NexTool Solutions

Os documentos que precisam de assinatura ainda circulam por e-mail e WhatsApp — sem rastreabilidade, sem estado conhecido e desligados dos tickets que os originaram. O módulo Assinatura Digital do NexTool, com o Autentique, traz esse fluxo para dentro do GLPI.

Atualização: desde outubro de 2026 (versão 2.0 do módulo), o Autentique é contratado como fornecedor: o produto Assinatura Digital (Autentique) já inclui o módulo. Nesta revisão entraram também a ligação de assinatura pelo WhatsApp, o envio em massa e o que mudou no webhook. A comparação com DocuSeal, DocuSign e TOTVS está em Assinatura eletrónica no GLPI: DocuSeal, Autentique, DocuSign e TOTVS.

O problema

Contratos de prestação de serviços, termos de aceitação, autorizações de acesso, atas e rescisões nascem de um processo que já está registado num ticket. Mas a assinatura acontece fora dele: alguém exporta o PDF, envia-o por e-mail, insiste com o cliente pelo WhatsApp e, dias depois, tenta lembrar-se de onde guardou a versão assinada. O GLPI nativo até armazena o ficheiro (separador Documentos, tabela glpi_documents) e associa-o ao ticket, mas não tem qualquer noção de assinatura: não sabe quem tem de assinar, se já assinou, nem guarda o rasto de evidências. Quando alguém pergunta “este contrato foi assinado?”, a resposta continua a ser procurar no e-mail e esperar que o anexo certo ainda lá esteja.

GLPI nativo vs Assinatura Digital com Autentique

Vale a pena separar o que o GLPI faz sozinho do que a integração acrescenta. O núcleo do GLPI é ótimo para anexar e versionar ficheiros, mas a assinatura eletrónica nunca fez parte do seu âmbito:

Sobre a validade no Brasil: a Medida Provisória 2.200-2/2001 (art. 10, § 2.º) admite a assinatura eletrónica sem certificado ICP-Brasil quando as partes a aceitam como válida, e a Lei 14.063/2020 chama avançada à assinatura que usa outro meio de comprovar a autoria e a integridade do documento. A assinatura qualificada, com certificado ICP-Brasil, é outra coisa (veja “Quando não usar”, mais abaixo).

Como funciona

O módulo Assinatura Digital liga o GLPI ao Autentique (um dos quatro fornecedores do módulo, ao lado do DocuSeal, da DocuSign e do TOTVS Assinatura Eletrônica) e concentra tudo no separador Assinatura Digital do ticket. A partir de um documento já anexado, prepara o envio sem mudar de sistema:

• Envio direto do ticket — o PDF que já está anexado segue para assinatura sem copiar ficheiros entre sistemas. Também pode enviar um modelo da empresa feito no Word e preenchido com os dados do ticket, a ordem de serviço (com o módulo Ordem de Serviço; veja como gerar a ordem de serviço em PDF no ticket) ou um PDF carregado no momento.
• Vários signatários com papéis — utilizadores do GLPI, um grupo inteiro ou e-mails externos, cada um com a sua ação: Assinar, Aprovar, Testemunhar, Reconhecer ou Acusar receção.
• Ordem de assinatura — com Exigir ordem de assinatura ligado no envio, cada signatário recebe a vez na sequência definida; desligado, todos assinam ao mesmo tempo.
• Acompanhamento em tempo real — o estado de cada signatário é atualizado pelo aviso do Autentique, sem consultar o painel dele.
• Ligação de assinatura pelo WhatsApp — cada signatário pendente tem um botão que abre o WhatsApp de quem clicou com a mensagem e a ligação prontas; se for utilizador do GLPI com telemóvel registado, a conversa já abre com ele. O envio fica no histórico do documento.
• PDF assinado no ticket — após a última assinatura, o PDF final é anexado ao ticket e a todos os itens associados, como o computador do auto e a ficha de quem assinou.
• Autenticação adicional — fotografia de um documento de identificação, CPF do signatário e validação por SMS, conforme a criticidade do documento e o plano da conta do Autentique.
• Modo sandbox — ambiente de testes para validar o fluxo sem gerar cobrança.

Envio em massa pelo Autentique

Para recolher a assinatura de muitas pessoas no mesmo documento, como a ciência de uma política por todos os colaboradores, o Autentique aceita o envio em massa do módulo: um documento individual para cada membro de um grupo do GLPI, com o nome e o número de colaborador de cada um, mais os signatários fixos que assinam todos, como os recursos humanos. Os documentos saem por uma fila e o painel do lote mostra enviados, assinados, recusados e falhas.

O envio em massa exige o webhook a funcionar, com um aviso recebido nos últimos 30 dias, e vem desligado até alguém com permissão o ligar em Configurações. Com a exigência de CPF ligada no Autentique, fica indisponível.

Como o módulo comunica com o Autentique

A API do Autentique é GraphQL. Ao enviar um documento, o módulo monta uma mutation equivalente a esta, anexando o PDF e a lista de signatários com a ação de cada um:

# A API do Autentique é GraphQL. Ao enviar um documento do ticket,
# o módulo monta uma mutation como esta (o PDF vai anexado ao pedido):
mutation CreateDocument($document: DocumentInput!, $signers: [SignerInput!]!, $file: Upload!, $sandbox: Boolean) {
  createDocument(document: $document, signers: $signers, file: $file, sandbox: $sandbox) {
    id
    name
    signatures {
      public_id
      email
      action { name }
    }
  }
}

# Variáveis, montadas a partir do separador Assinatura Digital do ticket:
# {
#   "document": { "name": "Contrato de prestação de serviços - Ticket #1042" },
#   "signers":  [
#     { "email": "[email protected]", "action": "SIGN"    },
#     { "email": "[email protected]",  "action": "APPROVE" }
#   ],
#   "sandbox":  false
# }

O campo action corresponde diretamente aos papéis que escolhe no separador: SIGN (Assinar), APPROVE (Aprovar), SIGN_AS_A_WITNESS (Testemunhar), RECOGNIZE (Reconhecer) e ACKNOWLEDGE_RECEIPT (Acusar receção). O public_id devolvido para cada assinatura é o identificador que liga o signatário ao documento no GLPI. Um detalhe que nos custou tempo: o envio por e-mail não devolve a ligação de assinatura. Quando alguém clica em Copiar ligação ou no botão do WhatsApp, o módulo pede ao Autentique a ligação desse signatário (createLinkToSignature).

O webhook, e o que aprendemos no suporte

O envio é só metade do trabalho. A peça que sustenta a rastreabilidade é o webhook: a cada evento (assinou, visualizou, recusou), o Autentique faz um POST para o GLPI e o separador do ticket atualiza-se sozinho. Ao operar isto para clientes, alguns detalhes já nos custaram diagnóstico:

• O erro mais comum não está no GLPI, está no Autentique. Quem se esquece de registar o URL do webhook no painel do Autentique vê o documento ser enviado e assinado normalmente, mas o estado nunca volta. Hoje o separador Integrações mostra, por baixo do URL do webhook, a data do último aviso recebido e o motivo do último aviso recusado: depois de registar, envie um documento de teste e assine-o.
• O segredo vai no painel, não no URL. O Autentique assina cada aviso com HMAC no cabeçalho X-Autentique-Signature; o mesmo segredo tem de estar no painel do Autentique e no campo Segredo do Webhook do GLPI. Um segredo colado no URL é recusado por omissão, porque o URL acaba nos registos.
• Os avisos chegam em rajada. Na conclusão de um documento chegam três avisos em poucos segundos. O módulo bloqueia o documento enquanto processa e relê o estado antes de gravar, para que o PDF assinado seja anexado uma única vez.
• Entidade do documento. O PDF assinado é gravado na entidade do registo de assinatura, a mesma do item de onde saiu o envio, e anexado ao ticket e aos itens associados.

Este webhook é o Autentique a avisar o GLPI. Os webhooks nativos do GLPI 11 fazem o caminho inverso, do GLPI para outros sistemas: veja como configurar os webhooks nativos do GLPI 11.

E, antes de passar a produção, confirmamos sempre que o sandbox está desligado. Segundo a documentação de preços da API do Autentique, os documentos criados em sandbox não são cobrados, mas servem só para testes: são eliminados automaticamente ao fim de alguns dias e não geram registo de auditoria. Deixar o sandbox ligado faz tudo parecer funcionar até alguém precisar do documento com validade.

Como ativar

1. Contrate o fornecedor Autentique na área de cliente do portal: o produto Assinatura Digital (Autentique) já inclui o módulo.
2. Instale ou atualize o NexTool no seu GLPI 11 ou 12 e ative o módulo Assinatura Digital.
3. No separador Integrações, secção Autentique, indique o token da API do Autentique e o segredo do webhook e use Testar: a resposta mostra a conta, a organização e os créditos.
4. Registe o URL do webhook no painel do Autentique, com o mesmo segredo.
5. Faça um documento de ponta a ponta em modo sandbox, desligue o sandbox e passe a produção.

Para quem é indicado — e quando não usar

O módulo é indicado para departamentos de TI e equipas de operações que gerem contratos de prestação de serviços, termos de utilização de sistemas, autorizações de acesso e qualquer documento que precise de assinatura com valor probatório — sobretudo quem já usa o Autentique e quer eliminar a distância entre a assinatura e o ticket que a originou.

Quando não usar:

• Se só precisa de uma rubrica no ecrã no atendimento presencial, sem plataforma externa nem custo por documento, a assinatura no ecrã do módulo Ordem de Serviço resolve melhor.
• Se o documento exige assinatura qualificada com certificado ICP-Brasil (A1/A3) — alguns atos regulados pedem-no — a assinatura sem certificado pode não bastar; valide antes a exigência legal. Com um plano pago do Autentique, o módulo também pode exigir que os signatários assinem com certificado ICP-Brasil.
• Se a empresa padronizou outro fornecedor, confirme se está entre os que o módulo também suporta (DocuSeal, DocuSign e TOTVS Assinatura Eletrônica); fora deles, o módulo não se aplica.
• Se o documento não nasce de nenhum registo do GLPI (ticket, contrato, ativo, fornecedor e outros), a integração não acrescenta a rastreabilidade que é o seu maior valor.

Compatibilidade

• GLPI: 11 e 12
• Plano: Licenciado, pelo produto Assinatura Digital (Autentique)
• Plugin: NexTool 6.35.0 ou superior

Próximo passo

O Autentique é um dos fornecedores do módulo Assinatura Digital, parte do NexTool, ecossistema de módulos para expandir o GLPI sem desenvolvimento à medida. Marque uma conversa para uma demonstração no seu cenário.

Fontes: documentação da API do Autentique, preços e sandbox, Medida Provisória 2.200-2/2001 e Lei 14.063/2020. GLPI é marca registada da Teclib'. A NexTool não é afiliada da Teclib'. Autentique é marca do respetivo titular.

Revisto pela equipa NexTool Solutions. As capturas de ecrã são do GLPI com o plugin NexTool, com dados fictícios.