1. Introduction et identification

NexTool Soluções, immatriculée au CNPJ sous le nº 38.239.534/0001-48 (« NexTool », « NexTool Solutions », « nous » ou « notre »), responsable du domaine nextoolsolutions.com et des services qui y sont associés, respecte la vie privée des personnes concernées et s'engage à protéger les données personnelles qu'elle traite, conformément à la Loi nº 13.709/2018 (Loi générale brésilienne sur la protection des données personnelles - LGPD).

La présente Politique de confidentialité décrit la manière dont nous traitons les données personnelles dans les cinq volets de notre écosystème :

• Site institutionnel (nextoolsolutions.com) : pages informatives, blog et formulaires de contact ;
• Portail clients (app.nextoolsolutions.com) : inscription, authentification, gestion de compte, souscription, paiement et licence des modules ;
• Plugin NexTool pour GLPI et ses modules : logiciel installé sur l'infrastructure du client, comprenant des fonctionnalités d'intelligence artificielle, de messagerie et d'intégrations avec des services externes.
• Services cloud de NexTool liés au GLPI du client : services souscrits par le client et traités sur l'infrastructure de NexTool, et non au sein de son GLPI, tels que l'utilisation de GLPI via Telegram et les fonctions d'intelligence artificielle du module AI Assist traitées dans le cloud.
• NexTool MCP for GLPI (mcp.nextoolsolutions.com) : connecteur hébergé qui relie l'assistant d'intelligence artificielle choisi par l'utilisateur à un GLPI auquel il est autorisé à accéder (section 15).

En utilisant l'un de ces volets, vous déclarez avoir pris connaissance de la présente Politique. Nous vous recommandons d'en faire une lecture intégrale. En cas de doute, utilisez le canal du Délégué indiqué à la section 14.

2. Rôles dans le traitement : Responsable du traitement et Sous-traitant

La LGPD distingue le Responsable du traitement (à qui incombent les décisions relatives au traitement - Art. 5º, VI) du Sous-traitant (qui traite les données pour le compte du Responsable - Art. 5º, VII). Dans notre écosystème, NexTool intervient dans les deux rôles, selon le volet :

Volet	Rôle de NexTool	Responsable des données
Site institutionnel	Responsable du traitement	NexTool
Portail clients (compte, paiement, licence)	Responsable du traitement	NexTool
Plugin et modules s'exécutant au sein du GLPI du client	Sous-traitant	Le client (organisation qui exploite l'instance GLPI)
Services cloud de NexTool liés au GLPI du client (par exemple, l'utilisation de GLPI via Telegram et WhatsApp, l'assistant de chat NexBot et les fonctions d'intelligence artificielle du module AI Assist traitées dans le cloud)	Sous-traitant	Le client (organisation qui souscrit le service et exploite l'instance GLPI)
NexTool MCP : compte, clés d'accès, autorisations et journaux techniques d'utilisation	Responsable du traitement	NexTool
NexTool MCP : données du GLPI qui transitent par le connecteur pendant chaque appel	Sous-traitant	L'organisation propriétaire du GLPI connecté

Ce que cela signifie en pratique : lorsque vous naviguez sur notre site ou créez un compte sur le Portail, NexTool décide des finalités et des moyens du traitement et est votre interlocuteur direct. En revanche, les données qui résident au sein de l'instance GLPI du client (utilisateurs, tickets, pièces jointes) appartiennent au client, qui est le Responsable du traitement ; dans ces cas, NexTool agit en qualité de Sous-traitant, traitant les données pour le compte et sur instruction du client, conformément au contrat et aux instructions. Si vous êtes collaborateur d'une organisation cliente et souhaitez exercer des droits sur des données traitées au sein de son GLPI, votre demande doit d'abord être adressée à votre organisation (Responsable du traitement) ; NexTool apportera son soutien en qualité de Sous-traitant. Certains services souscrits par le client sont traités sur l'infrastructure de NexTool elle-même, et non au sein du GLPI du client. C'est le cas de l'utilisation de GLPI via Telegram : les messages passent par le serveur de NexTool, qui interroge le GLPI du client et renvoie la réponse. Dans ces cas aussi, le client est le Responsable du traitement et NexTool agit en qualité de Sous-traitant, pour le compte et sur instruction du client. NexTool ne conserve pas le contenu des messages après les avoir traités. Il en va de même pour les fonctions d'intelligence artificielle du module AI Assist lorsque le client choisit de les traiter dans le cloud de NexTool : le GLPI du client envoie à NexTool les données nécessaires à chaque fonction, NexTool compose la requête au modèle d'intelligence artificielle, reçoit la réponse et la renvoie au GLPI. Le client est le Responsable du traitement et NexTool agit en qualité de Sous-traitant. NexTool ne conserve pas le contenu envoyé et n'utilise pas ce contenu à ses propres fins ni pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle.

3. Données que nous traitons, par volet

3.1 Site institutionnel (NexTool en tant que Responsable du traitement)

• Données des formulaires de contact et du NexTool MCP : nom, e-mail, téléphone, objet et contenu du message (texte libre, susceptible de contenir d'autres données que vous décidez de communiquer), ainsi que la langue de la page. Ces données sont enregistrées comme contact commercial dans notre Portail clients et, si l'e-mail possède déjà un compte, y sont rattachées.
• Données techniques de navigation : adresse IP, User-Agent (navigateur et système d'exploitation), pages consultées, date et heure, statut et temps de réponse.
• Mesure d'audience du blog : pour compter les consultations par publication, l'adresse IP est transformée en un code irréversible, différent pour chaque publication, et n'est pas conservée. L'historique quotidien des consultations est conservé pendant 30 jours.
• Commentaires du blog : lorsque vous commentez via le système de commentaires intégré (GitHub Discussions/giscus), votre identifiant de connexion, votre avatar et le contenu du commentaire sont traités directement par la plateforme GitHub.
• Données de mesure et de publicité : identifiants et cookies de mesure (Google Analytics, Microsoft Clarity), actifs par défaut sur le fondement de l’intérêt légitime (Art. 7º, IX) et qui cessent d’être chargés dès que la catégorie est refusée dans la bannière ; et de publicité (Meta Pixel), chargés uniquement après votre consentement (voir section 6).

3.2 Portail clients (NexTool en tant que Responsable du traitement)

• Données de compte et de contact : nom, e-mail, téléphone (et indication s'il s'agit d'un numéro WhatsApp), entreprise, fonction, site de l'entreprise et profil LinkedIn (ces deux derniers facultatifs), photo de profil (lorsqu'elle est fournie) et pays du compte, renseigné automatiquement à partir de l'indicatif téléphonique (ou, à défaut, du fuseau horaire), que vous pouvez corriger dans « Mon profil ».
• Données de facturation (facultatives, uniquement pour les comptes du Brésil) : dans « Données de facturation », vous pouvez enregistrer le destinataire de la facture (nota fiscal) de vos achats : raison sociale ou nom, CNPJ ou CPF, inscription d'État (ou mention d'exonération) et inscription municipale, e-mail et téléphone de facturation et adresse. Ces données sont conservées séparément de votre profil personnel, et aucun achat n'en dépend.
• Copie de facturation de chaque commande : si votre profil de facturation est complet au moment de l'achat, nous conservons une copie de ces données liée à la commande. C'est elle qui sert à émettre la facture, et elle ne change pas si vous modifiez ou supprimez le profil par la suite. Au même moment, la raison sociale ou le nom, le CNPJ ou CPF, l'adresse et l'e-mail de facturation sont transmis à votre fiche client chez Stripe.
• Identifiants et secrets d'authentification : mot de passe (stocké sous forme chiffrée), jetons « se souvenir de moi » et secrets d'authentification à deux facteurs (2FA/MFA). Ces données sont conservées chiffrées et ne sont pas accessibles en clair par notre équipe.
• Identité de connexion sociale (lorsque vous utilisez le SSO) : lorsque vous vous connectez avec Google, GitHub, Microsoft ou LinkedIn, nous recevons du fournisseur votre nom, votre e-mail et un identifiant du compte.
• Données de paiement : le traitement de la carte est effectué par Stripe. Nous ne stockons pas le numéro complet de la carte ; nous conservons uniquement un miroir minimal (identifiant du client chez Stripe, réseau de la carte et les quatre derniers chiffres) ainsi que les données de l'abonnement.
• Données de licence : clé et statut de la licence, plan, modules activés, lien entre votre compte et l'environnement GLPI auquel la licence s'applique, et historique des transactions.
• Données de session, d'appareil et d'audit : adresse IP, User-Agent, journaux d'accès et piste d'audit des actions pertinentes (ex. : connexion, association d'environnement, modification de licence).
• Tunnel commercial : lorsque vous nous contactez via le site ou manifestez votre intérêt, nous enregistrons le contact (nom, e-mail, téléphone et notes de l'équipe sur l'échange) et pouvons vous rappeler par e-mail ou WhatsApp les relances convenues.
• Calendriers de service : pour les services assortis d'un calendrier, nous conservons le nom et l'e-mail des participants désignés par le client, les notes du calendrier et les invitations aux réunions envoyées depuis l'agenda de NexTool (Microsoft 365).
• Préférences et communication : préférences d'affichage et l'option de réception des communications et actualités par e-mail, active dès la création du compte et pouvant être désactivée à tout moment dans « Mon profil » ou via le lien de désinscription de chaque message. Pour choisir le contenu pertinent pour chaque client, l'envoi utilise également des données d'utilisation du compte (version de GLPI, modules utilisés et sous licence, plan, statut payant ou non du compte, environnements et dernier accès).
• Témoignages sur les modules et les services : lorsque vous évaluez un module que vous utilisez ou un service pour lequel l'équipe NexTool vous a invité, nous conservons la note et le texte. Les notes de 1 à 3 deviennent une demande d'assistance et ne sont pas publiées, pas plus que l'envoi « à l'équipe uniquement ». Si vous cliquez sur « Publier mon témoignage », nous enregistrons votre autorisation (version des conditions de publication, date et adresse IP), et le témoignage est relu par l'équipe, qui ne modifie pas le texte. Une fois approuvé, il est publié sur le site de NexTool avec vos nom, fonction et entreprise et les liens vers le site de l'entreprise et votre LinkedIn, tels qu'ils figurent dans votre profil : si vous modifiez votre profil, le témoignage publié suit. Vous pouvez retirer l'autorisation à tout moment dans le Portail, et le témoignage est retiré du site.
• Crédits pour l'intelligence artificielle gérée : le mode géré des fonctions d'intelligence artificielle du module AI Assist (section 3.4) est payé par des crédits prépayés, achetés sur le Portail et réglés via Stripe, comme les autres achats du Portail. Le solde de crédits est tenu par environnement GLPI du client, identifié par la clé du lien, et enregistre les achats, la consommation, les remboursements et les ajustements. Cet enregistrement ne contient pas de données personnelles des personnes figurant dans les tickets ; la consommation est mesurée en tokens et en coût par requête, sans le contenu. Le solde et les écritures sont conservés tant que l'environnement existe. Les crédits ont une durée de validité : 12 mois à compter de chaque achat et 30 jours pour le quota gratuit ; la consommation puise toujours dans le crédit qui expire en premier et ce qui n'est pas utilisé à cette date sort du solde, avec l'écriture correspondante dans le relevé. Le client est averti par e-mail 30 jours avant l'expiration.

3.3 Plugin NexTool et modules (NexTool en tant que Sous-traitant)

Le plugin NexTool et ses modules s'exécutent au sein de l'instance GLPI du client, sur des données qui appartiennent au client (utilisateurs, tickets, pièces jointes). Dans ces traitements, NexTool agit en qualité de Sous-traitant. Les catégories de données concernées dépendent des modules activés par le client et comprennent :

• Identification des utilisateurs de GLPI (nom, e-mail, identifiant de connexion) des techniciens, agents et demandeurs ;
• Contenu des tickets ITIL (descriptions, suivis, tâches, solutions et pièces jointes), pouvant contenir des données personnelles de tiers communiquées par le demandeur ;
• Identité professionnelle via Microsoft Teams/Azure AD (nom, e-mail professionnel, identifiant du compte et tenant) et contenu des messages, lorsque le client active l'assistant de service via Teams ;
• Téléphone/WhatsApp, identifiant Telegram et contenu des messages, lorsque les modules de messagerie sont activés ;
• Géolocalisation (coordonnées), capturée uniquement sous réserve de l'autorisation explicite de l'utilisateur dans le navigateur, lorsque le module de géolocalisation est activé ;
• Données du signataire (nom, e-mail, CPF, document et téléphone pour validation) lorsque le module de signature électronique est activé ;
• Données du demandeur/approbateur dans les intégrations d'achat B2B ;
• Données des tickets synchronisés entre instances GLPI, lorsque la synchronisation est activée.

Gestion de licence et distribution. Pour valider la licence et livrer les modules et les mises à jour, le plugin communique avec notre infrastructure de gestion de licence (ContainerAPI). Dans cette relation, NexTool est Responsable du traitement. Le plugin n'envoie que des données techniques de l'installation :

• le domaine de l'instance GLPI et un identifiant de l'environnement généré par le plugin ;
• la clé de licence, uniquement tant que l'environnement n'a pas encore cet identifiant ;
• les versions du plugin, de GLPI et de PHP, ainsi que la langue par défaut et le fuseau horaire configurés sur l'instance (jamais la préférence de chaque utilisateur) ;
• la liste des modules NexTool de l'instance, avec leur version et leur état, et l'origine de chaque vérification (tâche automatique, synchronisation manuelle, téléchargement de module) ;
• lorsque le client utilise les services cloud (section 3.4), un résumé technique de la connexion : date du dernier appel accepté, nombre d'appels refusés par motif, identifiant de la clé et écart d'horloge.

Notre serveur enregistre l'adresse IP d'origine de chaque appel. Aucune donnée relative aux utilisateurs ou aux tickets de GLPI ne transite par ce flux ; lorsque l'environnement est associé à un compte du Portail, le serveur renvoie au plugin l'adresse e-mail de ce compte, pour affichage à l'administrateur. Ces données servent au contrôle de licence, à la distribution des modules et des mises à jour, au support, à la prévention de la fraude et à des statistiques d'utilisation par version et par langue. Certains boutons du plugin (ouvrir un ticket de support, souscrire une licence de module, manifester un intérêt) ouvrent le Portail dans le navigateur de l'administrateur et transmettent dans l'adresse le nom du module et, pour le ticket de support, un diagnostic technique du module.

Support ouvert depuis le plugin. Le bouton Support du plugin ouvre une demande sur le Portail, au nom du compte lié à l'environnement. Dans cette relation, NexTool est Responsable du traitement. La demande contient l'objet, la description, le type et l'élément choisis, le nom et l'adresse e-mail de l'utilisateur GLPI qui l'a ouverte et l'identifiant de l'environnement. Si l'administrateur coche l'option correspondante (décochée par défaut, avec aperçu du contenu), la demande contient aussi un rapport technique de l'environnement : versions de GLPI, de PHP et de la base de données, modules et plugins installés, tâches automatiques et messages d'erreur liés à NexTool des 7 derniers jours, avec les adresses e-mail, adresses IP, mots de passe, jetons ainsi que les noms et identifiants des utilisateurs GLPI masqués avant l'envoi. Le rapport sert uniquement au diagnostic de la demande et n'est consulté que par l'équipe de support de NexTool. Si, malgré le masquage, un message d'erreur contient des données personnelles de tiers, NexTool les traite en qualité de Sous-traitant, pour le compte du client et uniquement pour traiter la demande.

3.4 Services cloud de NexTool (NexTool en tant que Sous-traitant)

Certains services souscrits par le client sont traités sur l'infrastructure de NexTool, et non au sein de son GLPI. Dans ces traitements aussi, NexTool agit en qualité de Sous-traitant, pour le compte et sur instruction du client Responsable du traitement.

Utilisation de GLPI via Telegram. Lorsque le client souscrit l'utilisation de GLPI via Telegram, nous traitons sur notre serveur, uniquement pendant le temps nécessaire, l'identifiant, le prénom et la langue du compte Telegram, le contenu des messages et les données du GLPI nécessaires à la réponse. L'identifiant du compte est conservé jusqu'à 24 heures pour le contrôle d'utilisation. Les fichiers envoyés vont directement au GLPI du client, sans passer par notre serveur.

Utilisation de GLPI via WhatsApp. Lorsque le client souscrit le WhatsApp géré par NexTool, son numéro est connecté à nos serveurs, directement ou par l'intermédiaire du fournisseur de connexion UZAPI. Nous traitons le téléphone, le nom du profil, le contenu des messages (texte, images, documents et fichiers audio) et les données du GLPI nécessaires pour notifier et assister chaque utilisateur. L'utilisateur est identifié par le téléphone enregistré dans GLPI, et chaque action respecte ses permissions. Nous n'utilisons pas d'intelligence artificielle dans ce service. Les messages du service sont supprimés de nos serveurs 7 jours après le dernier message de la conversation, et le lien entre le téléphone et l'utilisateur, après 90 jours sans utilisation. La passerelle WhatsApp conserve l'historique des messages du numéro tant que le service est actif.

Assistant de chat NexBot. NexBot est un assistant de chat au sein du GLPI du client, traité sur le serveur de NexTool au Brésil (São Paulo). Pour répondre, nous traitons le nom, l'e-mail, l'entité et le profil de l'utilisateur de GLPI, les messages de la conversation et les données du GLPI que l'assistant consulte pour lui (tickets, articles, utilisateurs et rapports), toujours avec les permissions de l'utilisateur lui-même. Dans les fonctions avec intelligence artificielle (questions, rapports et mode expert), la question, l'historique et ces données sont envoyés à Anthropic et, pour la recherche dans les articles, la question est envoyée à Voyage AI, toutes deux aux États-Unis, en qualité de sous-traitants ultérieurs de NexTool. Les conversations sont conservées tant que la licence du client existe. L'assistant conserve également un résumé des conversations précédentes de chaque utilisateur, supprimé après 90 jours sans utilisation, ainsi que la note et le commentaire de l'enquête de satisfaction. L'utilisateur peut demander la suppression de ses conversations et de son résumé par l'intermédiaire de son organisation, qui est le Responsable du traitement.

Fonctions d'intelligence artificielle du module AI Assist via le cloud. Le module AI Assist dispose de trois modes de fonctionnement, choisis par l'administrateur du GLPI du client :

• Mode local : le GLPI du client appelle directement le fournisseur d'intelligence artificielle souscrit par le client. Rien ne passe par NexTool ; ce que la présente Politique dit déjà du logiciel au sein du GLPI du client s'applique (section 3.3).
• Votre clé via le cloud : le GLPI du client envoie la requête au cloud de NexTool, qui la transmet au fournisseur d'intelligence artificielle souscrit par le client (OpenAI, Google ou Anthropic), en utilisant la clé du client lui-même. Cette clé voyage scellée, n'est ouverte qu'en mémoire, pour chaque requête, et n'est jamais enregistrée par NexTool. Le fournisseur est choisi et souscrit par le client et traite les données conformément à son contrat avec le client. Ce mode existe jusqu'à la version 2 du module ; à partir de la version 3.0, avec la clé du client lui-même, GLPI appelle directement le fournisseur (mode local).
• Géré : NexTool fournit la clé, choisit le modèle et facture l'utilisation en crédits prépayés (section 3.2). La requête est envoyée au routeur de modèles OpenRouter, Inc. et, par son intermédiaire, au fournisseur du modèle (Google, OpenAI, Anthropic ou TypeSafe), aux États-Unis, uniquement sur des routes où le fournisseur déclare ne pas conserver le contenu ni s'en servir pour l'entraînement.

Ce que le GLPI du client envoie. Pour chaque fonction (résumé du ticket, suggestion de réponse, analyse de sentiment, réponse à partir de la base de connaissances, rédaction d'articles, triage initial et, en mode géré, classification du ticket à l'ouverture et profil de catégorie), le module n'envoie que les données structurées de cette fonction : le texte du ticket (titre, description, suivis publics, tâches et solution), des extraits d'articles de la base de connaissances utilisés comme source, la question posée en libre-service, ou les données des catégories de tickets. Par défaut, avant de quitter GLPI, le module remplace les noms des personnes du ticket par leur rôle (demandeur, technicien) et masque les e-mails, les numéros CPF/CNPJ et les téléphones. L'administrateur du client peut désactiver cette anonymisation ; dans ce cas, le contenu est envoyé tel quel et la décision appartient au client, en tant que Responsable du traitement.

Ce que NexTool conserve. La requête et la réponse ne sont pas enregistrées par le cloud de NexTool. Ne subsistent que : les métadonnées de chaque requête (identifiant de l'environnement, empreinte cryptographique du contenu, fonction, modèle, consommation et temps de réponse), pendant 90 jours ; le résultat généré, chiffré, pendant 24 heures, afin que la même requête répétée ne soit ni traitée ni facturée de nouveau ; les enregistrements d'erreur, avec les seules métadonnées, pendant 30 jours. Aucun contenu, requête, réponse ou clé n'est versé dans les journaux.

Classification automatique des tickets. En mode géré, le client peut laisser l'intelligence artificielle définir le type et la catégorie du ticket au moment de son ouverture, afin que les règles du GLPI du client appliquent l'urgence, le groupe et le délai. Cette décision organise le support interne et ne produit aucun effet juridique sur la personne ; le client peut la faire fonctionner en simulation (l'IA suggère, le ticket ne change pas), chaque décision est enregistrée dans le GLPI du client et la catégorie peut être corrigée par une personne à tout moment. Les demandes de révision sont traitées par le client, en tant que Responsable du traitement.

4. Finalités du traitement

Nous traitons les données personnelles aux fins suivantes, selon le volet :

• Site : répondre aux demandes de contact (avec ouverture d'un ticket dans notre GLPI), mener les démarches précontractuelles et commerciales, garantir la sécurité et prévenir la fraude et les abus, mesurer l'audience (avec possibilité de refus) et permettre les commentaires sur le blog.
• Portail : créer et gérer le compte, authentifier l'accès (y compris la 2FA et la connexion sociale), traiter la souscription et le paiement, émettre la facture avec les données de facturation que vous fournissez, émettre et gérer les licences, lier le compte à l'environnement GLPI, fournir le support, envoyer des communications et des actualités par les canaux actifs, publier sur le site les témoignages que vous autorisez, respecter les obligations fiscales et légales, prévenir la fraude et tenir une piste d'audit.
• Plugin/modules : exécuter les fonctionnalités souscrites par le client (assistance par IA, messagerie, signature électronique, synchronisation, géolocalisation, etc.) pour le compte et sur instruction du client Responsable du traitement, et assurer le contrôle de licence.

5. Bases légales

Le traitement se fonde sur les bases légales de la LGPD applicables à chaque finalité :

• Exécution d'un contrat et démarches précontractuelles (Art. 7º, V) : compte, authentification, souscription, paiement, licences et liaison d'environnement ; données du profil de facturation, utilisées dans la commande et sur la facture ; traitement des contacts commerciaux ; exécution des modules pour le compte du client.
• Respect d'une obligation légale ou réglementaire (Art. 7º, II) : données fiscales (la copie de facturation de chaque commande et les registres des transactions), conservées pendant 5 (cinq) ans conformément à la législation fiscale, et conservation des registres d'accès aux applications, conformément au Marco Civil da Internet (Loi nº 12.965/2014).
• Intérêt légitime (Art. 7º, IX) : sécurité de l'information, prévention de la fraude, audit, télémétrie d'utilisation et statistiques, y compris la mesure d'audience du site, toujours sous réserve d'une évaluation de proportionnalité et dans le respect de vos attentes et de vos droits. Vous pouvez vous opposer à la mesure à tout moment via le bandeau de cookies. Sur la même base, nous envoyons des communications et des actualités sur nos produits et services aux titulaires d'un compte sur le Portail, par e-mail : le canal est actif dès la création du compte et peut être désactivé à tout moment, gratuitement, dans « Mon profil » ou via le lien de désinscription de chaque message ; et nous assurons le suivi commercial des personnes qui nous ont contactés.
• Consentement (Art. 7º, I, et Art. 8º) : publication de témoignages sur le site, cookies de publicité, capture de la géolocalisation et traitements spécifiques qui l'exigent. Le consentement peut être révoqué à tout moment.

Lorsque NexTool agit en qualité de Sous-traitant (plugin/modules), la base légale est définie par le client Responsable du traitement ; NexTool traite les données conformément aux instructions et au contrat.

6. Cookies et technologies de suivi

Nous utilisons des cookies et des technologies similaires classés par catégorie. Les cookies de publicité sont chargés uniquement après acceptation explicite de la catégorie correspondante dans le bandeau de consentement. Les cookies de mesure sont actifs par défaut, sur le fondement de l'intérêt légitime (Art. 7º, IX), et cessent d'être chargés dès que vous refusez la catégorie dans le bandeau, qui permet d'accepter ou de refuser par catégorie et de modifier votre choix à tout moment.

Site institutionnel :

Cookie/technologie	Catégorie	Finalité
Préférence de thème (localStorage)	Nécessaire	Mémoriser le mode clair/sombre ; ne quitte pas le navigateur
cookie_consent	Nécessaire	Enregistrer vos préférences de consentement
Cloudflare Turnstile	Fonctionnel	CAPTCHA du formulaire de contact
Cloudflare (CDN/sécurité)	Nécessaire	Distribution et protection du site
giscus (GitHub)	Fonctionnel	Commentaires du blog (connexion gérée par GitHub)
Google Analytics (_ga, _ga_*)	Mesure	Mesure d'audience - actif par défaut ; désactivé en cas de refus de la catégorie Mesure
Microsoft Clarity (_clck, _clsk, MUID)	Mesure	Cartes de chaleur et enregistrement de session pour le diagnostic d'ergonomie - actif par défaut ; non chargé en cas de refus de la catégorie Mesure. L'identifiant MUID peut être partagé avec Microsoft (Bing) à des fins publicitaires
Meta Pixel (_fbp)	Publicité	Mesure des campagnes, audiences personnalisées et remarketing sur Facebook/Instagram - chargé uniquement après consentement

Portail clients : utilise des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement (session authentifiée, protection CSRF, « se souvenir de moi » et état du flux de connexion sociale). Étant essentiels à la fourniture du service, ils ne requièrent pas de consentement, mais sont répertoriés ici par souci de transparence.

7. Traitement automatisé et Intelligence artificielle

Certains modules du plugin offrent des fonctionnalités fondées sur l'intelligence artificielle (par exemple, résumé de tickets, suggestion de réponse, analyse de sentiment, recherche sémantique et traduction) ainsi que des assistants de service automatisés (chatbots sur Teams et Telegram et l'assistant de chat NexBot, décrit à la section 3.4).

• Ces fonctionnalités traitent le contenu des tickets afin de générer l'assistance demandée, mais ne prennent pas de décisions automatisées produisant des effets juridiques ou affectant de manière significative la personne concernée (Art. 20 de la LGPD) ; le service est assuré par une équipe humaine, et vous pouvez demander un réexamen humain.
• Dans plusieurs modules, le modèle BYOK (« apportez votre propre clé ») est adopté : le fournisseur d'IA est souscrit et configuré par le client lui-même, qui détermine vers quel service le contenu est envoyé.
• Lorsque ces fonctionnalités transmettent des données à des fournisseurs externes, les sections 8 (sous-traitants ultérieurs) et 9 (transfert international) s'appliquent.
• Dans le module AI Assist, le client peut également choisir de traiter ces fonctions dans le cloud de NexTool, avec sa propre clé (« votre clé via le cloud ») ou en mode géré ; le fonctionnement, les données envoyées et les durées de conservation sont décrits à la section 3.4.

8. Partage, sous-traitants et sous-traitants ultérieurs

Nous ne vendons pas vos données personnelles. Nous ne partageons les données qu'avec les sous-traitants et partenaires nécessaires à la fourniture des services, dans les limites des finalités de la présente Politique. Les principaux sont :

Partenaire	Fonction	Volet
Cloudflare	CDN, sécurité, CAPTCHA et point d'entrée des services cloud de NexTool	Site, services cloud
JMBA Soluções	Administration, sur instruction de NexTool, du compte Cloudflare utilisé par NexTool	Site, Portail, services cloud
Google Analytics	Mesure d'audience (active par défaut, susceptible de refus)	Site
Microsoft Clarity	Cartes de chaleur et enregistrement de session (actifs par défaut, susceptibles de refus)	Site
Meta Platforms (Pixel)	Mesure des campagnes publicitaires et audiences (après consentement)	Site
GitHub (giscus)	Commentaires du blog	Site
Google / GitHub / Microsoft / LinkedIn	Connexion sociale (SSO)	Portail
Stripe	Traitement des paiements (carte et boleto bancaire) et des abonnements ; reçoit les données de facturation de la commande, lorsqu'elles sont renseignées	Portail
Brevo	Envoi de campagnes par e-mail	Portail
ZeptoMail (Zoho Corporation)	Envoi des e-mails transactionnels du Portail (vérification, réinitialisation de mot de passe, avis de commandes et de demandes de support)	Portail
Zoho Campaigns (Zoho Corporation)	Envoi des communications et actualités par e-mail, aux personnes qui maintiennent l'option active, avec les données d'utilisation du compte décrites à la section 3.2	Portail
Hostinger	Hébergement de l'infrastructure (serveur au Brésil)	Portail/infra, services cloud
OpenAI, Google, Anthropic	Fournisseurs d'IA souscrits par le client lui-même, en mode local et en mode « votre clé via le cloud » (résumé, réponse, traduction, embeddings) ; ils n'agissent pas pour le compte de NexTool	Modules
OpenRouter, Inc.	Routeur de modèles d'intelligence artificielle en mode géré d'AI Assist via le cloud ; uniquement des routes où le fournisseur déclare ne pas conserver le contenu ni s'en servir pour l'entraînement	Services cloud (IA)
Google, OpenAI, Anthropic et TypeSafe, via OpenRouter	Traitement des modèles d'intelligence artificielle en mode géré, en qualité de sous-traitants ultérieurs de NexTool	Services cloud (IA)
NexSuite	Sauvegardes de l'infrastructure, conservées hors du serveur	Infra
Cloudflare (R2), contractée par NexSuite	Stockage des sauvegardes	Infra
Microsoft 365/Teams	Canal et identité de l'assistant via Teams	Modules
WhatsApp/Meta	Canal de messagerie choisi par le client	Modules, services cloud
UZAPI	Connexion du numéro WhatsApp du client aux services cloud de NexTool, en qualité de sous-traitant ultérieur	Services cloud
Anthropic	Modèles d'intelligence artificielle de l'assistant de chat NexBot, en qualité de sous-traitant ultérieur de NexTool	Services cloud (IA)
Voyage AI	Recherche sémantique dans les articles de l'assistant de chat NexBot, en qualité de sous-traitant ultérieur de NexTool	Services cloud (IA)
Microsoft 365	Agenda et invitations aux réunions des calendriers de service	Portail
DeepL, Google Translate	Traduction	Modules
Mercado Eletrônico	Demandes d'achat B2B	Modules
Autentique	Signature électronique	Modules
Fournisseurs de géocodage	Conversion de coordonnées en adresse	Modules

La liste détaillée et à jour des sous-traitants peut être demandée au Délégué (section 14). Dans les traitements où NexTool est Sous-traitant, les partenaires ci-dessus qui traitent des données pour le compte de NexTool agissent en qualité de sous-traitants ultérieurs, et le partage a lieu pour le compte et sur instruction du client Responsable du traitement. Nous informons le client à l'avance avant d'ajouter ou de remplacer un sous-traitant ultérieur dans ces traitements.

Canaux choisis par le client. Certains services utilisent des plateformes de messagerie que le client choisit lui-même et que chaque personne utilise avec son propre compte, comme Telegram. Ces plateformes sont des tiers indépendants : elles traitent les données selon leurs propres conditions et politiques de confidentialité, et n'agissent pas pour le compte de NexTool.

Fournisseur d'intelligence artificielle choisi par le client. En mode « votre clé via le cloud » d'AI Assist, le fournisseur d'intelligence artificielle (OpenAI, Google ou Anthropic) est souscrit par le client lui-même, qui renseigne sa clé ; NexTool ne fait que lui transmettre la requête. En mode local, le GLPI du client appelle directement ce fournisseur. Dans les deux cas, ce fournisseur n'agit pas pour le compte de NexTool : il traite les données selon son contrat et ses conditions avec le client. Ces mêmes fournisseurs n'agissent en qualité de sous-traitants ultérieurs de NexTool qu'en mode géré, via OpenRouter.

9. Transfert international de données

Certains sous-traitants et partenaires sont situés ou traitent des données en dehors du Brésil (par exemple, aux États-Unis et dans l'Union européenne), parmi lesquels Google, Microsoft, Stripe, Brevo, Zoho, OpenAI, Anthropic, OpenRouter, TypeSafe, Voyage AI, DeepL, Meta, Cloudflare et des fournisseurs de géocodage. Dans ces cas, le transfert international respecte les dispositions des Arts. 33 à 36 de la LGPD et les conditions de protection des données de chaque fournisseur. Pour les transferts effectués par les sous-traitants ultérieurs de NexTool elle-même, nous adoptons comme instrument les clauses contractuelles types approuvées par l'ANPD (Résolution CD/ANPD n° 19/2024) ; la formalisation de ces clauses avec chaque sous-traitant ultérieur est en cours, et cette section sera mise à jour lorsqu'elle sera achevée.

Les plateformes de messagerie choisies par le client, comme Telegram, peuvent traiter des données en dehors du Brésil. Ce transfert découle du choix du canal par le client et est prévu dans le contrat conclu avec lui.

En mode géré des fonctions d'intelligence artificielle via le cloud, le contenu anonymisé des tickets est traité aux États-Unis par OpenRouter et par les fournisseurs des modèles, en qualité de sous-traitants ultérieurs de NexTool, selon les conditions de chaque fournisseur et avec les clauses contractuelles types de l'ANPD comme instrument, en cours de formalisation (paragraphe précédent). En mode « votre clé via le cloud » (jusqu'à la version 2 du module), le traitement par le fournisseur souscrit par le client a lieu là où se trouve ce fournisseur, en règle générale aux États-Unis, et découle du choix et du contrat du client avec lui.

L'infrastructure exploitée par NexTool elle-même se trouve au Brésil (São Paulo) : l'instance GLPI du site, l'infrastructure de gestion de licence (ContainerAPI), la passerelle de messagerie WhatsApp, le backend de l'assistant de chat NexBot et les services cloud liés au GLPI du client. Dans NexBot, le contenu des fonctions d'intelligence artificielle est traité aux États-Unis par Anthropic et Voyage AI, en qualité de sous-traitants ultérieurs de NexTool, avec les clauses contractuelles types de l'ANPD comme instrument, en cours de formalisation. L'accès de ces services à internet passe par le réseau de Cloudflare, qui peut traiter le trafic en dehors du Brésil. Les sauvegardes externes sont conservées dans Cloudflare R2, en dehors du Brésil, sous forme chiffrée. Les modules de signature électronique (Autentique) et d'achat B2B (Mercado Eletrônico) sont fournis par des entreprises brésiliennes ; dans la mesure où un traitement quelconque a lieu en dehors du Brésil, le régime de transfert international ci-dessus s'applique également.

10. Conservation et suppression

Nous ne conservons les données personnelles que pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, dans le respect des délais légaux. Critères par catégorie :

Catégorie	Critère de conservation
Contact via le site et suivi commercial	Tant qu'une relation commerciale est en cours et pour le délai de conservation applicable
Communications et actualités	Tant que l'option est active ; lorsque vous la désactivez (dans « Mon profil » ou via le lien de désinscription), vous cessez de les recevoir et êtes retiré de la liste d'envoi
Journaux d'accès	Pour le délai de sécurité/diagnostic, dans le respect du minimum légal du Marco Civil
Statistiques d'audience	Pour une période limitée, de manière agrégée/anonymisée
Compte et licence (portail)	Pendant la durée de la relation contractuelle et pour les délais légaux ultérieurs
Gestion de licence et distribution (plugin NexTool)	Journal des appels du plugin à notre infrastructure : contenu, en-têtes et adresse IP effacés après 90 jours et enregistrement supprimé après 400 jours ; la vérification de licence la plus récente de chaque environnement est conservée intégralement jusqu'à 400 jours. Fiche de l'environnement (domaine, adresse IP observée, versions, langue et fuseau horaire) et historique des domaines et adresses observés : tant que l'environnement est enregistré. Journal des téléchargements de modules (domaine et adresse IP) : conservé comme preuve de la livraison des licences. Historique des vérifications conservé dans le GLPI du client : 120 jours
Données de facturation (profil)	Tant que le compte existe ; vous pouvez les modifier ou les supprimer à tout moment, et elles sont effacées lors de la suppression du compte
Copie de facturation des commandes et transactions	5 (cinq) ans, en vertu d'une obligation fiscale, même après la suppression du compte
Témoignages	Publiés tant que l'autorisation est en vigueur ; lorsque vous la retirez, le témoignage est retiré du site. L'enregistrement de l'autorisation (version des conditions, date et IP) est conservé comme preuve du consentement
Support ouvert depuis le plugin	Rapport technique : jusqu'à 90 jours après la clôture de la demande. Demande et conversation : comme le compte et les licences du Portail. Copie de la demande utilisée pour la créer sur le Portail : supprimée au bout de 90 jours
Services cloud (NexTool en tant que Sous-traitant)	Selon le contrat conclu avec le client. Utilisation de GLPI via Telegram : contenu des messages non conservé après le traitement ; identifiant du compte jusqu'à 24 heures. Fonctions d'intelligence artificielle via le cloud : contenu de la requête et de la réponse non enregistré ; métadonnées de la requête pendant 90 jours ; résultat généré, chiffré, pendant 24 heures ; enregistrements d'erreur pendant 30 jours ; solde et écritures de crédits, sans données personnelles, tant que l'environnement du client existe ; sauvegardes jusqu'à 6 mois. Utilisation de GLPI via WhatsApp : messages du service pendant 7 jours après le dernier ; lien du téléphone et état de la conversation pendant 90 jours sans utilisation ; enregistrements d'erreur pendant 30 jours ; historique de la passerelle WhatsApp tant que le service est actif. Assistant NexBot : conversations tant que la licence existe ; résumé des conversations pendant 90 jours sans utilisation ; sauvegardes jusqu'à 6 mois. Lorsque le client n'a plus le lien, le service est suspendu sous 7 jours et l'environnement est supprimé 90 jours plus tard
Piste d'audit	Pour une période compatible avec les finalités de sécurité et de preuve

À l'expiration des délais, les données sont supprimées ou anonymisées, sauf hypothèses de conservation obligatoire (Art. 16 de la LGPD).

11. Droits de la personne concernée

Conformément à l'Art. 18 de la LGPD, vous pouvez, à tout moment :

• confirmer l'existence d'un traitement et accéder à vos données ;
• corriger des données incomplètes, inexactes ou obsolètes ;
• demander l'anonymisation, le blocage ou la suppression de données inutiles, excessives ou traitées en violation des règles ;
• demander la portabilité des données ;
• demander la suppression des données traitées sur la base du consentement ;
• obtenir des informations sur le partage de vos données ;
• révoquer votre consentement, y compris l'autorisation de publication d'un témoignage, que vous retirez directement dans le Portail ;
• vous opposer à un traitement réalisé sur la base de l'intérêt légitime.

Sur le Portail, vous pouvez mettre à jour les données de compte et de facturation ; la suppression du compte est effectuée par notre équipe, à votre demande, via le canal du Délégué (section 14), sous réserve des données que nous devons conserver en vertu d'une obligation légale (ex. : la copie de facturation des commandes et les autres registres fiscaux).

Pour les données traitées au sein du GLPI du client (où NexTool est Sous-traitant), adressez votre demande à l'organisation Responsable du traitement ; NexTool apportera son soutien au traitement de la demande.

Pour exercer vos droits, utilisez le canal du Délégué (section 14).

12. Sécurité de l'information

Nous adoptons des mesures techniques et organisationnelles pour protéger les données, notamment : connexion HTTPS/TLS ; stockage avec chiffrement et contrôles d'accès ; authentification à deux facteurs et secrets chiffrés sur le Portail ; isolement par instance et par base de données de chaque client ; communication signée (HMAC) entre composants ; principe du moindre privilège ; et journaux d'audit. Les accès administratifs aux données des clients (y compris la fonctionnalité de consultation assistée de compte sur le Portail) sont contrôlés et audités.

13. Gestion des incidents

Nous maintenons des processus de détection, de réponse et de confinement des incidents de sécurité. En cas d'incident susceptible d'entraîner un risque ou un dommage important pour les personnes concernées, nous en informerons l'Autorité nationale de protection des données (ANPD) ainsi que les personnes concernées affectées, conformément à l'Art. 48 de la LGPD. Lorsque nous agissons en qualité de Sous-traitant, nous informerons le client Responsable du traitement afin qu'il puisse remplir ses obligations.

14. Délégué à la protection des données (DPO)

NexTool met à disposition un canal de contact avec son Délégué pour tout éclaircissement sur la présente Politique et pour l'exercice des droits :

• Délégué : Richard Loureiro Leite
• E-mail : [email protected]

15. NexTool MCP (connecteur d'IA pour GLPI)

NexTool MCP for GLPI est le connecteur hébergé par NexTool à l'adresse mcp.nextoolsolutions.com. Il relie un assistant d'intelligence artificielle de votre choix (par exemple Claude, ChatGPT, Claude Code, Cursor ou VS Code) à un GLPI auquel vous êtes autorisé à accéder, via le protocole MCP (Model Context Protocol). Pour l'utiliser, vous créez un compte sur le Portail clients et enregistrez la connexion à votre GLPI dans Mon compte > NexTool MCP. La présente section décrit les données traitées par le service ; le reste de la présente Politique s'applique dans la mesure pertinente. La version open source, que l'utilisateur installe lui-même sur sa machine ou son serveur, ne passe pas par NexTool et n'est pas couverte par la présente section.

15.1 Rôles

Pour le compte du Portail, les clés d'accès, les autorisations et les journaux techniques d'utilisation, NexTool est Responsable du traitement. Les données du GLPI qui transitent par le connecteur appartiennent à l'organisation propriétaire du GLPI ; lorsqu'elle relaie les appels sur instruction de la personne qui a enregistré la connexion, NexTool agit en qualité de Sous-traitant (section 2).

15.2 Données que nous traitons

• Compte du Portail : les données de compte décrites à la section 3.2 (comme le nom, l'e-mail et le téléphone), utilisées pour la connexion et pour identifier qui utilise le service.
• Connexions au GLPI : nom et identifiant de la connexion, adresse du GLPI, API utilisée (v1, v2 ou les deux), groupes d'outils, option lecture seule, version du GLPI ainsi que le résultat et la date du dernier test. Les identifiants d'API que vous fournissez (jeton utilisateur et App-Token, ou client ID, secret, nom d'utilisateur et mot de passe de l'OAuth de GLPI 11) sont chiffrés dès leur réception, avec une clé que seul le service du connecteur détient. Le Portail ne conserve que l'enveloppe chiffrée et ne peut pas l'ouvrir, et les identifiants ne sont jamais réaffichés.
• Identité de l'utilisateur GLPI : lors du test de la connexion, nous conservons l'identifiant, le login et le profil de l'utilisateur GLPI que chaque API a authentifié, pour les afficher sur la connexion et avertir lorsque le profil dispose de droits d'administration complets.
• Clés et autorisations : pour les clés d'accès (nxm_), nous ne conservons qu'une empreinte cryptographique (hash), le préfixe et les dates de création et de dernière utilisation ; la clé complète n'apparaît qu'une seule fois, à sa création. Pour les applications autorisées par connexion (OAuth), nous conservons le nom de l'application, l'adresse de retour, la connexion autorisée, les dates et les jetons d'accès, dont la validité est limitée.
• Journaux techniques d'utilisation : à chaque appel, le connecteur enregistre la date et l'heure, la durée, le compte, la clé ou l'autorisation utilisée, la connexion, le type de message MCP, le nom de l'outil appelé et le résultat. Ces journaux ne contiennent ni le contenu des questions, ni les paramètres envoyés aux outils, ni les réponses. Le test de connexion enregistre l'adresse du GLPI testé et le résultat.
• Piste d'audit du Portail : création et révocation de clés, enregistrement, test, modification et suppression de connexions, et autorisation ou révocation d'applications, avec la date, l'adresse IP et le navigateur, sans identifiants ni jetons.
• Enregistrement d'intérêt commercial : lors de la génération de la première clé d'accès, nous enregistrons dans notre fichier commercial l'intérêt du compte pour NexTool MCP, afin de vous contacter au sujet du service.

15.3 Ce que nous ne traitons pas

• Conversations : le contenu de vos conversations avec l'assistant n'est ni reçu ni stocké par NexTool. Le connecteur reçoit uniquement les appels d'outils que l'assistant décide d'effectuer et les relaie à votre GLPI.
• Données du GLPI : les tickets, actifs, articles et autres données du GLPI transitent par le connecteur uniquement pendant chaque appel et ne sont pas enregistrés. La seule exception est le résultat d'une création (par exemple, l'ouverture d'un ticket), conservé uniquement dans la mémoire du service pendant 2 minutes au maximum, afin qu'une requête répétée renvoie le premier résultat au lieu de créer un enregistrement en double.
• Entraînement d'IA : NexTool n'utilise pas les données de votre GLPI ni vos appels pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle.

15.4 Finalités et bases légales

Nous traitons ces données pour fournir le service (authentifier l'accès, appliquer l'offre et les limites et relayer les appels au GLPI), sur la base de l'exécution d'un contrat (Art. 7º, V), et pour la sécurité, la prévention des abus et de la fraude, le diagnostic et le support, sur la base de l'intérêt légitime (Art. 7º, IX). L'enregistrement d'intérêt commercial repose également sur l'intérêt légitime, et vous pouvez vous y opposer via le canal du Délégué (section 14).

15.5 Conservation

• Journaux techniques d'utilisation du connecteur : conservés dans les journaux du service, dans des fichiers rotatifs de taille limitée (jusqu'à 5 fichiers de 10 Mo). Les plus anciens sont supprimés automatiquement à mesure que de nouveaux enregistrements sont écrits, et tous sont supprimés à chaque nouvelle version installée du service. Ces journaux ne font pas partie des sauvegardes.
• Connexions, identifiants chiffrés et identité de l'utilisateur GLPI : tant que la connexion existe. Lorsque vous la supprimez, ces données sont effacées du Portail et ne subsistent que dans les sauvegardes chiffrées, pendant 6 mois au maximum.
• Clés et autorisations : une clé révoquée cesse de fonctionner et reste enregistrée comme révoquée, avec uniquement le hash et le préfixe. Les jetons de connexion expirent (le jeton d'accès après environ 1 heure et le jeton de renouvellement après environ 30 jours), et les applications enregistrées automatiquement restées 30 jours sans utilisation sont supprimées.
• Piste d'audit du Portail : suit le critère de la piste d'audit de la section 10 ; il n'y a actuellement pas de suppression automatique liée à une durée.
• Enregistrement d'intérêt commercial : suit le critère des contacts commerciaux de la section 10.

15.6 Contrôle et révocation

Dans Mon compte > NexTool MCP, vous pouvez à tout moment révoquer des clés d'accès, révoquer des applications autorisées, activer le mode lecture seule et supprimer des connexions, ce qui efface les identifiants chiffrés. La révocation prend effet en 1 minute au maximum. Vous pouvez également invalider les identifiants dans GLPI lui-même (par exemple en générant un nouveau jeton utilisateur). La suppression du compte et les autres droits de la personne concernée suivent la section 11 ; pour les données qui se trouvent dans le GLPI, adressez-vous à l'organisation propriétaire du GLPI.

15.7 Tiers

• L'assistant d'IA que vous choisissez : l'assistant (comme Claude, d'Anthropic, ou ChatGPT, d'OpenAI) est souscrit et configuré par vous, décide quels outils appeler et reçoit les résultats renvoyés par le connecteur, y compris des données de votre GLPI. Il traite ces données conformément aux conditions et à la politique de confidentialité de son propre fournisseur et n'agit pas pour le compte de NexTool. Choisissez un assistant et une offre conformes aux règles de votre organisation pour les données du GLPI.
• Cloudflare : réseau de diffusion et de sécurité à l'entrée du service, qui applique également des limites de requêtes par adresse IP (sections 8 et 9).
• Hébergement : le connecteur et le Portail fonctionnent sur l'infrastructure exploitée par NexTool au Brésil (section 9).

15.8 Sécurité

En plus des mesures de la section 12, le connecteur n'appelle que des adresses publiques (il refuse les réseaux internes), ne suit pas les redirections vers une autre adresse, maintient les outils de suppression désactivés et applique des limites d'utilisation par compte et par GLPI de destination. Chaque action dans GLPI respecte les droits de l'utilisateur GLPI dont l'identifiant a été enregistré.

16. Modifications de la présente Politique

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique à tout moment. En cas de modifications substantielles, nous réviserons la date de « dernière mise à jour » en tête de page et, le cas échéant, nous vous en informerons par les canaux disponibles. La poursuite de l'utilisation après l'entrée en vigueur des modifications vaut prise de connaissance de la version mise à jour.

17. Contact et for compétent

Pour toute question relative à la présente Politique, contactez-nous à [email protected]. La présente Politique est régie par la législation brésilienne. Le for de la Comarca de São João del-Rei/MG est désigné pour trancher tout litige, avec renonciation à tout autre.