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GLPI ya sabe cuántas páginas imprimió cada impresora. Lo que falta es convertir eso en factura. Contadores de Impresión, módulo gratuito de NexTool para GLPI 10, 11 y 12, usa los contadores que el inventario ya recopila para calcular el coste por página, la franquicia y el excedente, y cerrar cada período de facturación sin hoja de cálculo.

El problema

Quien contrata outsourcing de impresión suele pagar un importe fijo, con una franquicia de páginas y un precio por página excedente. Cada mes alguien anota el contador de cada impresora, resta el del mes anterior, suma el parque y revisa la franquicia. Es trabajo manual, propenso a errores, y la revisión de la factura del proveedor queda para después de pagarla.

GLPI recopila el contador de cada impresora con el inventario de red del GLPI Agent y muestra la serie en la pestaña Contadores de página de la impresora. Pero no tiene noción de precio, franquicia ni período de facturación. El plugin más conocido de la comunidad para esto, Printercounters, de Infotel, hace su propia lectura por SNMP; su última versión, la 2.0.2, salió en febrero de 2025 para GLPI 10, el setup.php del plugin solo acepta versiones anteriores a GLPI 11 y el repositorio está archivado.

Cómo funciona Contadores de Impresión

El módulo no habla con la impresora: lee lo que guarda el inventario nativo de GLPI, una lectura por impresora y por día, con el contador acumulado. El consumo del período es la lectura final menos la inicial, nunca la suma de las lecturas diarias, que multiplicaría la factura por los días inventariados.

• Coste por página en cascada. En la pestaña Costes, cada regla vale para una impresora, un modelo o una entidad, con precio B/N y color y vigencia de inicio y fin. Gana la regla más específica: la de la impresora; si no existe, la del modelo; si no, la de la entidad. Una regla de entidad marcada como Aplica a las subentidades la heredan las entidades hijas.
• Contratos con franquicia del conjunto. En la pestaña Contratos están el importe fijo del período, las páginas incluidas en B/N y en color, el precio del excedente, el día de cierre y las impresoras. El día 1 es el mes natural; el día 15 genera períodos del 15 al 14 del mes siguiente. La franquicia es de todo el parque, no de cada equipo: el excedente es lo que supere el total consolidado.
• Consolidación y cierre automáticos. Las lecturas se reconsolidan cada 6 horas y, con el Cierre automático activado (por defecto), los períodos vencidos se cierran solos una vez al día. En la pestaña Facturación puedes Reconsolidar lecturas, abrir el Detalle por impresora y Cerrar a mano.
• Pestaña Contadores en la impresora. En la ficha de la propia impresora: páginas B/N y en color del período, coste por página, de qué regla salió el precio, importe del período y el contrato al que pertenece, o Fuera de contrato.
• Avisos en la campana. Tóner bajo, impresora sin lectura, consumo por encima de la media, franquicia superada con el período aún abierto y período cerrado. Cada aviso abre la impresora o la pestaña Facturación.

Dos números: el importe de la impresora y el total del contrato

El módulo calcula dos cosas distintas. La primera es el importe por impresora: páginas del período por el coste por página de la pestaña Costes. Sirve para saber cuánto cuesta cada equipo o cada área, y existe incluso para una impresora fuera de contrato.

La segunda es el total del período, lo que va a la factura del outsourcing: importe fijo más excedente, calculado con el precio de excedente del contrato y no con la tabla de costes. Por eso el Total de la pestaña Facturación no es la suma de los importes de las impresoras.

Ejemplo: un contrato con 10.000 páginas B/N incluidas, importe fijo de 1.500,00 y excedente de 0,08 por página. Si el parque imprime 12.500 páginas B/N en el período, el excedente es de 2.500 páginas, o 200,00, y el total queda en 1.700,00, sin importar qué impresora imprimió.

Qué pasa cuando la lectura no es la esperada

Una factura de impresión equivocada casi siempre nace de un contador que se comportó de forma rara. El módulo trata cada caso de forma explícita, en lugar de suponer cero:

• Impresora sin lectura en el período. Aparece como “sin lectura”, nunca como cero páginas. Cero diría que no imprimió; sin lectura dice que no se sabe.
• Inventario que empezó a mitad del período. Sin lectura anterior al período, el punto de partida es la primera lectura dentro de él. Partir de cero facturaría todo el historial del equipo de una vez.
• Contador que fue hacia atrás. Un reinicio o un cambio de equipo. La impresora queda marcada como “contador reiniciado”, sin cobro en el período, porque el consumo real no se puede calcular. La nueva lectura pasa a ser el punto de partida del período siguiente.
• Equipo color que solo informa el total. Si el equipo no separa B/N de color, todo el volumen se cuenta como B/N y la pestaña de la impresora lo avisa.

Una impresora sin lectura o con reinicio marca el período con datos incompletos, y el extracto lleva un aviso al pie.

El extracto en CSV y la revisión de la factura del proveedor

El botón Descargar CSV de la pestaña Facturación genera el extracto del período, listo para Excel, en UTF-8 con acentos correctos, separado por punto y coma y con coma decimal. Cada fila es una impresora, con contador inicial y final B/N y en color, páginas, coste por página, importe y situación. El pie incluye franquicia, páginas, excedente, importe fijo, importe del excedente y total.

En un período abierto, el extracto reconsolida las lecturas en el momento y sale como vista previa, sin guardar nada, con una línea que avisa de que los valores pueden cambiar. Un período cerrado ya no cambia: la franquicia y los precios se copian del contrato al cerrar, y un reajuste posterior no reescribe una factura ya emitida.

Para revisar la factura del proveedor, compara impresora por impresora los contadores del extracto con su informe. Una diferencia pequeña suele ser de fecha: el módulo usa la última lectura del inventario hasta el fin del período, y el proveedor puede haber leído el equipo otro día. Una diferencia grande suele estar en una impresora sin lectura, en un reinicio o en un equipo color contado como B/N.

Si reajustas el precio por página, todo el período usa el precio vigente en su último día. Empieza la vigencia del precio nuevo el primer día de un período.

Síntoma y causa probable

Cómo activarlo

1. Actualiza el plugin NexTool a la versión 6.49.0 o más reciente.
2. En NexTool, en la lista de módulos, instala y activa Contadores de Impresión.
3. En la pestaña Costes, crea al menos una regla de precio por página, de la entidad, del modelo o de la impresora.
4. En la pestaña Contratos, indica franquicia, excedente, importe fijo, día de cierre y las impresoras del contrato.
5. En la pestaña Configuración, ajusta los límites de los avisos: Tóner bajo (%), 15 por defecto; Contador detenido (días), 7 por defecto; y Pico de consumo (%), 50 por defecto.
6. En Administración > Perfiles, da a cada perfil solo lo que necesita, como Ver facturación, Cerrar período de facturación y Recibir avisos del módulo.

Requisito previo: el GLPI Agent tiene que llegar a las impresoras por SNMP. Si la pestaña Contadores de página está vacía, el módulo tampoco tendrá nada que facturar.

Para quién está indicado

Empresas que contratan outsourcing de impresión y quieren revisar la factura antes de pagarla; proveedores que alquilan impresoras y facturan por página; y equipos de TI que quieren saber cuánto imprime cada área y recibir un aviso antes de que se acabe el tóner.

Con varias entidades, cada una modifica solo sus propios costes y contratos; los recursivos de la entidad padre aparecen en las hijas solo para consulta.

Compatibilidad

• GLPI: 10, 11 y 12, con el mismo paquete
• Plan: gratuito
• Plugin: NexTool 6.49.0 o más reciente
• Origen de los contadores: inventario nativo de GLPI, con el GLPI Agent

Próximo paso

Contadores de Impresión forma parte de NexTool, un ecosistema de módulos para ampliar GLPI sin personalizaciones de código. Mira todas las funciones en la página del módulo o habla con el equipo si necesitas ayuda para poner en marcha el inventario de las impresoras.

Fuentes: Infotel, Printercounters 2.0.2 (GitHub); Infotel, setup.php de Printercounters (requisitos de versión de GLPI).

Revisado por el equipo de NexTool Solutions.