NexTool Solutions

Los documentos que necesitan firma todavía circulan por correo y WhatsApp — sin trazabilidad, sin estado conocido y desconectados de los tickets que los originaron. El módulo Digital Signature de NexTool, con Autentique, trae ese flujo dentro de GLPI.

Actualización: desde octubre de 2026 (versión 2.0 del módulo), Autentique se contrata como proveedor: el producto Digital Signature (Autentique) ya incluye el módulo. En esta revisión entraron también el enlace de firma por WhatsApp, el envío masivo y lo que cambió en el webhook. La comparación con DocuSeal, DocuSign y TOTVS está en Firma electrónica en GLPI: DocuSeal, Autentique, DocuSign y TOTVS.

El problema

Contratos de prestación de servicios, términos de aceptación, autorizaciones de acceso, actas y rescisiones nacen de un proceso que ya está registrado en un ticket. Pero la firma ocurre fuera de él: alguien exporta el PDF, lo envía por correo, persigue al cliente por WhatsApp y, días después, intenta recordar dónde guardó la versión firmada. GLPI nativo sí almacena el archivo (pestaña Documentos, la tabla glpi_documents) y lo vincula al ticket, pero no tiene ninguna noción de firma: no sabe quién debe firmar, si ya firmó, ni guarda el rastro de evidencias. Cuando alguien pregunta “¿ese contrato se firmó?”, la respuesta sigue siendo buscar en el correo y confiar en que el adjunto correcto siga ahí.

GLPI nativo frente a Digital Signature con Autentique

Conviene separar lo que GLPI hace por sí solo de lo que añade la integración. El núcleo de GLPI es excelente para adjuntar y versionar archivos, pero la firma electrónica nunca estuvo en su alcance:

Sobre la validez en Brasil: la Medida Provisional 2.200-2/2001 (art. 10, § 2) admite la firma electrónica sin certificado ICP-Brasil cuando las partes la aceptan como válida, y la Ley 14.063/2020 llama avanzada a la firma que usa otro medio para comprobar la autoría y la integridad del documento. La firma calificada, con certificado ICP-Brasil, es otra cosa (mira “Cuándo no usarlo”, más abajo).

Cómo funciona

El módulo Digital Signature integra GLPI con Autentique (uno de los cuatro proveedores del módulo, junto a DocuSeal, DocuSign y TOTVS Assinatura Eletrônica) y concentra todo en la pestaña Digital Signature del ticket. A partir de un documento ya adjunto, preparas el envío sin cambiar de sistema:

• Envío directo desde el ticket — el PDF que ya está adjunto va a firma sin copiar archivos entre sistemas. También puedes enviar una plantilla de tu empresa hecha en Word y rellenada con los datos del ticket, la orden de servicio (con el módulo Order Service; mira cómo generar la orden de servicio en PDF en el ticket) o un PDF subido en el momento.
• Varios firmantes con roles — usuarios de GLPI, un grupo entero o correos externos, cada uno con su acción: Firmar, Aprobar, Atestiguar, Reconocer o Acusar recibo.
• Orden de firma — con Exigir orden de firma activado en el envío, cada firmante recibe su turno en la secuencia definida; desactivado, todos firman a la vez.
• Seguimiento en tiempo real — el estado de cada firmante se actualiza con el aviso de Autentique, sin consultar su panel.
• Enlace de firma por WhatsApp — cada firmante pendiente tiene un botón que abre el WhatsApp de quien hizo clic con el mensaje y el enlace listos; si es un usuario de GLPI con móvil registrado, la conversación ya se abre con él. El envío queda en el historial del documento.
• PDF firmado en el ticket — tras la última firma, el PDF final se adjunta al ticket y a todo elemento vinculado, como el ordenador del acta y la ficha de quien firmó.
• Autenticación adicional — foto de un documento de identidad, CPF del firmante y validación por SMS, según la criticidad del documento y el plan de la cuenta de Autentique.
• Modo sandbox — un entorno de pruebas para validar el flujo sin generar cargo.

Envío masivo con Autentique

Para recoger la firma de mucha gente en el mismo documento, como la aceptación de una política por toda la plantilla, Autentique admite el envío masivo del módulo: un documento individual para cada miembro de un grupo de GLPI, con el nombre y el número de empleado de cada uno, más los firmantes fijos que firman todos, como RR. HH. Los documentos salen por una cola y el panel del lote muestra enviados, firmados, rechazados y fallos.

El envío masivo exige el webhook funcionando, con un aviso recibido en los últimos 30 días, y viene desactivado hasta que alguien con permiso lo active en Configuración. Con la exigencia de CPF activada en Autentique, no está disponible.

Cómo habla el módulo con Autentique

La API de Autentique es GraphQL. Al enviar un documento, el módulo arma una mutation equivalente a esta, adjuntando el PDF y la lista de firmantes con la acción de cada uno:

# La API de Autentique es GraphQL. Al enviar un documento del ticket,
# el módulo arma una mutation como esta (el PDF va adjunto al request):
mutation CreateDocument($document: DocumentInput!, $signers: [SignerInput!]!, $file: Upload!, $sandbox: Boolean) {
  createDocument(document: $document, signers: $signers, file: $file, sandbox: $sandbox) {
    id
    name
    signatures {
      public_id
      email
      action { name }
    }
  }
}

# Variables, armadas a partir de la pestaña Digital Signature del ticket:
# {
#   "document": { "name": "Contrato de prestación de servicios - Ticket #1042" },
#   "signers":  [
#     { "email": "[email protected]", "action": "SIGN"    },
#     { "email": "[email protected]",  "action": "APPROVE" }
#   ],
#   "sandbox":  false
# }

El campo action mapea directamente los roles que eliges en la pestaña: SIGN (Firmar), APPROVE (Aprobar), SIGN_AS_A_WITNESS (Atestiguar), RECOGNIZE (Reconocer) y ACKNOWLEDGE_RECEIPT (Acusar recibo). El public_id devuelto para cada firma es el identificador que ata al firmante con el documento en GLPI. Un detalle que nos costó tiempo: el envío por correo no devuelve el enlace de firma. Cuando alguien hace clic en Copiar enlace o en el botón de WhatsApp, el módulo pide a Autentique el enlace de ese firmante (createLinkToSignature).

El webhook, y lo que aprendimos dando soporte

El envío es solo la mitad del trabajo. La pieza que sostiene la trazabilidad es el webhook: en cada evento (firmó, vio, rechazó), Autentique hace un POST a GLPI y la pestaña del ticket se actualiza sola. Operando esto para clientes, algunos detalles ya nos costaron diagnóstico:

• El error más común no está en GLPI, está en Autentique. Quien olvida registrar la URL del webhook en el panel de Autentique ve el documento enviarse y firmarse con normalidad, pero el estado nunca vuelve. Hoy la pestaña Integraciones muestra, debajo de la URL del webhook, la fecha del último aviso recibido y el motivo del último aviso rechazado: después de registrarla, envía un documento de prueba y fírmalo.
• El secreto va en el panel, no en la URL. Autentique firma cada aviso con HMAC en la cabecera X-Autentique-Signature; el mismo secreto tiene que estar en el panel de Autentique y en el campo Secreto del Webhook de GLPI. Un secreto pegado en la URL se rechaza por defecto, porque la URL acaba en los logs.
• Los avisos llegan en ráfaga. Al finalizar un documento llegan tres avisos en pocos segundos. El módulo bloquea el documento mientras procesa y vuelve a leer su estado antes de guardar, para que el PDF firmado se adjunte una sola vez.
• Entidad del documento. El PDF firmado se guarda en la entidad del registro de firma, la misma del elemento desde el que salió el envío, y se adjunta al ticket y a los elementos vinculados.

Este webhook es Autentique avisando a GLPI. Los webhooks nativos de GLPI 11 hacen el camino contrario, de GLPI hacia otros sistemas: mira cómo configurar los webhooks nativos de GLPI 11.

Y, antes de pasar a producción, siempre confirmamos que el sandbox está desactivado. Según la documentación de precios de la API de Autentique, los documentos creados en sandbox no se cobran, pero sirven solo para pruebas: se eliminan automáticamente en unos días y no generan registro de auditoría. Dejar el sandbox activado hace que todo parezca funcionar hasta que alguien necesita el documento con validez.

Cómo activarlo

1. Contrata el proveedor Autentique en el área de cliente del portal: el producto Digital Signature (Autentique) ya incluye el módulo.
2. Instala o actualiza NexTool en tu GLPI 11 o 12 y activa el módulo Digital Signature.
3. En la pestaña Integraciones, sección Autentique, introduce el token de la API de Autentique y el secreto del webhook y usa Probar: la respuesta muestra la cuenta, la organización y los créditos.
4. Registra la URL del webhook en el panel de Autentique, con el mismo secreto.
5. Haz un documento de punta a punta en modo sandbox, desactiva el sandbox y pasa a producción.

Para quién está indicado — y cuándo no usarlo

El módulo está indicado para departamentos de TI y equipos de operaciones que gestionan contratos de prestación de servicios, términos de uso de sistemas, autorizaciones de acceso y cualquier documento que necesite una firma con valor probatorio — sobre todo quien ya usa Autentique y quiere eliminar la desconexión entre la firma y el ticket que la originó.

Cuándo no usarlo:

• Si solo necesitas una firma en pantalla durante la atención presencial, sin plataforma externa ni coste por documento, la firma en pantalla del módulo Order Service encaja mejor.
• Si el documento exige una firma calificada con certificado ICP-Brasil (A1/A3) — algunos actos regulados lo piden — una firma sin certificado puede no bastar; valida antes la exigencia legal. Con un plan de pago de Autentique, el módulo también puede exigir que los firmantes firmen con certificado ICP-Brasil.
• Si tu empresa estandarizó otro proveedor, comprueba si está entre los que el módulo también admite (DocuSeal, DocuSign y TOTVS Assinatura Eletrônica); fuera de ellos, el módulo no aplica.
• Si el documento no nace de ningún registro de GLPI (ticket, contrato, activo, proveedor y otros), la integración no aporta la trazabilidad que es su mayor valor.

Compatibilidad

• GLPI: 11 y 12
• Plan: Con licencia, con el producto Digital Signature (Autentique)
• Plugin: NexTool 6.35.0 o superior

Próximo paso

Autentique es uno de los proveedores del módulo Digital Signature, parte de NexTool, un ecosistema de módulos para ampliar GLPI sin código a medida. Agenda una conversación para una demostración en tu escenario.

Fuentes: documentación de la API de Autentique, precios y sandbox, Medida Provisional 2.200-2/2001 y Ley 14.063/2020. GLPI es una marca registrada de Teclib'. NexTool no está afiliada a Teclib'. Autentique es una marca de su titular.

Revisado por el equipo de NexTool Solutions. Las capturas de pantalla son de GLPI con el plugin NexTool, con datos ficticios.