Der GLPI Agent liefert Ihnen in wenigen Tagen Hunderte von Assets – und kein einziges davon mit Kaufwert, Garantie oder Lieferant. Die automatische Inventarisierung füllt die Hardware aus; der finanzielle Lebenszyklus – Beschaffung, Abschreibung, Garantiewarnung und Entsorgung – ist eine eigene Ebene, liegt in der Registerkarte Verwaltung und in der Tabelle glpi_infocoms, und genau dort bleibt fast jedes Asset-Management-Projekt auf halber Strecke stehen. Dieser Leitfaden bildet die fünf Phasen auf die realen GLPI-Objekte ab, zeigt den Cron, der die Warnungen auslöst, und die Abfrage, mit der wir im Support Assets ohne Abschreibungsdaten aufspüren.
Was die automatische Inventarisierung nicht ausfüllt
Die erste Enttäuschung ist in fast jedem Projekt dieselbe: Der Kunde installiert den GLPI Agent, sieht 400 Rechner mit CPU, RAM, Festplatte und Seriennummer erscheinen und folgert, „die Asset-Verwaltung ist fertig“. Ist sie nicht. Der Agent erfasst, was das Betriebssystem über sich selbst weiß – und dieses weiß nicht, wie viel der Rechner gekostet hat, bei wem er gekauft wurde, wann die Garantie abläuft oder welcher Kostenstelle er zugeordnet ist. All diese Daten liegen im Infocom (Registerkarte Verwaltung des Assets, Tabelle glpi_infocoms) und werden manuell erfasst oder importiert. Keine Version des Agenten füllt sie aus, und genau diese Verwechslung begegnet uns in übernommenen Umgebungen am häufigsten: ein schönes Inventar, ein leerer finanzieller Lebenszyklus. Ohne Infocom gibt es keine Abschreibung, keine Garantiewarnung und keine Gesamtkosten – der Lebenszyklus existiert unter der Oberfläche schlicht nicht.
Die fünf Phasen, abgebildet auf GLPI-Objekte
Bevor Sie etwas konfigurieren, lohnt es sich zu wissen, wo jede Phase in GLPI tatsächlich liegt. Es gibt kein Modul „Lebenszyklus“; es gibt Felder, Status und Tabellen, die zusammen den Zyklus bilden. Diese Übersicht nutzen wir als Checkliste für die Einführung:
| Phase | Ort in GLPI | Tabelle | Befüllt durch |
|---|---|---|---|
| Beschaffung | Registerkarte Verwaltung: Lieferant, Rechnung, Wert, Garantie | glpi_infocoms | Manuell oder CSV-Import |
| Bereitstellung | Status + Standort + Benutzer/Gruppe | glpi_states, glpi_locations | Agent (Spezifikationen) + manuell (Status/Standort) |
| Betrieb | Mit dem Asset verknüpfte Tickets | glpi_items_tickets | Automatisch, beim Erstellen des Tickets |
| Abschreibung | Registerkarte Verwaltung: Typ, Dauer, Koeffizient | glpi_infocoms (sink_type, sink_time) | Automatische Berechnung durch GLPI |
| Entsorgung | Status „Entsorgt“ + angehängtes Dokument | glpi_states, glpi_documents_items | Manuell |
Beachten Sie, dass nur zwei Zeilen automatisch sind: die Hardware-Spezifikationen und die Verknüpfung zwischen Asset und Ticket. Alles andere – also das, was dem Asset seine finanzielle Bedeutung gibt – ist menschliche Entscheidung und Disziplin. Deshalb scheitert Asset-Management am Prozess, nicht am Werkzeug.
Beschaffung: Infocom ist der Kern des Zyklus
Die Beschaffungsphase läuft darauf hinaus, den Infocom sauber auszufüllen. Die Felder, auf die es ankommt und die den gesamten restlichen Zyklus tragen:
- Lieferant, Rechnungsnummer und Kaufdatum – Rückverfolgbarkeit und Grundlage für einen Garantiefall.
- Wert – Berechnungsgrundlage der Abschreibung; ohne ihn ergibt sich nie ein Restwert.
- Garantiedauer – in Monaten; verwenden Sie
-1für eine lebenslange Garantie. Ab diesem Datum wird die Warnung ausgelöst. - Budget – verknüpft ein Asset mit einer Kostenstelle für Berichte nach Budgetposten.
Dies bei 400 Assets von Hand auszufüllen ist nicht machbar, daher importieren wir bei der Einführung den Infocom zusammen mit dem Bestand per CSV aus der Einkaufstabelle und gleichen über die Seriennummer ab. Der typische Fehler: den Wert „für später“ leer zu lassen. Später kommt nie, und die Abschreibung ist von Anfang an tot.
Status: ein schlanker Zustandsautomat
Der Status eines Assets (Feld states_id, Tabelle glpi_states) bewegt es durch den Zyklus: In Benutzung, Im Lager, In Reparatur, Entsorgt. Der Status ist unter Einrichtung > Dropdowns > Status frei konfigurierbar, und genau hier lauert die zweite Falle aus der Praxis: die Status-Explosion. Wir haben Umgebungen mit dreißig Status gesehen („In Benutzung – Zentrale“, „In Benutzung – Filiale 2“, „In Benutzung – Notebook“ …), die in der Praxis Status mit Standort und Typ vermischen und jeden Bericht nach Zustand unbrauchbar machen. Ein Status ist ein Zustandsautomat, keine Taxonomie: Halten Sie ein halbes Dutzend, übergreifend für alle Asset-Typen.
Zwei Support-Details zu Status und Agent. Erstens: In der Konfiguration des nativen Inventars legen Sie den Standardstatus neu erkannter Assets fest – setzen Sie ihn auf „Im Lager“, damit ein neuer Rechner nicht gleich als „In Benutzung“ erscheint. Zweitens: Inventarisierte Assets sind dynamisch (is_dynamic = 1); löschen Sie ein Asset, wenn der Agent es noch sieht, taucht es im nächsten Zyklus wieder auf. Um es wirklich zu entfernen, deinstallieren Sie den Agenten auf dem Rechner oder sperren Sie den Eintrag – löschen Sie es nie nur in der Oberfläche.
Abschreibung: linear oder degressiv
Sind Wert und Kaufdatum im Infocom hinterlegt, berechnet GLPI den Restwert selbstständig. Die Methode wählen Sie direkt am Asset:
| Typ (sink_type) | Wie abgeschrieben wird | Wann einsetzen |
|---|---|---|
| Linear | Fester Betrag pro Jahr über die Nutzungsdauer (sink_time) | Buchhalterischer Standard für die meisten IT-Assets |
| Degressiv | Höherer Betrag zu Beginn, über einen Koeffizienten (sink_coeff) | Wenn die Steuerpolitik einen beschleunigten Wertverlust verlangt |
Die Dauer (sink_time) wird in Jahren angegeben – typischerweise 3 bis 5 für Computer, je nach Ihrer Richtlinie. Sie können einen globalen Standard festlegen, um ihn nicht bei jedem Asset eintippen zu müssen, doch die tatsächliche Nutzungsdauer variiert je nach Geräteklasse; ein Server wird nicht wie ein Notebook abgeschrieben. Nutzen Sie den Standard für den Normalfall und passen Sie die Ausnahmen an.
Die Warnungen hängen vom richtigen Cron ab
Garantieablauf und Vertragsende werden nur dann zu Benachrichtigungen, wenn die automatische Aktion infocom läuft. Und hier liegt die Falle, die am häufigsten zu „GLPI hat mich nicht gewarnt“ führt: Der Cron im GLPI-Modus (intern) wird durch Seitenaufrufe ausgelöst. In einer Instanz mit wenig Verkehr – typisch für Asset-Management, wo sich nur das IT-Team anmeldet – verzögern sich die automatischen Aktionen oder laufen nie, und die Garantiewarnung geht nie hinaus. Die Lösung: den Cron aus dem internen Modus nehmen und an das Betriebssystem binden:
# /etc/cron.d/glpi - triggers GLPI automatic actions every 5 min.
# Among them the "infocom" action: warranty expiry and contract end alerts.
*/5 * * * * www-data /usr/bin/php /var/www/glpi/front/cron.php >/dev/null 2>&1Stellen Sie danach unter Einrichtung > Automatische Aktionen > infocom den Ausführungsmodus auf CLI/extern um. Ohne diesen Schritt ist der gesamte restliche Garantiezyklus nur Dekoration.
Diagnose-SQL: Assets ohne Abschreibungsdaten
Zu Beginn eines Support-Vertrags messen wir, noch bevor wir über Prozesse sprechen, die Infocom-Lücke: wie viele Computer im Inventar vorhanden sind, aber keinerlei finanzielle Information haben. Diese Assets sind für Abschreibung, Gesamtkosten und Garantiewarnung unsichtbar. Wir führen die Abfrage direkt auf der Datenbank aus, mit einem Nur-Lese-Client, um die exakte Zahl zu erhalten:
-- Computers WITHOUT financial information (infocom):
-- inventoried by the agent, but invisible to depreciation and warranty alerts.
SELECT c.id, c.name, c.serial
FROM glpi_computers c
LEFT JOIN glpi_infocoms i
ON i.itemtype = 'Computer' AND i.items_id = c.id
WHERE c.is_deleted = 0
AND c.is_template = 0
AND i.id IS NULL
ORDER BY c.name;Dasselbe Muster gilt für Monitore, Drucker und Netzwerkgeräte – tauschen Sie Tabelle und itemtype aus. Die Zahl, die hier herauskommt, ist der tatsächliche Umfang der finanziellen Erfassungsarbeit und meist ein heilsamer Schock für alle, die den Bestand für „komplett erfasst“ hielten.
Entsorgung mit Nachweis für die LGPD
Lebensende heißt nicht nur, den Status auf „Entsorgt“ zu ändern. Geräte mit Daten (Notebook, Server, Storage) verlassen ein Unternehmen mit personenbezogenen Informationen darauf, und die Entsorgung braucht einen prüfbaren Nachweis für die LGPD. In GLPI: Ändern Sie den Status, tragen Sie im Infocom ein Datum für das Nutzungsende ein und hängen Sie den Verbleibsnachweis (Zertifikat über die Festplattenvernichtung, Schenkungsvereinbarung, Recyclingnachweis für Elektroschrott) dem Asset als Dokument an. Wenn der Datenschutzbeauftragte dann fragt „Beweisen Sie, dass die Festplatte im Notebook des ausgeschiedenen Mitarbeiters vernichtet wurde“, steht die Antwort im Asset selbst und nicht im Gedächtnis von irgendwem. Löschen Sie ein entsorgtes Asset nicht: Es ist der Beweis. Nehmen Sie es lediglich per Statusfilter aus den operativen Berichten heraus.
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Geprüft vom Team von NexTool Solutions.
