Digital Signature
Elektronische Signatur in GLPI, über den Anbieter, den Ihr Unternehmen bereits nutzt
Das Modul Digital Signature bringt die elektronische Signatur mit vier Anbietern in GLPI: DocuSeal, Autentique, DocuSign und TOTVS Assinatura Eletrônica. Jeder Anbieter wird separat gebucht und enthält das Modul bereits (den Preis jedes Anbieters finden Sie im Kundenbereich des Portals). Die gebuchten Anbieter werden auf dem Tab Integrationen mit den jeweils verlangten Zugangsdaten verbunden, und die Wahl erfolgt bei jedem Versand unter Signieren über, mit einem optionalen Standardanbieter. Wer das frühere Modul Autentique nutzte, findet hier seine Dokumente, Unterzeichner und Verknüpfungen mit Tickets.
LizenziertGLPI 11 und 12
Funktionen
Das Dokument stammt aus 19 Elementtypen: Ticket, Vertrag, Lieferant, Änderung, Projekt, Benutzer, Computer und weitere Assets. Bei DocuSeal aus dessen Vorlagen. Bei Autentique, DocuSign und TOTVS aus einer im Word erstellten Unternehmensvorlage, die mit Daten aus GLPI gefüllt wird, aus einem Anhang des Elements, aus dem Serviceauftrag (mit dem Modul Serviceauftrag) oder aus einer sofort hochgeladenen PDF. Zwei Beispielvorlagen sind bereits installiert: Übergabeprotokoll für Geräte und Bestätigung der Unternehmensrichtlinien.
Die Verfolgung erfolgt je Unterzeichner: wer bereits unterschrieben hat und wer noch aussteht, mit dem durch die Benachrichtigung des Anbieters aktualisierten Status. Je nach Anbieter lassen sich die Einladung erneut senden, der Link kopieren, Unterzeichner ändern oder entfernen und der Versand abbrechen. Bei Autentique, DocuSign und TOTVS kehrt die signierte PDF nach GLPI zurück, verknüpft mit dem Signaturdokument und, wenn der Versand aus einem Ticket erfolgte, auch an das Ticket angehängt (bei DocuSign mit dem Abschlusszertifikat). Ein abgeschlossenes Dokument kann nicht gelöscht werden, und jedes Öffnen der signierten PDF über GLPI wird im Verlauf protokolliert.
So funktioniert es
Schritt 1
Anbieter buchen und verbinden
Buchen Sie den Anbieter, den Sie nutzen, öffnen Sie dessen Abschnitt auf dem Tab Integrationen, geben Sie die verlangten Zugangsdaten ein und nutzen Sie Testen. Bei TOTVS setzt die Integration den Plan Profissional von TOTVS Assinatura Eletrônica voraus.
Schritt 2
Zusammenstellen und senden
Wählen Sie im Ticket oder im Element den Anbieter unter Signieren über, was gesendet wird (Vorlage, Anhang, Serviceauftrag oder PDF), legen Sie fest, wer unterschreibt, und senden Sie.
Schritt 3
Verfolgen
Sehen Sie, wer bereits unterschrieben hat und wer noch aussteht. Am Ende ist das signierte Dokument mit dem Element verknüpft: bei Autentique, DocuSign und TOTVS in GLPI angehängt, bei DocuSeal im Dashboard des Anbieters.
In Aktion sehen
Eine kurze Tour durch das, was das Plugin in der Praxis leistet.
Bildergalerie
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