisierung (Koordinaten), die nur mit ausdrücklicher Erlaubnis des Benutzers im Browser erfasst wird, wenn das Geolokalisierungsmodul aktiviert ist;
• Unterzeichnerdaten (Name, E-Mail, CPF, Dokument und Telefon zur Validierung), wenn das Modul für digitale Signatur aktiviert ist;
• Daten von Anforderern/Genehmigern bei B2B-Einkaufsintegrationen;
• Daten synchronisierter Tickets zwischen GLPI-Instanzen, wenn die Synchronisierung aktiviert ist.

Lizenzierung und Verteilung. Um die Lizenz zu validieren und Module und Updates auszuliefern, kommuniziert das Plugin mit unserer Lizenzierungsinfrastruktur (ContainerAPI). In diesem Verhältnis ist NexTool Verantwortliche. Das Plugin sendet nur technische Daten der Installation:

• die Domain der GLPI-Instanz und eine vom Plugin erzeugte Kennung der Umgebung;
• den Lizenzschlüssel, nur solange die Umgebung diese Kennung noch nicht hat;
• die Versionen des Plugins, des GLPI und von PHP sowie die in der Instanz konfigurierte Standardsprache und Zeitzone (niemals die Präferenz des einzelnen Benutzers);
• die Liste der NexTool-Module der Instanz mit Version und Status sowie den Ursprung jeder Prüfung (automatische Routine, manuelle Synchronisierung, Modul-Download);
• wenn der Kunde die Cloud-Dienste nutzt (Abschnitt 3.4), eine technische Zusammenfassung der Verbindung: Datum des letzten akzeptierten Aufrufs, Anzahl der abgelehnten Aufrufe nach Grund, Kennung des Schlüssels und Zeitabweichung.

Unser Server erfasst die Ursprungs-IP-Adresse jedes Aufrufs. In diesem Ablauf werden weder Daten der Benutzer noch der Tickets des GLPI übertragen; ist die Umgebung mit einem Portalkonto verknüpft, gibt der Server dem Plugin die E-Mail-Adresse dieses Kontos zur Anzeige für den Administrator zurück. Diese Daten dienen der Lizenzkontrolle, der Verteilung von Modulen und Updates, dem Support, der Betrugsprävention und Nutzungsstatistiken nach Version und Sprache. Einige Schaltflächen des Plugins (Supportticket öffnen, ein Modul lizenzieren, Interesse bekunden) öffnen das Portal im Browser des Administrators und übergeben in der Adresse den Namen des Moduls und, beim Supportticket, eine technische Diagnose des Moduls.

Über das Plugin geöffneter Support. Die Schaltfläche Support des Plugins öffnet im Portal eine Supportanfrage im Namen des mit der Umgebung verknüpften Kontos. In diesem Verhältnis ist NexTool Verantwortliche. Die Anfrage enthält Betreff, Beschreibung, den gewählten Typ und Eintrag, Name und E-Mail des GLPI-Benutzers, der sie geöffnet hat, und die Kennung der Umgebung. Wenn der Administrator die entsprechende Option markiert (standardmäßig nicht markiert, mit Vorschau des Inhalts), enthält die Anfrage außerdem einen technischen Bericht der Umgebung: Versionen von GLPI, PHP und Datenbank, installierte Module und Plugins, automatische Aufgaben und die mit NexTool verbundenen Fehlermeldungen der letzten 7 Tage, wobei E-Mails, IP-Adressen, Passwörter, Tokens sowie Namen und Logins von GLPI-Benutzern vor dem Versand maskiert werden. Der Bericht dient ausschließlich der Diagnose der Anfrage und wird nur vom Support-Team von NexTool eingesehen. Sollte trotz der Maskierung eine Fehlermeldung personenbezogene Daten Dritter enthalten, verarbeitet NexTool diese als Auftragsverarbeiterin, im Auftrag des Kunden und ausschließlich zur Bearbeitung der Anfrage.

3.4 NexTool-Cloud-Dienste (NexTool als Auftragsverarbeiterin)

Einige vom Kunden beauftragte Dienste werden in der Infrastruktur von NexTool und nicht in dessen GLPI verarbeitet. Auch bei diesen Verarbeitungen handelt NexTool als Auftragsverarbeiterin, im Auftrag und nach Weisung des Kunden als Verantwortlichem.

Nutzung des GLPI über Telegram. Beauftragt der Kunde die Nutzung des GLPI über Telegram, verarbeiten wir auf unserem Server, nur so lange wie nötig, die Kennung, den Vornamen und die Sprache des Telegram-Kontos, den Inhalt der Nachrichten und die für die Antwort erforderlichen GLPI-Daten. Die Kontokennung wird zur Nutzungskontrolle bis zu 24 Stunden gespeichert. Gesendete Dateien gehen direkt an das GLPI des Kunden, ohne über unseren Server zu laufen.

Nutzung des GLPI über WhatsApp. Beauftragt der Kunde das von NexTool verwaltete WhatsApp, wird seine Nummer mit unseren Servern verbunden, direkt oder über den Verbindungsanbieter UZAPI. Wir verarbeiten das Telefon, den Profilnamen, den Inhalt der Nachrichten (Text, Bilder, Dokumente und Audio) und die GLPI-Daten, die erforderlich sind, um jeden Benutzer zu benachrichtigen und zu betreuen. Der Benutzer wird anhand des im GLPI hinterlegten Telefons identifiziert, und jede Aktion respektiert seine Berechtigungen. Wir setzen bei dieser Betreuung keine künstliche Intelligenz ein. Die Nachrichten der Betreuung werden 7 Tage nach der letzten Nachricht der Unterhaltung aus unseren Servern entfernt, die Verknüpfung zwischen Telefon und Benutzer nach 90 Tagen ohne Nutzung. Das WhatsApp-Gateway speichert den Nachrichtenverlauf der Nummer, solange der Dienst aktiv ist.

Chat-Assistent NexBot. NexBot ist ein Chat-Assistent innerhalb des GLPI des Kunden, der auf dem Server von NexTool in Brasilien (São Paulo) verarbeitet wird. Um zu antworten, verarbeiten wir Name, E-Mail, Einheit und Profil des GLPI-Benutzers, die Nachrichten der Unterhaltung und die GLPI-Daten, die der Assistent für ihn abfragt (Tickets, Artikel, Benutzer und Berichte), stets mit den Berechtigungen des Benutzers selbst. Bei den Funktionen mit künstlicher Intelligenz (Fragen, Berichte und Expertenmodus) werden die Frage, der Verlauf und diese Daten an Anthropic und, für die Suche in den Artikeln, die Frage an Voyage AI gesendet, beide in den Vereinigten Staaten, als Unterauftragsverarbeiter von NexTool. Die Unterhaltungen werden gespeichert, solange die Lizenz des Kunden besteht. Der Assistent speichert außerdem eine Zusammenfassung früherer Unterhaltungen jedes Benutzers, die nach 90 Tagen ohne Nutzung gelöscht wird, sowie die Bewertung und den Kommentar der Zufriedenheitsumfrage. Der Benutzer kann die Löschung seiner Unterhaltungen und seiner Zusammenfassung über seine Organisation verlangen, die die Verantwortliche ist.

Funktionen für künstliche Intelligenz des Moduls AI Assist über die Cloud. Das Modul AI Assist hat drei Betriebsarten, die der Administrator des GLPI des Kunden wählt:

• Lokaler Modus: Das GLPI des Kunden ruft direkt den vom Kunden beauftragten KI-Anbieter auf. Nichts läuft über NexTool; es gilt, was diese Erklärung bereits zur Software innerhalb des GLPI des Kunden sagt (Abschnitt 3.3).
• Ihr Schlüssel über die Cloud: Das GLPI des Kunden sendet die Anfrage an die NexTool-Cloud, die sie unter Verwendung des eigenen Schlüssels des Kunden an den vom Kunden beauftragten KI-Anbieter (OpenAI, Google oder Anthropic) weiterleitet. Dieser Schlüssel wird versiegelt übertragen, nur für jede Anfrage im Arbeitsspeicher geöffnet und von NexTool nie gespeichert. Der Anbieter wird vom Kunden gewählt und beauftragt und verarbeitet die Daten gemäß dem Vertrag mit dem Kunden. Dieser Modus besteht bis zur Version 2 des Moduls; ab Version 3.0 ruft das GLPI mit dem eigenen Schlüssel des Kunden den Anbieter direkt auf (lokaler Modus).
• Verwaltet: NexTool stellt den Schlüssel bereit, wählt das Modell und berechnet die Nutzung über vorausbezahltes Guthaben (Abschnitt 3.2). Die Anfrage wird an den Modell-Router OpenRouter, Inc. und über ihn an den Anbieter des Modells (Google, OpenAI, Anthropic oder TypeSafe) in den Vereinigten Staaten gesendet, ausschließlich über Routen, bei denen der Anbieter erklärt, den Inhalt weder zu speichern noch damit zu trainieren.

Was das GLPI des Kunden sendet. Für jede Funktion (Zusammenfassung des Tickets, Antwortvorschlag, Stimmungsanalyse, Antwort anhand der Wissensdatenbank, Erstellung von Artikeln, Erst-Triage und, im verwalteten Modus, Klassifizierung des Tickets beim Öffnen und Kategorieprofil) sendet das Modul nur die strukturierten Daten dieser Funktion: den Text des Tickets (Titel, Beschreibung, öffentliche Folgeaktionen, Aufgaben und Lösung), als Quelle genutzte Auszüge aus Artikeln der Wissensdatenbank, die im Self-Service gestellte Frage oder die Daten der Ticketkategorien. Standardmäßig ersetzt das Modul, bevor die Daten das GLPI verlassen, die Namen der Personen des Tickets durch ihre Rolle (Anforderer, Techniker) und maskiert E-Mails, CPF/CNPJ und Telefonnummern. Der Administrator des Kunden kann diese Schwärzung abschalten; in diesem Fall wird der Inhalt ohne Schwärzung gesendet, und die Entscheidung liegt beim Kunden als Verantwortlichem.

Was NexTool speichert. Anfrage und Antwort werden von der NexTool-Cloud nicht gespeichert. Es bleiben nur: die Metadaten jeder Anfrage (Kennung der Umgebung, kryptografische Zusammenfassung des Inhalts, Funktion, Modell, Verbrauch und Antwortzeit) für 90 Tage; das erzeugte Ergebnis, verschlüsselt, für 24 Stunden, damit dieselbe wiederholte Anfrage nicht erneut verarbeitet oder berechnet wird; Fehlerprotokolle, nur mit Metadaten, für 30 Tage. Weder Inhalt, Anfrage, Antwort noch Schlüssel gelangen in die Logs.

Automatische Klassifizierung von Tickets. Im verwalteten Modus kann der Kunde die künstliche Intelligenz beim Öffnen den Typ und die Kategorie des Tickets festlegen lassen, damit die Regeln des GLPI des Kunden Dringlichkeit, Gruppe und Frist anwenden. Diese Entscheidung organisiert die interne Betreuung und entfaltet keine rechtliche Wirkung gegenüber der Person; der Kunde kann sie im Simulationsmodus betreiben (die KI schlägt vor, das Ticket ändert sich nicht), jede Entscheidung wird im GLPI des Kunden protokolliert, und die Kategorie kann jederzeit von einer Person korrigiert werden. Anträge auf Überprüfung bearbeitet der Kunde als Verantwortlicher.

4. Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten je nach Bereich für die folgenden Zwecke:

• Website: Kontaktanfragen beantworten (mit Eröffnung eines Tickets in unserem GLPI), vorvertragliche und geschäftliche Maßnahmen durchführen, Sicherheit gewährleisten und Betrug/Missbrauch verhindern, die Reichweite messen (mit Ablehnungsmöglichkeit) und Kommentare im Blog ermöglichen.
• Portal: das Konto anlegen und führen, den Zugang authentifizieren (einschließlich 2FA und Social Login), Beauftragung und Zahlung abwickeln, die Rechnung mit den von Ihnen angegebenen Rechnungsdaten ausstellen, Lizenzen ausstellen und verwalten, das Konto mit der GLPI-Umgebung verknüpfen, Support leisten, Mitteilungen und Neuigkeiten über die aktiven Kanäle senden, die von Ihnen genehmigten Erfahrungsberichte auf der Website veröffentlichen, steuerliche und gesetzliche Pflichten erfüllen, Betrug verhindern und einen Audit-Trail führen.
• Plugin/Module: die vom Kunden beauftragten Funktionen (KI-Unterstützung, Messaging, digitale Signatur, Synchronisierung, Geolokalisierung usw.) im Auftrag und nach Weisung des Kunden als Verantwortlichem ausführen und die Lizenzkontrolle betreiben.

5. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung stützt sich auf die für den jeweiligen Zweck geltenden Rechtsgrundlagen der LGPD:

• Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen (Art. 7, V): Konto, Authentifizierung, Beauftragung, Zahlung, Lizenzierung und Verknüpfung der Umgebung; Rechnungsdaten des Profils, die in der Bestellung und der Rechnung verwendet werden; Bearbeitung des Geschäftskontakts; Ausführung der Module im Auftrag des Kunden.
• Erfüllung einer gesetzlichen oder regulatorischen Pflicht (Art. 7, II): steuerliche Daten (die Rechnungskopie jeder Bestellung und die Transaktionsprotokolle), die aufgrund des Steuerrechts 5 (fünf) Jahre aufbewahrt werden, sowie die Aufbewahrung von Zugriffsprotokollen auf Anwendungen gemäß dem Marco Civil da Internet (Gesetz Nr. 12.965/2014).
• Berechtigtes Interesse (Art. 7, IX): Informationssicherheit, Betrugsprävention, Audit, Nutzungstelemetrie und Metriken, einschließlich der Reichweitenmessung der Website, stets nach einer Verhältnismäßigkeitsprüfung und unter Achtung Ihrer Erwartungen und Rechte. Sie können der Messung jederzeit über das Cookie-Banner widersprechen. Auf derselben Grundlage senden wir Inhabern eines Portalkontos Mitteilungen und Neuigkeiten über unsere Produkte und Dienstleistungen per E-Mail: Der Kanal ist bei der Kontoerstellung aktiv und kann jederzeit kostenlos unter „Mein Profil“ oder über den Abmeldelink jeder Nachricht deaktiviert werden; und wir betreuen vertrieblich diejenigen, die uns kontaktiert haben.
• Einwilligung (Art. 7, I, und Art. 8): Veröffentlichung von Erfahrungsberichten auf der Website, Werbe-Cookies, Erfassung der Geolokalisierung und besondere Verarbeitungen, die sie erfordern. Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.

Wenn NexTool als Auftragsverarbeiterin handelt (Plugin/Module), wird die Rechtsgrundlage vom Kunden als Verantwortlichem festgelegt; NexTool verarbeitet die Daten gemäß den Weisungen und dem Vertrag.

6. Cookies und Tracking-Technologien

Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien, nach Kategorien eingeteilt. Cookies zur Werbung werden erst nach ausdrücklicher Zustimmung zur entsprechenden Kategorie im Einwilligungsbanner geladen. Cookies zur Messung sind standardmäßig auf Grundlage des berechtigten Interesses (Art. 7, IX) aktiv und werden nicht mehr geladen, sobald die Kategorie im Banner abgelehnt wird; das Banner erlaubt es, je Kategorie zuzustimmen oder abzulehnen und die Auswahl jederzeit zu ändern.

Unternehmenswebsite:

Cookie/Technologie	Kategorie	Zweck
Theme-Präferenz (localStorage)	Notwendig	Den hellen/dunklen Modus merken; verlässt den Browser nicht
cookie_consent	Notwendig	Ihre Einwilligungspräferenzen speichern
Cloudflare Turnstile	Funktional	CAPTCHA des Kontaktformulars
Cloudflare (CDN/Sicherheit)	Notwendig	Auslieferung und Schutz der Website
giscus (GitHub)	Funktional	Blog-Kommentare (Login wird von GitHub verwaltet)
Google Analytics (_ga, _ga_*)	Messung	Reichweitenmessung - standardmäßig aktiv; deaktiviert, wenn die Kategorie Messung abgelehnt wird
Microsoft Clarity (_clck, _clsk, MUID)	Messung	Heatmap und Sitzungsaufzeichnung zur Diagnose der Benutzerfreundlichkeit - standardmäßig aktiv; wird nicht geladen, wenn die Kategorie Messung abgelehnt wird. Die Kennung MUID kann zu Werbezwecken an Microsoft (Bing) weitergegeben werden
Meta Pixel (_fbp)	Werbung	Kampagnenmessung, benutzerdefinierte Zielgruppen und Remarketing auf Facebook/Instagram - nur nach Einwilligung geladen

Kundenportal: verwendet unbedingt erforderliche Cookies für den Betrieb (authentifizierte Sitzung, CSRF-Schutz, „Angemeldet bleiben“ und Status des Social-Login-Ablaufs). Da sie für die Erbringung des Dienstes wesentlich sind, bedürfen sie keiner Einwilligung, sind hier aber aus Transparenzgründen aufgeführt.

7. Automatisierte Verarbeitung und Künstliche Intelligenz

Einige Module des Plugins bieten Funktionen auf Grundlage künstlicher Intelligenz (zum Beispiel Zusammenfassung von Tickets, Antwortvorschlag, Stimmungsanalyse, semantische Suche und Übersetzung) sowie automatisierte Support-Assistenten (Chatbots in Teams und Telegram und der Chat-Assistent NexBot, beschrieben in Abschnitt 3.4).

• Diese Funktionen verarbeiten den Inhalt der Tickets, um die angeforderte Unterstützung zu erzeugen, treffen aber keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung oder erheblicher Beeinträchtigung der betroffenen Person (Art. 20 LGPD); die Betreuung wird von einem menschlichen Team durchgeführt, und Sie können eine menschliche Überprüfung verlangen.
• In mehreren Modulen wird das Modell BYOK („Bring Your Own Key“) angewendet: Der KI-Anbieter wird vom Kunden selbst beauftragt und konfiguriert, der bestimmt, an welchen Dienst der Inhalt gesendet wird.
• Wenn diese Funktionen Daten an externe Anbieter senden, gelten die Abschnitte 8 (Unterauftragsverarbeiter) und 9 (internationale Übermittlung).
• Im Modul AI Assist kann der Kunde diese Funktionen auch in der NexTool-Cloud verarbeiten lassen, mit seinem Schlüssel („Ihr Schlüssel über die Cloud“) oder im verwalteten Modus; Funktionsweise, gesendete Daten und Aufbewahrungsfristen sind in Abschnitt 3.4 beschrieben.

8. Weitergabe, Auftragsverarbeiter und Unterauftragsverarbeiter

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht. Wir geben Daten nur an Auftragsverarbeiter und Partner weiter, die für die Erbringung der Dienste erforderlich sind, im Rahmen der Zwecke dieser Erklärung. Die wichtigsten sind:

Partner	Funktion	Bereich
Cloudflare	CDN, Sicherheit, CAPTCHA und Eingangstor der NexTool-Cloud-Dienste	Website, Cloud-Dienste
JMBA Soluções	Verwaltung des von NexTool genutzten Cloudflare-Kontos auf Weisung von NexTool	Website, Portal, Cloud-Dienste
Google Analytics	Reichweitenmessung (standardmäßig aktiv, mit Ablehnungsmöglichkeit)	Website, Portal
Microsoft Clarity	Heatmap und Sitzungsaufzeichnung (standardmäßig aktiv, mit Ablehnungsmöglichkeit)	Website
Meta Platforms (Pixel)	Messung von Werbekampagnen und Zielgruppen (nach Einwilligung)	Website
GitHub (giscus)	Blog-Kommentare	Website
Google / GitHub / Microsoft / LinkedIn	Social Login (SSO)	Portal
Stripe	Zahlungsabwicklung (Karte und Boleto) und Abonnements; erhält die Rechnungsdaten der Bestellung, sofern angegeben	Portal
Brevo	Versand von E-Mail-Kampagnen	Portal
ZeptoMail (Zoho Corporation)	Versand der Transaktions-E-Mails des Portals (Verifizierung, Zurücksetzen des Passworts, Hinweise zu Bestellungen und Supportanfragen)	Portal
Zoho Campaigns (Zoho Corporation)	Versand von Mitteilungen und Neuigkeiten per E-Mail an diejenigen, die die Option aktiv halten, mit den in Abschnitt 3.2 beschriebenen Nutzungsdaten des Kontos	Portal
Hostinger	Hosting der Infrastruktur (Server in Brasilien)	Portal/Infrastruktur, Cloud-Dienste
OpenAI, Google, Anthropic	Vom Kunden selbst beauftragte KI-Anbieter, im lokalen Modus und im Modus „Ihr Schlüssel über die Cloud“ (Zusammenfassung, Antwort, Übersetzung, Embeddings); handeln nicht im Namen von NexTool	Module
OpenRouter, Inc.	Router für Modelle künstlicher Intelligenz im verwalteten Modus von AI Assist über die Cloud; nur Routen, bei denen der Anbieter erklärt, den Inhalt weder zu speichern noch damit zu trainieren	Cloud-Dienste (KI)
Google, OpenAI, Anthropic und TypeSafe, über OpenRouter	Verarbeitung der Modelle künstlicher Intelligenz im verwalteten Modus, als Unterauftragsverarbeiter von NexTool	Cloud-Dienste (KI)
NexSuite	Sicherungskopien der Infrastruktur, außerhalb des Servers aufbewahrt	Infrastruktur
Cloudflare (R2), von NexSuite beauftragt	Speicherung der Sicherungskopien	Infrastruktur
Microsoft 365/Teams	Kanal und Identität des Assistenten über Teams	Module
WhatsApp/Meta	Vom Kunden gewählter Nachrichtenkanal	Module, Cloud-Dienste
UZAPI	Anbindung der WhatsApp-Nummer des Kunden an die NexTool-Cloud-Dienste, als Unterauftragsverarbeiterin	Cloud-Dienste
Anthropic	Modelle künstlicher Intelligenz des Chat-Assistenten NexBot, als Unterauftragsverarbeiterin von NexTool	Cloud-Dienste (KI)
Voyage AI	Semantische Suche in den Artikeln des Chat-Assistenten NexBot, als Unterauftragsverarbeiterin von NexTool	Cloud-Dienste (KI)
Microsoft 365	Kalender und Besprechungseinladungen der Dienstleistungszeitpläne	Portal
DeepL, Google Translate	Übersetzung	Module
Mercado Eletrônico	B2B-Einkaufsanforderungen	Module
Autentique	Digitale Signatur	Module
Geocodierungsanbieter	Umwandlung von Koordinaten in eine Adresse	Module

Die detaillierte und aktuelle Liste der Auftragsverarbeiter kann beim Datenschutzbeauftragten angefordert werden (Abschnitt 14). Bei Verarbeitungen, in denen NexTool Auftragsverarbeiterin ist, handeln die oben genannten Partner, die Daten im Namen von NexTool verarbeiten, als Unterauftragsverarbeiter, und die Weitergabe erfolgt im Auftrag und nach Weisung des Kunden als Verantwortlichem. Wir informieren den Kunden rechtzeitig, bevor wir bei diesen Verarbeitungen einen Unterauftragsverarbeiter hinzufügen oder austauschen.

Vom Kunden gewählte Kanäle. Einige Dienste nutzen Nachrichtenplattformen, die der Kunde selbst wählt und die jede Person mit ihrem eigenen Konto verwendet, wie Telegram. Diese Plattformen sind unabhängige Dritte: Sie verarbeiten die Daten nach ihren eigenen Bedingungen und Datenschutzrichtlinien und handeln nicht im Namen von NexTool.

Vom Kunden gewählter Anbieter für künstliche Intelligenz. Im Modus „Ihr Schlüssel über die Cloud“ von AI Assist wird der Anbieter für künstliche Intelligenz (OpenAI, Google oder Anthropic) vom Kunden selbst beauftragt, der seinen Schlüssel angibt; NexTool leitet die Anfrage lediglich an ihn weiter. Im lokalen Modus ruft das GLPI des Kunden diesen Anbieter direkt auf. In beiden Fällen handelt dieser Anbieter nicht im Namen von NexTool: Er verarbeitet die Daten gemäß seinem Vertrag und seinen Bedingungen mit dem Kunden. Dieselben Anbieter handeln nur im verwalteten Modus über OpenRouter als Unterauftragsverarbeiter von NexTool.

9. Internationale Datenübermittlung

Einige Auftragsverarbeiter und Partner haben ihren Sitz außerhalb Brasiliens oder verarbeiten dort Daten (zum Beispiel in den Vereinigten Staaten und in der Europäischen Union), darunter Google, Microsoft, Stripe, Brevo, Zoho, OpenAI, Anthropic, OpenRouter, TypeSafe, Voyage AI, DeepL, Meta, Cloudflare und Geocodierungsanbieter. In diesen Fällen beachtet die internationale Übermittlung die Vorgaben der Art. 33 bis 36 LGPD und die Datenschutzbedingungen des jeweiligen Anbieters. Für Übermittlungen durch die Unterauftragsverarbeiter von NexTool selbst setzen wir die von der ANPD genehmigten Standardvertragsklauseln (Resolution CD/ANPD Nr. 19/2024) als Instrument ein; die Formalisierung dieser Klauseln mit jedem Unterauftragsverarbeiter ist im Gange, und dieser Abschnitt wird nach Abschluss aktualisiert.

Die vom Kunden gewählten Nachrichtenplattformen, wie Telegram, können Daten außerhalb Brasiliens verarbeiten. Diese Übermittlung beruht auf der Wahl des Kanals durch den Kunden und ist im Vertrag mit ihm vorgesehen.

Im verwalteten Modus der Funktionen für künstliche Intelligenz über die Cloud wird der geschwärzte Inhalt der Tickets in den Vereinigten Staaten von OpenRouter und den Anbietern der Modelle verarbeitet, als Unterauftragsverarbeiter von NexTool, nach den Bedingungen des jeweiligen Anbieters und mit den Standardklauseln der ANPD als Instrument, in Formalisierung (vorheriger Absatz). Im Modus „Ihr Schlüssel über die Cloud“ (bis Version 2 des Moduls) erfolgt die Verarbeitung durch den vom Kunden beauftragten Anbieter dort, wo dieser Anbieter sich befindet, in der Regel in den Vereinigten Staaten, und beruht auf der Wahl und dem Vertrag des Kunden mit ihm.

Die von NexTool selbst betriebene Infrastruktur befindet sich in Brasilien (São Paulo): die GLPI-Instanz der Website, die Lizenzierungsinfrastruktur (ContainerAPI), das WhatsApp-Messaging-Gateway, das Backend des Chat-Assistenten NexBot und die Cloud-Dienste mit Anbindung an das GLPI des Kunden. Beim NexBot wird der Inhalt der Funktionen mit künstlicher Intelligenz in den Vereinigten Staaten von Anthropic und Voyage AI verarbeitet, als Unterauftragsverarbeiter von NexTool, mit den Standardklauseln der ANPD als Instrument, in Formalisierung. Der Zugang dieser Dienste zum Internet läuft über das Netz von Cloudflare, das den Datenverkehr außerhalb Brasiliens verarbeiten kann. Die externen Sicherungskopien werden verschlüsselt in Cloudflare R2 außerhalb Brasiliens aufbewahrt. Die Module für digitale Signatur (Autentique) und B2B-Einkauf (Mercado Eletrônico) werden von brasilianischen Unternehmen bereitgestellt; soweit eine Verarbeitung außerhalb Brasiliens stattfindet, gilt ebenfalls die oben beschriebene Regelung zur internationalen Übermittlung.

10. Aufbewahrung und Löschung

Wir bewahren personenbezogene Daten nur so lange auf, wie es für die Zwecke erforderlich ist, für die sie erhoben wurden, unter Beachtung der gesetzlichen Fristen. Kriterien nach Kategorie:

Kategorie	Aufbewahrungskriterium
Kontakt über die Website und geschäftliche Betreuung	Solange eine Geschäftsbeziehung besteht und für die geltende Aufbewahrungsfrist
Mitteilungen und Neuigkeiten	Solange die Option aktiv ist; wenn Sie sie deaktivieren (unter „Mein Profil“ oder über den Abmeldelink), erhalten Sie nichts mehr und werden aus der Versandliste entfernt
Zugriffsprotokolle	Für die Sicherheits-/Diagnosefrist, unter Beachtung des gesetzlichen Mindestmaßes des Marco Civil
Reichweitenmetriken	Für einen begrenzten Zeitraum, aggregiert/anonymisiert
Konto und Lizenzierung (Portal)	Während der Laufzeit des Vertragsverhältnisses und für die anschließenden gesetzlichen Fristen
Lizenzierung und Verteilung (NexTool-Plugin)	Protokoll der Aufrufe des Plugins an unsere Infrastruktur: Inhalt, Header und IP-Adresse werden nach 90 Tagen gelöscht und das Protokoll nach 400 Tagen entfernt; die jeweils jüngste Lizenzprüfung jeder Umgebung wird bis zu 400 Tage vollständig aufbewahrt. Registrierung der Umgebung (Domain, beobachtete IP-Adresse, Versionen, Sprache und Zeitzone) und Verlauf der beobachteten Domains und Adressen: solange die Umgebung registriert ist. Protokoll der Modul-Downloads (Domain und IP-Adresse): als Nachweis der Auslieferung der Lizenzen aufbewahrt. Im GLPI des Kunden gespeicherter Prüfverlauf: 120 Tage
Rechnungsdaten (Profil)	Solange das Konto besteht; Sie können sie jederzeit bearbeiten oder löschen, und sie werden mit der Löschung des Kontos entfernt
Rechnungskopie der Bestellungen und Transaktionen	5 (fünf) Jahre, aufgrund steuerlicher Pflicht, auch nach Löschung des Kontos
Erfahrungsberichte	Veröffentlicht, solange die Genehmigung gilt; mit ihrem Widerruf wird der Erfahrungsbericht von der Website entfernt. Das Protokoll der Genehmigung (Version der Bedingungen, Datum und IP) wird als Nachweis der Einwilligung aufbewahrt
Über das Plugin geöffneter Support	Technischer Bericht: bis zu 90 Tage nach Abschluss der Supportanfrage. Supportanfrage und Unterhaltung: wie Konto und Lizenzierung des Portals. Zur Erstellung der Supportanfrage genutzte Kopie der Anfrage: 90 Tage später gelöscht
Cloud-Dienste (NexTool als Auftragsverarbeiterin)	Gemäß Vertrag mit dem Kunden. Nutzung des GLPI über Telegram: Inhalt der Nachrichten nach der Verarbeitung nicht gespeichert; Kontokennung bis zu 24 Stunden. Funktionen für künstliche Intelligenz über die Cloud: Inhalt von Anfrage und Antwort nicht gespeichert; Metadaten der Anfrage 90 Tage; erzeugtes Ergebnis, verschlüsselt, 24 Stunden; Fehlerprotokolle 30 Tage; Saldo und Buchungen des Guthabens, ohne personenbezogene Daten, solange die Umgebung des Kunden besteht; Sicherungskopien bis zu 6 Monate. Nutzung des GLPI über WhatsApp: Nachrichten der Betreuung 7 Tage nach der letzten; Verknüpfung des Telefons und Status der Unterhaltung 90 Tage ohne Nutzung; Fehlerprotokolle 30 Tage; Verlauf des WhatsApp-Gateways, solange der Dienst aktiv ist. Assistent NexBot: Unterhaltungen, solange die Lizenz besteht; Zusammenfassung der Unterhaltungen 90 Tage ohne Nutzung; Sicherungskopien bis zu 6 Monate. Wenn der Kunde die Verknüpfung nicht mehr hat, wird der Dienst nach 7 Tagen ausgesetzt und die Umgebung 90 Tage später entfernt
Audit-Trail	Für einen mit den Zwecken der Sicherheit und des Nachweises vereinbaren Zeitraum

Nach Ablauf der Fristen werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, außer in Fällen zwingender Aufbewahrung (Art. 16 LGPD).

11. Rechte der betroffenen Person

Nach Art. 18 LGPD können Sie jederzeit:

• das Bestehen einer Verarbeitung bestätigen und auf Ihre Daten zugreifen;
• unvollständige, unrichtige oder veraltete Daten berichtigen;
• die Anonymisierung, Sperrung oder Löschung unnötiger, übermäßiger oder rechtswidrig verarbeiteter Daten verlangen;
• die Übertragbarkeit der Daten verlangen;
• die Löschung von auf Einwilligung beruhend verarbeiteten Daten verlangen;
• Auskunft über die Weitergabe Ihrer Daten erhalten;
• die Einwilligung widerrufen, einschließlich der Genehmigung zur Veröffentlichung eines Erfahrungsberichts, die Sie im Portal selbst zurücknehmen;
• einer auf berechtigtem Interesse beruhenden Verarbeitung widersprechen.

Im Portal können Sie die Konto- und Rechnungsdaten aktualisieren; die Löschung des Kontos erfolgt auf Ihren Wunsch durch unser Team über den Kanal des Datenschutzbeauftragten (Abschnitt 14), mit Ausnahme der Daten, die wir aufgrund gesetzlicher Pflicht aufbewahren müssen (z. B. die Rechnungskopie der Bestellungen und weitere steuerliche Aufzeichnungen).

Für Daten, die innerhalb des GLPI des Kunden verarbeitet werden (in denen NexTool Auftragsverarbeiterin ist), richten Sie die Anfrage an die verantwortliche Organisation; NexTool unterstützt die Bearbeitung.

Zur Ausübung Ihrer Rechte nutzen Sie den Kanal des Datenschutzbeauftragten (Abschnitt 14).

12. Informationssicherheit

Wir ergreifen technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten, darunter: HTTPS/TLS-Verbindung; verschlüsselte Speicherung und Zugriffskontrollen; Zwei-Faktor-Authentifizierung und verschlüsselte Geheimnisse im Portal; Isolierung pro Instanz und pro Datenbank jedes Kunden; signierte Kommunikation (HMAC) zwischen Komponenten; Prinzip der minimalen Rechtevergabe; und Audit-Protokolle. Administrative Zugriffe auf Kundendaten (einschließlich der Funktion zur unterstützten Kontoansicht im Portal) werden kontrolliert und protokolliert.

13. Incident-Management

Wir unterhalten Prozesse zur Erkennung, Reaktion und Eindämmung von Sicherheitsvorfällen. Tritt ein Vorfall auf, der ein relevantes Risiko oder einen relevanten Schaden für die betroffenen Personen mit sich bringen kann, informieren wir die Nationale Datenschutzbehörde (ANPD) und die betroffenen Personen gemäß Art. 48 LGPD. Wenn wir als Auftragsverarbeiterin handeln, informieren wir den Kunden als Verantwortlichen, damit er seine Pflichten erfüllen kann.

14. Datenschutzbeauftragter (DPO)

NexTool stellt einen Kontaktkanal zu ihrem Datenschutzbeauftragten bereit, für Klarstellungen zu dieser Erklärung und zur Ausübung von Rechten:

• Datenschutzbeauftragter: Richard Loureiro Leite
• E-Mail: [email protected]

15. NexTool MCP (KI-Konnektor für GLPI)

Das NexTool MCP for GLPI ist der von NexTool unter mcp.nextoolsolutions.com gehostete Konnektor. Er verbindet einen von Ihnen gewählten Assistenten für künstliche Intelligenz (zum Beispiel Claude, ChatGPT, Claude Code, Cursor oder VS Code) über das Protokoll MCP (Model Context Protocol) mit einem GLPI, auf das Sie zugreifen dürfen. Zur Nutzung legen Sie ein Konto im Kundenportal an und registrieren die Verbindung zu Ihrem GLPI unter Mein Konto > NexTool MCP. Dieser Abschnitt beschreibt die Daten, die der Dienst verarbeitet; der übrige Teil dieser Erklärung gilt, soweit anwendbar. Die Open-Source-Version, die der Nutzer selbst auf seinem Rechner oder Server installiert, läuft nicht über NexTool und wird von diesem Abschnitt nicht erfasst.

15.1 Rollen

In Bezug auf das Konto im Portal, die Zugriffsschlüssel, die Autorisierungen und die technischen Nutzungsprotokolle ist NexTool Verantwortliche. Die GLPI-Daten, die durch den Konnektor laufen, gehören der Organisation, der das GLPI gehört; indem NexTool die Aufrufe auf Anweisung dessen weiterleitet, der die Verbindung registriert hat, handelt sie als Auftragsverarbeiterin (Abschnitt 2).

15.2 Daten, die wir verarbeiten

• Konto im Portal: die in Abschnitt 3.2 beschriebenen Kontodaten (wie Name, E-Mail und Telefon), die für den Login und zur Identifizierung dessen verwendet werden, der den Dienst nutzt.
• Verbindungen zum GLPI: Name und Kennung der Verbindung, Adresse des GLPI, verwendete API (v1, v2 oder beide), Werkzeuggruppen, die Option „nur lesen“, die Version des GLPI sowie Ergebnis und Datum des letzten Tests. Die von Ihnen angegebenen API-Zugangsdaten (Benutzer-Token und App-Token oder Client-ID, Secret, Benutzer und Passwort des OAuth von GLPI 11) werden in dem Moment verschlüsselt, in dem sie empfangen werden, mit einem Schlüssel, den nur der Dienst des Konnektors besitzt. Das Portal speichert nur den verschlüsselten Umschlag und kann ihn nicht öffnen, und die Zugangsdaten werden nie wieder angezeigt.
• Identität des GLPI-Benutzers: Beim Testen der Verbindung speichern wir die Kennung, den Login und das Profil des GLPI-Benutzers, den jede API authentifiziert hat, um sie bei der Verbindung anzuzeigen und zu warnen, wenn das Profil das eines Volladministrators ist.
• Schlüssel und Autorisierungen: Von den Zugriffsschlüsseln (nxm_) speichern wir nur eine kryptografische Zusammenfassung (Hash), das Präfix und die Daten der Erstellung und der letzten Nutzung; der vollständige Schlüssel erscheint nur einmal, bei der Erstellung. Von den per Login (OAuth) autorisierten Anwendungen speichern wir den Namen der Anwendung, die Rückkehradresse, die autorisierte Verbindung, die Daten und die Zugriffstokens, die eine begrenzte Gültigkeit haben.
• Technische Nutzungsprotokolle: Bei jedem Aufruf erfasst der Konnektor Datum und Uhrzeit, Dauer, das Konto, den verwendeten Schlüssel oder die Autorisierung, die Verbindung, den Typ der MCP-Nachricht, den Namen des aufgerufenen Werkzeugs und das Ergebnis. Diese Protokolle enthalten weder den Inhalt der Fragen noch die an die Werkzeuge gesendeten Parameter oder die Antworten. Der Verbindungstest erfasst die Adresse des getesteten GLPI und das Ergebnis.
• Audit-Trail des Portals: Erstellung und Widerruf von Schlüsseln, Registrierung, Test, Änderung und Löschung von Verbindungen sowie Autorisierung oder Widerruf von Anwendungen, mit Datum, IP-Adresse und Browser, ohne Zugangsdaten oder Tokens.
• Erfassung von Geschäftsinteresse: Beim Erzeugen des ersten Zugriffsschlüssels erfassen wir in unserem Vertriebsregister das Interesse des Kontos am NexTool MCP, für einen Kontakt zum Dienst.

15.3 Was wir nicht verarbeiten

• Unterhaltungen: Der Inhalt der Unterhaltungen mit dem Assistenten wird von NexTool weder empfangen noch gespeichert. Der Konnektor empfängt nur die Werkzeugaufrufe, die der Assistent auslöst, und leitet sie an Ihr GLPI weiter.
• GLPI-Daten: Tickets, Assets, Artikel und weitere GLPI-Daten laufen nur während jedes Aufrufs durch den Konnektor und werden nicht gespeichert. Die einzige Ausnahme ist das Ergebnis einer Erstellung (zum Beispiel das Öffnen eines Tickets), das bis zu 2 Minuten nur im Arbeitsspeicher des Dienstes gehalten wird, damit eine wiederholte Anfrage das erste Ergebnis zurückgibt, statt einen doppelten Eintrag zu erzeugen.
• KI-Training: NexTool verwendet weder die Daten Ihres GLPI noch Ihrer Aufrufe zum Training von Modellen künstlicher Intelligenz.

15.4 Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten diese Daten, um den Dienst zu erbringen (den Zugriff zu authentifizieren, den Tarif und die Limits anzuwenden und die Aufrufe an das GLPI weiterzuleiten), auf Grundlage der Vertragserfüllung (Art. 7, V), sowie für Sicherheit, Missbrauchs- und Betrugsprävention, Diagnose und Support, auf Grundlage des berechtigten Interesses (Art. 7, IX). Die Erfassung des Geschäftsinteresses stützt sich ebenfalls auf das berechtigte Interesse, und Sie können ihr über den Kanal des Datenschutzbeauftragten widersprechen (Abschnitt 14).

15.5 Aufbewahrung

• Technische Nutzungsprotokolle des Konnektors: verbleiben in den Protokollen des Dienstes, in rotierenden Dateien begrenzter Größe (bis zu 5 Dateien von 10 MB). Die ältesten werden automatisch gelöscht, sobald neue Protokolle geschrieben werden, und alle werden bei jeder neu installierten Version des Dienstes verworfen. Diese Protokolle gelangen nicht in die Sicherungskopien.
• Verbindungen, verschlüsselte Zugangsdaten und Identität des GLPI-Benutzers: solange die Verbindung besteht. Bei ihrer Löschung werden diese Daten aus dem Portal entfernt und verbleiben nur in den verschlüsselten Sicherungskopien, bis zu 6 Monate.
• Schlüssel und Autorisierungen: Der widerrufene Schlüssel verliert seine Gültigkeit und wird als widerrufen erfasst, nur mit Hash und Präfix. Die Login-Tokens laufen ab (das Zugriffstoken nach etwa 1 Stunde und das Erneuerungstoken nach etwa 30 Tagen), und automatisch registrierte Anwendungen, die 30 Tage nicht genutzt werden, werden entfernt.
• Audit-Trail des Portals: folgt dem Kriterium des Audit-Trails in Abschnitt 10; derzeit gibt es keine automatische Löschung nach Frist.
• Erfassung von Geschäftsinteresse: folgt dem Kriterium der Geschäftskontakte in Abschnitt 10.

15.6 Kontrolle und Widerruf

Unter Mein Konto > NexTool MCP können Sie jederzeit Zugriffsschlüssel widerrufen, autorisierte Anwendungen widerrufen, den Nur-Lese-Modus einschalten und Verbindungen löschen, wodurch die verschlüsselten Zugangsdaten gelöscht werden. Der Widerruf gilt innerhalb von 1 Minute. Sie können die Zugangsdaten auch im GLPI selbst ungültig machen (zum Beispiel durch Erzeugen eines anderen Benutzer-Tokens). Die Löschung des Kontos und die übrigen Rechte der betroffenen Person richten sich nach Abschnitt 11; für Daten, die sich im GLPI befinden, wenden Sie sich an die Organisation, der das GLPI gehört.

15.7 Dritte

• Von Ihnen gewählter KI-Assistent: Der Assistent (wie Claude von Anthropic oder ChatGPT von OpenAI) wird von Ihnen beauftragt und konfiguriert, entscheidet, welche Werkzeuge er aufruft, und empfängt die Ergebnisse, die der Konnektor zurückgibt, einschließlich Daten Ihres GLPI. Er verarbeitet diese Daten nach den Bedingungen und der Datenschutzrichtlinie des Anbieters selbst und handelt nicht im Namen von NexTool. Wählen Sie einen Assistenten und einen Tarif, die mit den Regeln Ihrer Organisation für die GLPI-Daten vereinbar sind.
• Cloudflare: Auslieferungs- und Sicherheitsnetz am Eingang des Dienstes, das auch Anfragelimits pro IP-Adresse anwendet (Abschnitte 8 und 9).
• Hosting: Der Konnektor und das Portal laufen in der von NexTool in Brasilien betriebenen Infrastruktur (Abschnitt 9).

15.8 Sicherheit

Zusätzlich zu den Maßnahmen aus Abschnitt 12 ruft der Konnektor nur öffentliche Adressen auf (lehnt interne Netze ab), folgt keinen Weiterleitungen an eine andere Adresse, hält die Löschwerkzeuge deaktiviert und wendet Nutzungslimits pro Konto und pro Ziel-GLPI an. Jede Aktion im GLPI respektiert die Berechtigungen des GLPI-Benutzers, dessen Zugangsdaten registriert wurden.

16. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Erklärung jederzeit aktualisieren. Bei relevanten Änderungen passen wir das Datum der „letzten Aktualisierung“ oben an und informieren, wenn angemessen, über die verfügbaren Kanäle. Die fortgesetzte Nutzung nach Inkrafttreten der Änderungen bedeutet Kenntnisnahme der aktualisierten Fassung.

17. Kontakt und Gerichtsstand

Bei Fragen zu dieser Erklärung wenden Sie sich an [email protected]. Diese Erklärung unterliegt brasilianischem Recht. Zur Beilegung von Streitigkeiten wird der Gerichtsstand der Comarca São João del-Rei/MG gewählt, unter Verzicht auf jeden anderen.