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O GLPI já sabe quantas páginas cada impressora imprimiu. Falta transformar isso em fatura. O Contadores de Impressão, módulo gratuito do NexTool para o GLPI 10, 11 e 12, usa os contadores que o inventário já recolhe para calcular o custo por página, a franquia e o excedente e fechar cada período de faturação sem folha de cálculo.

O problema

Quem contrata outsourcing de impressão costuma pagar um valor fixo, com uma franquia de páginas e um preço por cada página excedente. Todos os meses alguém regista o contador de cada impressora, subtrai o do mês anterior, soma o parque e confere a franquia. É trabalho manual, sujeito a erros, e a verificação da fatura do fornecedor fica para depois de a pagar.

O GLPI recolhe o contador de cada impressora através do inventário de rede do GLPI Agent e mostra a série no separador Contadores de página da impressora. Mas não tem noção de preço, franquia ou período de faturação. O plugin mais conhecido da comunidade para isto, o Printercounters, da Infotel, faz a sua própria leitura por SNMP; a última versão, a 2.0.2, saiu em fevereiro de 2025 para o GLPI 10, o setup.php do plugin só aceita versões anteriores ao GLPI 11 e o repositório está arquivado.

Como funciona o Contadores de Impressão

O módulo não comunica com a impressora: lê o que o inventário nativo do GLPI guarda, uma leitura por impressora por dia, com o contador acumulado. O consumo do período é a leitura do fim menos a do início, nunca a soma das leituras diárias, que multiplicaria a fatura pelo número de dias inventariados.

• Custo por página em cascata. No separador Custos, cada regra aplica-se a uma impressora, a um modelo ou a uma entidade, com preço P&B e a cores e vigência de início e fim. Prevalece a regra mais específica: a da impressora; se não existir, a do modelo; caso contrário, a da entidade. Uma regra de entidade marcada como Vale para as sub-entidades é herdada pelas entidades filhas.
• Contratos com franquia do conjunto. No separador Contratos ficam o valor fixo do período, as páginas incluídas a P&B e a cores, o preço do excedente, o dia de fecho e as impressoras. O dia 1 corresponde ao mês civil; o dia 15 gera períodos de 15 a 14 do mês seguinte. A franquia é do parque inteiro, não de cada equipamento: o excedente é o que ultrapassar o total consolidado.
• Consolidação e fecho automáticos. As leituras são reconsolidadas a cada 6 horas e, com o Fechamento automático ativo (a predefinição), os períodos vencidos fecham sozinhos uma vez por dia. No separador Faturamento pode usar Reconsolidar leituras, abrir o Detalhe por impressora e fechar um período manualmente com Fechar.
• Separador Contadores na impressora. Na ficha da própria impressora: páginas P&B e a cores do período, custo por página, regra de onde veio o preço, valor do período e o contrato a que pertence, ou Fora de contrato.
• Avisos no sino. Toner baixo, impressora sem leitura, consumo acima da média, franquia ultrapassada com o período ainda aberto e período fechado. Cada aviso abre a impressora ou o separador Faturamento.

Dois números: o valor da impressora e o total do contrato

O módulo calcula duas coisas diferentes. A primeira é o valor por impressora: páginas do período vezes o custo por página do separador Custos. Serve para saber quanto custa cada equipamento ou departamento, e existe mesmo para uma impressora fora de contrato.

A segunda é o total do período, o que vai para a fatura do outsourcing: valor fixo mais excedente, calculado com o preço de excedente do contrato e não com a tabela de custos. Por isso o Total do separador Faturamento não é a soma dos valores das impressoras.

Exemplo: um contrato com 10 000 páginas P&B incluídas, valor fixo de 1500,00 e excedente de 0,08 por página. Se o parque imprimir 12 500 páginas P&B no período, o excedente é de 2500 páginas, ou seja 200,00, e o total fica em 1700,00, seja qual for a impressora que imprimiu.

O que acontece quando a leitura não é a esperada

Uma fatura de impressão errada nasce quase sempre de um contador com um comportamento anómalo. O módulo trata cada caso de forma explícita, em vez de assumir zero:

• Impressora sem leitura no período. Aparece como “sem leitura”, nunca como zero páginas. Zero diria que não imprimiu; sem leitura diz que não se sabe.
• Inventário que começou a meio do período. Sem leitura anterior ao período, o ponto de partida é a primeira leitura dentro dele. Partir de zero faturaria de uma só vez todo o histórico do equipamento.
• Contador que andou para trás. Uma reposição a zero ou a troca do equipamento. A impressora fica marcada como “contador resetado” e não é cobrada no período, porque o consumo real não é apurável. A leitura nova passa a ser o ponto de partida do período seguinte.
• Equipamento a cores que só indica o total. Se o equipamento não separa P&B de cor, todo o volume é contado como P&B e o separador da impressora avisa.

Uma impressora sem leitura ou com reposição a zero marca o período com dados incompletos, e o extrato inclui um aviso no rodapé.

O extrato em CSV e a verificação da fatura do fornecedor

O botão Baixar CSV do separador Faturamento gera o ficheiro do extrato do período, pronto para o Excel, em UTF-8 com os acentos corretos, separado por ponto e vírgula e com vírgula decimal. Cada linha é uma impressora, com contador inicial e final P&B e a cores, páginas, custo por página, valor e situação. O rodapé inclui a franquia, as páginas, o excedente, o valor fixo, o valor do excedente e o total.

Num período aberto, o extrato reconsolida as leituras no momento e sai como pré-visualização, sem guardar nada, com uma linha a avisar que os valores ainda podem mudar. Um período fechado já não muda: a franquia e os preços são copiados do contrato no fecho, e um ajuste posterior não reescreve uma fatura já emitida.

Para verificar a fatura do fornecedor, compare impressora a impressora os contadores do extrato com o relatório dele. Uma diferença pequena costuma ser de data: o módulo usa a última leitura do inventário até ao fim do período, e o fornecedor pode ter lido o equipamento noutro dia. Uma diferença grande costuma estar numa impressora sem leitura, numa reposição a zero ou num equipamento a cores contado como P&B.

Se ajustar o preço por página, o período inteiro usa o preço em vigor no seu último dia. Faça a vigência do novo preço começar no primeiro dia de um período.

Sintoma e causa provável

Como ativar

1. Atualize o plugin NexTool para a versão 6.49.0 ou mais recente.
2. No NexTool, na lista de módulos, instale e ative o Contadores de Impressão.
3. No separador Custos, registe pelo menos uma regra de preço por página, da entidade, do modelo ou da impressora.
4. No separador Contratos, indique a franquia, o excedente, o valor fixo, o dia de fecho e as impressoras do contrato.
5. No separador Configurações, ajuste os limites dos avisos: Toner baixo (%), predefinição 15; Contador parado (dias), predefinição 7; e Pico de consumo (%), predefinição 50.
6. Em Administração > Perfis, dê a cada perfil só o que ele precisa, como Ver faturamento, Fechar período de faturamento e Receber avisos do módulo.

Pré-requisito: o GLPI Agent tem de chegar às impressoras por SNMP. Se o separador Contadores de página estiver vazio, o módulo também não terá nada para faturar.

Para quem é indicado

Empresas que contratam outsourcing de impressão e querem verificar a fatura antes de a pagar; prestadores que alugam impressoras e faturam à página; e equipas de TI que querem saber quanto imprime cada departamento e ser avisadas antes de o toner acabar.

Com várias entidades, cada uma altera apenas os próprios custos e contratos; os recursivos da entidade-mãe aparecem nas filhas apenas para consulta.

Compatibilidade

• GLPI: 10, 11 e 12, com o mesmo pacote
• Plano: gratuito
• Plugin: NexTool 6.49.0 ou mais recente
• Origem dos contadores: inventário nativo do GLPI, através do GLPI Agent

Próximo passo

O Contadores de Impressão faz parte do NexTool, ecossistema de módulos para expandir o GLPI sem personalizações de código. Veja todos os recursos na página do módulo ou fale com a equipa se precisar de ajuda para pôr o inventário das impressoras a funcionar.

Fontes: Infotel, Printercounters 2.0.2 (GitHub); Infotel, setup.php do Printercounters (requisitos de versão do GLPI).

Revisto pela equipa NexTool Solutions.