NexTool Solutions

Documentos que precisam de assinatura ainda circulam por e-mail e WhatsApp - sem rastreabilidade, sem status conhecido e completamente desligados dos chamados que os originaram. O módulo Autentique do NexTool traz esse fluxo para dentro do GLPI.

O problema

Contratos de prestação de serviço, termos de aceite, autorizações de acesso, atas e distratos nascem de um processo que já está registrado em um chamado. Mas a assinatura acontece fora dele: alguém exporta o PDF, manda por e-mail, cobra o cliente pelo WhatsApp e, dias depois, tenta lembrar onde guardou a versão assinada. O GLPI nativo até armazena o arquivo (aba Documentos, tabela glpi_documents) e o vincula ao chamado, mas não tem qualquer noção de assinatura: não sabe quem precisa assinar, se já assinou, nem guarda a trilha de evidências. Quando alguém pergunta "esse contrato foi assinado?", a resposta continua sendo procurar no e-mail e torcer para o anexo certo ainda estar lá.

GLPI nativo x módulo Autentique

Vale separar o que o GLPI faz sozinho do que a integração acrescenta. O núcleo do GLPI é ótimo para anexar e versionar arquivos, mas assinatura eletrônica nunca esteve no escopo dele:

Como funciona

O módulo Autentique integra o GLPI à plataforma de assinatura digital Autentique e concentra tudo em uma aba Assinatura Digital dentro do chamado. A partir de um documento já anexado, você monta o envelope de assinatura sem trocar de sistema:

• Envio direto do chamado - o PDF que já está anexado vai para assinatura sem copiar arquivos entre sistemas.
• Múltiplos signatários com papéis - adicione quantos forem necessários com ações distintas: Assinar, Aprovar, Testemunhar, Reconhecer ou Acusar recebimento.
• Ordem de assinatura - defina se os signatários assinam em sequência ou simultaneamente, conforme o processo da organização.
• Acompanhamento em tempo real - o status de cada signatário é atualizado por webhook, sem consultar o painel da Autentique.
• Download do documento assinado - após a última assinatura, o PDF final fica disponível no próprio chamado.
• Autenticação adicional - validação por SMS, selfie e outros métodos conforme a criticidade do documento.
• Modo sandbox - ambiente de testes para validar o fluxo sem gerar cobrança na plataforma.

Como o módulo conversa com a Autentique

A API da Autentique é GraphQL. Ao enviar um documento, o módulo monta uma mutation equivalente a esta, anexando o PDF do chamado e a lista de signatários com a ação de cada um:

# A API da Autentique é GraphQL. Ao enviar um documento do chamado,
# o módulo monta uma mutation como esta (o PDF vai anexado ao request):
mutation CriarDocumento($doc: DocumentInput!, $signers: [SignerInput!]!, $arquivo: Upload!) {
  createDocument(sandbox: false, document: $doc, signers: $signers, file: $arquivo) {
    id
    name
    signatures {
      public_id
      email
      action { name }
      link { short_link }
    }
  }
}

# Variáveis, montadas a partir da aba Assinatura Digital do chamado:
# {
#   "doc":     { "name": "Contrato de prestação de serviços - Chamado #1042" },
#   "signers": [
#     { "email": "cliente@empresa.com.br", "action": "SIGN"    },
#     { "email": "gestor@nextool.com.br",  "action": "APPROVE" }
#   ]
# }

O campo action mapeia direto os papéis que você escolhe na aba: SIGN (Assinar), APPROVE (Aprovar), SIGN_AS_A_WITNESS (Testemunhar), RECOGNIZE (Reconhecer) e ACKNOWLEDGE (Acusar recebimento). O public_id devolvido para cada assinatura é o identificador que amarra o signatário ao chamado nos eventos seguintes.

O webhook, e o que aprendemos na sustentação

O envio é só metade do trabalho. A peça que sustenta a rastreabilidade é o webhook: a cada evento (assinou, aprovou, recusou, visualizou), a Autentique faz um POST para o GLPI e a aba do chamado se atualiza sozinha. Operando isso para clientes, três detalhes já nos custaram diagnóstico:

• O erro mais comum não está no GLPI, está na Autentique. Quem esquece de cadastrar a URL do webhook no painel da plataforma vê o documento ser enviado e assinado normalmente, mas o status nunca volta - e o chamado que chega ao suporte é "por que o GLPI não mostra que foi assinado?".
• Webhooks se repetem. Se a Autentique não recebe um 200 rápido, ela reenvia o mesmo evento. Sem idempotência, o mesmo "assinou" entra duas vezes no histórico. Por isso o processamento identifica o evento pelo public_id da assinatura, não pela ordem de chegada.
• Entidade do documento. Ao gravar o PDF assinado de volta em um chamado que vive numa subentidade, o GLPI exige que o documento pertença à mesma entidade do chamado; senão o vínculo Document_Item falha em silêncio e o arquivo "assina, mas some". O módulo herda a entidade do chamado ao gravar o documento final.

E, antes de ir para produção, sempre confirmamos que o sandbox está desligado. Deixá-lo ativo faz a plataforma aceitar o fluxo sem gerar assinatura com validade real - o pior tipo de falso positivo em um processo jurídico, porque tudo parece funcionar até alguém precisar do documento valendo.

Como ativar

1. Instale ou atualize o NexTool no seu GLPI (10 ou 11).
2. Acesse Configuração > NexTool > Módulos.
3. Ative o Autentique e clique em Configurar.
4. Informe o token da API da Autentique e o segredo do webhook.
5. Cadastre a URL do webhook no painel da Autentique.
6. Rode um documento em modo sandbox de ponta a ponta antes de liberar em produção.

Para quem é indicado - e quando não usar

O módulo é indicado para departamentos de TI e times de operações que gerenciam contratos de prestação de serviço, termos de uso de sistemas, autorizações de acesso e qualquer documento que precise de assinatura com valor probatório - especialmente quem já usa a Autentique e quer eliminar a desconexão entre a assinatura e o chamado que a originou.

Quando não usar:

• Se você só precisa de uma rubrica em tela no atendimento presencial, sem plataforma externa nem custo por documento, um módulo de assinatura manual (signature pad) resolve melhor.
• Se o documento exige assinatura qualificada com certificado ICP-Brasil (A1/A3) - alguns atos regulados pedem isso - a assinatura avançada pode não bastar; valide a exigência legal antes.
• Se a empresa padronizou outra plataforma que não a Autentique, o módulo não se aplica.
• Se o documento não nasce de um chamado, a integração não agrega a rastreabilidade que é o seu maior valor.

Compatibilidade

• GLPI: 10.0+ e 11.0+
• Plano: Sob demanda
• Plugin: NexTool 3.x+

Próximo passo

O Autentique faz parte do NexTool, ecossistema de módulos para expandir o GLPI sem customizações de código. Fale com a equipe para uma demonstração no seu cenário.

Este conteúdo foi produzido com auxílio de inteligência artificial e revisado pela equipe NexTool Solutions.